企業の総務必見!コロナ対策の長期化が予測される今、オフィスに必要なツールとは? [コラム]

テレワーク オフィス 会議

長引く新型コロナウイルスの影響により、感染拡大対策を前提としたオフィスづくりが求められています。今回は総務部門の方に向け、今のオフィスづくりに必要なツール6選をご紹介します。

新型コロナウイルスはいまだ感染の終息が見通せず、長期化の様相を呈しています。ビジネスにおいても、オフィスでの3密の回避、社員の健康状態の把握、タッチレスや会社に設置された機器を共用利用せずにすむ環境づくりは新たな常識として欠かせなくなっています。

また、自宅やサテライトオフィスなどでのテレワークも定着しつつあります。今後はオフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドな働き方が定着するでしょう。

では、3密状態や物品の共用利用を避け、働きやすいオフィス環境を整えるためには、どのような方法があるのでしょうか。今回は特に総務部門の方に向け、社員の要望別に今のオフィスづくりに必要なツール6選をご紹介します。

(1)ショートミーティングや急なWEB会議で「空いている場所を素早く見つけたい」

テレワークが増加したことで、取引先だけではなく部内ミーティングもWEB会議の利用が当たり前となりつつあります。WEB会議を自席で行うのは周囲に迷惑がかかるのでミーティングスペースまで行ったところ、混雑していて空いている場所を探すのに時間がかかったという経験はありませんか。そうした際に役立つのが、空いている場所を可視化する「RoomSense」です。

予約を必要としないミーティングスペース、フリースペース、個人ブースなどに人感センサーとLEDライトを設置し、サーバーを介して利用します。空き状況がLEDライトの色で表示され、広いオフィスにいても一目で状況を確認できます。また、空き状況はWebサイトからでも閲覧可能なので、その場に行く前に自席から空き状況の確認が可能です。特に複数のフロアや建屋を持つ企業では、場所を探す無駄な時間を大幅に削減できます。

さらに「RoomSense」は、各スペースの利用履歴がデータとして蓄積されるため、スペースの拡張計画や用途の見直し検討などの際に活用できます。食堂やカフェスペースに「RoomSense」を設置し、利用頻度の低い時間帯は執務スペースに充てたいといったニーズもあり、オフィスの効率的な活用にも大きく貢献しています。

RoomSense(ルームセンス)についてもっと詳しく >>

(2)オフィスで「効率的に換気をしたい」

オフィスでの感染症対策として、密集環境でのウイルスや飛沫の浮遊を低減するために十分な換気が求められます。そこでおすすめなのが、CO2濃度上昇、空気のよどみをLEDで知らせる「CO2 ALERT NEON(CO2 アラートネオン)」です。CO2濃度を測定、LEDの色でお知らせするため、会議の流れを止めることなく、快適性と社員の安全性を確保します。

CO2 ALERT NEON(CO2 アラートネオン)についてもっと詳しく >>

(3)オフィスで「共用設備との接触をできる限り減らしたい」

オフィスの会議室を使う場合、照明や空調、スピーカー、プロジェクターなどさまざまな機器に触れなくてはなりません。しかし、感染症対策としては、できるだけ共用部分には直接触れないようにする必要があります。そうしたニーズに応えるのがAV制御システム「codemari(コデマリ)クラウド」です。

このツールを使えば、照明や空調、スピーカー、プロジェクターなどさまざまな機器を、操作用のiPadから誰でも簡単に制御できます。個人のスマートフォンやパソコンからも操作可能なため、共用機器に触れずにAV設備等をコントロールすることが可能です。

クラウドサーバー経由で管理者が在宅勤務の場合でも操作をサポートできるため、万が一の際にも安心です。

AV制御システム「codemari (コデマリ)クラウド」についてもっと詳しく >>

(4)頻度が高まるTV会議。「操作に迷わず素早くセッティングしたい」

オフィスと自宅やサテライトオフィスなど複数の拠点をつないでTV会議を行う際、思った以上にセッティングに時間がかかってしまうケースは少なくありません。ある調査では、機器設定に会議時間全体の12%を費やしているとの結果も出ています。

この問題を解決するツールが「MeeTap」です。共用のリモコンなどを触ることなく、簡単にTV会議を準備できるツールで、自分のスマートフォンやタブレットなどの端末からワンタップで機器を起動できます。

「月例会議」「4拠点会議」など、会議の運営に合わせていつも使用する機器の立ち上げや複数拠点のTV会議の接続操作をプリセットできるので、会議の際に複雑な操作をすることなく、ワンタップですぐに会議を始められます。

MeeTap(ミータップ)についてもっと詳しく >>

(5)複数で参加するニューノーマルの会議。「3密対策を徹底したい」

オフィスにいる社員が複数参加する会議では、感染対策としてできるだけ人と人の距離をとって着座して3密を避ける必要があります。そこで問題となるのが、画面表示用の映像ケーブルなどです。

会議の発表者が自身のパソコン画面をディスプレイに表示する際に使用する映像ケーブルは、設置場所や長さに制約があるため、参加者は映像ケーブル近くに密集して座らざるを得なくなります。一方、頻繁に行われるようになったWeb会議においては、会議用カメラやマイクスピーカーをUSBケーブルで主催者のパソコンと接続した場合、参加者全体がカメラに写らなかったり、マイクが収音しづらくなったりするなどの問題が発生します。

このケーブル問題を解決する効果的なツールが、ディスプレイ、カメラ、マイクスピーカーなどをワイヤレスで接続する「ClickShare Conference CX」です。パソコンのUSB端子に挿したボタン型デバイスを操作するだけで、スクリーンから離れていてもワイヤレスで映像を投影できます。これにより、3密対策としてスペースを空けて着席しても問題なく画面投影が可能です。

また、このボタン型デバイスは、カメラやマイクスピーカーともボタン経由のワイヤレス接続が可能なため、Web会議主催者の位置にかかわらず、カメラやマイクスピーカーを参加者の人数や座席位置に合わせて適切な位置に設置できます。ボタンを挿すだけの簡単な操作で、Web会議の準備やセッティングが可能です。

ClickShare Conference CX についてもっと詳しく >>

(6)フリーアドレスを取り入れたオフィス「チェア共用の不安を減らしたい」

テレワーク導入に合わせ、オフィスレイアウトにフリーアドレスを取り入れた企業は多いのではないでしょうか。ここで問題となるのが、多くの社員によるチェアの共用利用です。また、会議室やミーティングスペースで利用するチェアにも同様の不安が残るでしょう。

これを解決する手段としては、抗ウイルス、抗アレル物質加工クロス「Aller Clean +(アレルクリーンプラス)」を使用したオフィスチェアが役に立ちます。オフィスで働く人の安心感を高めるうえ、耐久性が高く、色あせもしにくいため、コストパフォーマンスが高いのもおすすめする理由の一つです。

Aller Clean +(アレルクリーンプラス)を採用したオフィスチェア についてもっと詳しく >>

*「アレルクリーンプラス」は本田技研工業株式会社の登録商標です。

ICTツールの効果的な活用で社員の安全と業務効率化を同時に実現

ICTツールの効果的な活用で社員の安全と業務効率化を同時に実現 感染症対策を前提としたオフィスワークとテレワークのハイブリッドな働き方がニューノーマルとなりつつある今、働きやすいオフィスの定義も従来とは変わってきています。今回ご紹介したICTツールは、感染対策としてはもちろん、どれも簡単な操作で利用でき業務効率や生産性の向上にも貢献できます。

自社の課題に応じてICTツールを選択し、社員にとって安心して働けるオフィスづくりを目指してみてはいかがでしょうか。

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