テレワークが進む今、離れた人ともコミュニケーションしやすいオフィスを目指す！ [コラム]

目次

1. コミュニケーションの強化は、働き方改革の課題のトップ
2. コロナ拡大でテレワークが急増。離れた人とのコミュニケーションが重要に
3. テレワークにより、働き方が多様化。オフィスに必要な環境とは？
4. ハイブリッド型のワークスタイルを実現するために

新型コロナウイルスの感染拡大防止対策の一つとして、多くの企業でテレワーク（リモートワーク）の導入が進みました。その結果、コミュニケーションの手段としてWEB会議が増加していますが、従来のオフィスでは「WEB会議がしにくい」といった問題が生じています。テレワーク、WEB会議が定着するなか、オフィスはどうあるべきなのでしょうか。

オフィスワークとテレワークのハイブリッド型の働き方を前提としつつ、離れた場所にいる社員や取引先と快適なコミュニケーションをとれるオフィス環境づくりのポイントをご紹介します。

（1）コミュニケーションの強化は、働き方改革の課題のトップ

2019年6月に内田洋行が行ったアンケートでは、「社内コミュニケーションの強化」は働き方改革に関する課題のトップに挙がっていました。

2019年6月に内田洋行が実施したアンケート調査結果より

働き方改革の主な目的は、長時間労働からの脱却、生産性の向上、多様な働き方の実現などです。コミュニケーション不足は、これらを妨げる大きな要因となります。その理由は、次のような点です。

相互理解が深まらないことによる、効率の低下

社員間でのコミュニケーションが不足すると、互いの作業状況がわからず、仕事がスムーズに進まない可能性があります。チームワークが崩れると作業にロスが生まれ、長時間労働の引き金にもなりえます。

意思の疎通が図れないことによる生産性の低下

コミュニケーション不足によって意思の疎通が十分に図れない場合、スタッフ間の協力関係がうまく築けず、生産性に悪影響を及ぼします。生産性が下がれば、利益率も低下してしまいます。

このように、コミュニケーション不足は大きなデメリットを生み出します。逆にコミュニケーションが強化されれば、自由闊達な議論が増えてイノベーションの創出にも大きな効果が期待できます。

そのためには、同じ部署など限られた人同士だけではなく、所属や部門、役職を超えたさまざまな立場の人とのコミュニケーションによって、知見を共有し、刺激を受け合うことが必要です。そういった意味で、Face to Faceのコミュニケーションが日々多く生まれるオフィスは、イノベーションの創出、ひいては企業の成長のために欠かせない場だといえるでしょう。

（2）コロナ拡大でテレワークが急増。離れた人とのコミュニケーションが重要に

新型コロナウイルスの感染拡大によって、全員がオフィスに出勤する従来のワークスタイルに代わり、テレワークやWEB会議が急増。オフィスは大きく変化しつつあります。

内田洋行での会議実施数に関する調査結果より

内田洋行では、緊急事態宣言が発表された後、出社率が12%まで下がりました。また、東京都が活動自粛要請を行った3月25日の翌週にはWEB会議の回数が倍増しています。4月12日の週には、活動自粛要請が出た週の約10倍に増えました。

その後、緊急事態宣言が全面的に解除された5月25日以降には、出社率は最大で42%ほどに回復しました。しかし、社内アンケート結果では「コロナが終息した後もテレワークを継続したい」という声が多く集まっています。今後は、オフィスワークとテレワークの併用を前提とし、効率的に業務を進めるための対策が必要になっていきます。

2020年5月に実施した内田洋行での社内アンケートより

これまでは、「社員同士のコミュニケーションを活性化するオフィス」を設計することが重要視されてきました。しかし今後は、「自宅や外出先など社外にいる社員や取引先とどうコミュニケーションをしていくか」が重要な課題となります。

テレワークの導入により離れた人とのコミュニケーションをとる機会が増えるなか、オフィスはどうあるべきなのでしょうか。

（3）テレワークにより、働き方が多様化。オフィスに必要な環境とは？

今後は、対面を前提としたコミュニケーションだけではなく、離れた場所にいるテレワーカーやクライアントとのコミュニケーションを意識する必要があります。ここでポイントとなるのは、いつでも快適にWEB会議を行えるオフィス環境の構築と、情報共有の円滑化です。

しかし、2020年5月1日に開催したMicrosoft Teams活用オンラインセミナーでは、WEB会議でのお困りごととして「自席では参加しにくい」「会議室がない」という回答が見られました。WEB会議をスムーズに進めるため、また、円滑な情報共有を実現するためには、次のようなオフィス環境、ICT環境が必要です。

1.WEB会議に適したソロワークスペース

1人でWEB会議に参加する場合は、周囲のノイズに邪魔されずに集中できるソロスペースが活躍します。
関連情報：ワークブース / Web会議、ソロワーク用個室ブース

2.複数で参加するWEB会議を快適にする、ワイヤレス共有の仕組み

複数人でWEB会議に参加する場合は、2mの間隔を保つよう、離れて着席する必要があります。大型ディスプレイ、PC、タブレットで資料をスムーズに投影できるワイヤレス共有の仕組みがあれば、ケーブルの取り回しに制限されることなく、WEB会議を快適に行えます。
関連情報：ClickShare Conference CX

3.WEB会議の声が聞きやすい、セミオープンブース

WEB会議の問題点として、通常の会議に比べモニター越しの相手の声が聞き取りにくい点が挙げられます。そこで、オフィスには音漏れしづらい調音効果のあるセミオープンブースの設置がおすすめです。
関連情報：Quie（クワイエ）

4.情報共有をスムーズに行うためのICTツール

離れた場所にいるテレワーカーとのコミュニケーションでは、頻度や質が落ちてしまいがちです。コミュニケーションの質を上げるためには、スピーディーかつ簡単に情報共有が行えるICTツールの活用が有効です。
関連情報：Surface Hub 2S（サーフェスハブ）

5.ペーパーレス化を推進し、情報をデータ化する仕組み

紙資料が多い場合、テレワークの社員とのコミュニケーションがしにくくなります。常日頃からペーパーレス化に取り組むことが重要です。
関連情報： スマートドキュメントサービス「moreNOTE（モアノート）」

ハイブリッド型のワークスタイルを実現するために

イノベーションの創出には知識の結合（多様な人同士のコミュニケーション）が必要です。Face to Faceのコミュニケーションの土台となるオフィスが、企業の成長のために必要な場であることに変わりはありません。

一方で、多様な働き方を実現するため、また、BCP（事業継続計画）の観点からも、テレワークは多くの企業で導入・定着が進むと考えられます。今後の働き方としては、テレワークとオフィスワークのハイブリッド型が中心となるでしょう。

これからのオフィスには、社内だけでなく社外で働くテレワーカーやクライアントとも上手にコミュニケーションをとるための工夫が不可欠です。

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