オフィス移転メールを送る時期やポイントとは？注意点など例文と共に解説

目次

1. オフィス移転を知らせる方法とは
2. オフィス移転のメールは1か月前までに送る
3. オフィス移転の案内メールに書くメッセージ内容
4. オフィス移転のメール送付までの手順
5. オフィス移転のメールを送る際の注意点
6. オフィス移転メールの作成ポイント
7. オフィス移転メールの例文
8. オフィス移転メールを英語で書く場合のポイント
9. まとめ

オフィス移転を知らせる方法とは

ここでは、オフィス移転の通知に関する概要を解説します。

オフィス移転の通知とは

オフィス移転のお知らせは、関係者に向けて行う礼儀の1つです。変更が起きたときには速やかに伝える必要がある点を押さえておきましょう。

オフィス移転の通知方法

オフィス移転の主な通知方法は、下記のとおりです。

• はがき・挨拶状（案内状）
• メール
• FAX
• ホームページ上での告知
など

はがき・挨拶状（案内状）を送るのが正しいビジネスマナーであり、メールはあくまでも略式である点には注意しましょう。

オフィス移転のメールは1か月前までに送る

新しいオフィスに移転してからスムーズに業務を始めるためには、移転の情報を1か月前までにメールで送る必要があります。また、郵送で対応となるはがき・挨拶状（案内状）は、移転の3～4か月前から準備を始めておきましょう。

オフィス移転の案内メールに書くメッセージ内容

ここでは、オフィス移転の案内メールに書くメッセージ内容について解説します。

お礼の気持ち

オフィス移転の案内メールに書くメッセージには、相手方に対するお礼の気持ちをしたためましょう。日頃の感謝の気持ちを綴ることは、さらなる関係性の強化にもつながります。

挨拶文の文章は、丁寧な書き方がおすすめです。

移転先の情報

オフィス移転の案内メールに書くメッセージには、移転に関わる詳細情報を記載します。

具体的な詳細情報の内容は、下記のとおりです。

• 移転日
• 移転先の新住所
• 電話番号
• FAX番号
など

移転先の地図や移転に伴う休業期間などがあれば、あわせて記載しましょう。

オフィス移転のメール送付までの手順

ここでは、オフィス移転のメール送付までの手順を解説します。

1. 新住所の確認

オフィス移転のメールを送付する前には、移転先の住所を入念に確認しましょう。オフィスが新築で住所が確定していない場合は、確定時期を確認しておくのがおすすめです。

2. 送付先のリスト作成

新住所を確認したら、送付先のリストを作成します。あらかじめリストをまとめておくと、送信漏れを防げるでしょう。すべての部署の取引先を一か所にまとめてリストアップしておくと、個々に作業をしなくてもよいため効率がよくなります。

3. 案内文の作成と確認

送付先のリストを作成した後には、案内文の作成・確認を行います。まずは、移転についての簡単な挨拶文を作成しましょう。本文を作成したら、今後もよい関係が継続できるような結びの挨拶を添えます。

作成後は、内容に誤りがないかのダブルチェックがおすすめです。移転先の詳細情報は正確に記載する必要があるため、入念にチェックしましょう。

オフィス移転のメールを送る際の注意点

ここでは、オフィス移転のメールを送る際の注意点について解説します。

メールはテキスト形式に変更してから送る

オフィス移転のメールを送る際には、本文をテキスト形式に変更してから送りましょう。HTMLメールはレイアウトが崩れるケースもあり、正しくメールが表示されないことがあります。

また、HTMLメールの受信拒否を設定している企業もある点も押さえておきましょう。相手に確実にメールが届くよう、HTML形式ではなくテキスト形式で送るのがおすすめです。

BCCを使った一斉送信に注意

オフィス移転のメールを送る際にBCCを用いる際には、TOやCCに設定が変わっていないかを確認しましょう。TOやCCでの送信は、情報漏洩につながります。

また、BCCによる大量メール送信は、サーバー遅延や迷惑メールに振り分けされてしまうケースもあります。BCCメールの危険性を改めて認知・周知したうえで、活用するか否かを決めましょう。

オフィス移転メールの作成ポイント

ここでは、オフィス移転メールの作成ポイントについて解説します。

件名は簡潔にわかりやすく

オフィス移転メールを作成する際には、件名を簡潔にわかりやすくしましょう。

件名が長すぎると後半の文章が表示されず、相手方に意図が伝わりにくくなる可能性があります。一目見ただけで、内容が伝わる件名にするとよいでしょう。タイトルが長くなってしまう場合は、重要な内容を【】でくくり冒頭に持ってくるのがおすすめです。

冒頭挨拶文は丁寧に

オフィス移転メールを作成する際には、冒頭挨拶文および宛名を丁寧に書きましょう。

【宛名の記載方法】
• 1人に送る場合：会社名、部署名、役職名、氏名、敬称（様）
• 複数人に送る場合：取引先各位・お客様各位など

記載時には、宛名の誤字脱字に注意が必要です。また、挨拶文は「平素より大変お世話になっております」など丁寧な挨拶文を使いましょう。

移転先の詳細は箇条書き

オフィス移転メールは、移転先情報を箇条書きでわかりやすく記載しましょう。箇条書きにすることで視認性が上がり、相手方に情報を伝えやすくなります。

具体的な項目は、下記のとおりです。

• 新住所
• 電話番号
• FAX番号
• 新事務所の営業開始日や移転に伴う休業日
• 地図

完成後は、内容に間違いがないか念入りに確認しましょう。

結びの挨拶も丁寧に

オフィス移転メールは、結びの挨拶も丁寧に記載しましょう。冒頭の挨拶と同様に、丁寧であることがマナーです。オーソドックスな結びでまとめたい際には「今後とも変わらぬお付き合いをお願いいたします」という一文で締めましょう。

そのほかにも、「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」「今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます」などの文面が考えられます。

オフィス移転メールの例文

ここでは、オフィス移転メールの例文を紹介します。

オフィス移転の案内メール例文1

タイトル：オフィス移転のご案内

本文：いつも大変お世話になっております。
この度弊社は◯月◯日より下記の住所へオフィスを移転することになりました。
今後とも、ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは略式ながら、ご挨拶とさせていただきます。

※移転先のご案内※
新住所：郵便番号、住所（都道府県から）
URL：GoogleマップなどのURL
電話番号：◯◯‐◯◯◯◯‐◯◯◯◯
FAX番号：◯◯‐◯◯◯◯‐◯◯◯◯

なお、新事務所での営業開始日は◯月◯日からとなっております。
ご不便おかけしますがどうぞよろしくお願い申し上げます。

オフィス移転の案内メール例文2

タイトル：オフィス移転のご挨拶／株式会社◯◯◯◯

本文：平素は格別のお引き立てご愛顧を賜りありがたく厚く御礼申し上げます。
この度弊社は、令和◯年◯月◯日より、
下記に移転する運びとなりました。

これを機に、従業員一同さらなる努力を重ねてまいりますので、今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご挨拶とさせていただきます。

※移転先のご案内※
新住所：郵便番号、住所（都道府県から）
TEL：◯◯‐◯◯◯◯‐◯◯◯◯
FAX：◯◯‐◯◯◯◯‐◯◯◯◯
新オフィスの営業開始日や移転にともなう休業日：◯◯月◯◯日～◯◯日
URL：GoogleマップなどのURL

今後とも、ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

オフィス移転の案内メール例文3

タイトル：【◯◯会社】オフィス移転のお知らせ

本文：この度弊社は◯月◯日より下記の住所へオフィスを移転する運びとなりました。
これを機にさらに皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねていきたい所存です。
略儀ながら、まずはご挨拶とさせていただきます。

※移転先のご案内※
新住所：郵便番号、住所（都道府県から）
URL：GoogleマップなどのURL
電話番号：◯◯‐◯◯◯◯‐◯◯◯◯
営業開始日：◯◯月◯◯日
移転にともなう休業日：◯◯月◯◯日

ご不便、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんがご理解のほどよろしくお願いいたします。

オフィス移転メールを英語で書く場合のポイント

ここでは、オフィス移転メールを英語で書く場合のポイントについて解説します。

英語でオフィス移転メールを送る場合

オフィス移転メールを英語で書く場合は、理解されやすい件名（たとえばCompany new locationなど）にしましょう。そのうえで、宛名と用件を書く（新しい住所や電話番号、メールアドレスなど）と、よりわかりやすくなります。

あわせて、住所更新と今後の連絡先変更のお願いと結辞（Sincerelyなど）、署名を書きましょう。

オフィス移転を英語メールでお祝いする場合

オフィス移転を英語メールでお祝いする場合は、短い文面で簡潔に内容をまとめましょう。英語の場合、長文ではなく、短い文体のメールのほうがよりお祝いの気持ちが伝わります。

会社を代表して送る際には、主語に「I」ではなく「We」を使用します。また、文末は「Best wishes for your happiness（ご多幸をお祈りします）」とすると印象がよくなるでしょう。

まとめ

オフィス移転をする際には、相手方に対して敬意を持って失礼のないようにメールを作成しましょう。メール1つで、会社の印象は大きく変わります。

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