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ハイブリッド会議をうまく進めるポイント ~出社メンバー・リモート参加メンバーの双方にとって快適な会議環境とは?

2023年04月18日

ハイブリッド Web会議

出社メンバー、リモート参加メンバーが混在する「ハイブリッド会議」が増えています。ハイブリッド会議は多くのメリットがある一方で、出社メンバー側の会議室レイアウトやカメラなどの機器の準備、リモート参加メンバーの疎外感など、「何だか大変だ!」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。このコラムでは、参加者全員が快適なハイブリッド会議を行うための課題と解決のポイントを、事例も交えてご紹介いたします。

ハイブリッド会議とは?

ハイブリッド会議とは、リアルとオンラインの参加者が混在する会議のことです。
近年、急速に普及したテレワークによってオンライン会議が定着しました。最近では出社も増えたため、オフィス内の会議室に集まるリアル参加者と、自宅や別の拠点などから参加するオンライン参加者が混在する「ハイブリッド会議」が増えています。ハイブリッド会議を成功させるためには、リアルとオンラインの参加者双方が快適に会議を行えるよう、オフィス環境の整備が重要です。

ハイブリッド会議の課題と解決のポイント

レイアウトの課題:会議室のメンバー全員がカメラに映らない/着席者からモニターが見えづらい


モニターに対して並行(長手方向)になるように着座するレイアウトにしてみましょう。
カメラの画角内に全員の顔が納まり、着席者からもモニターが見えやすくなります。
リモート参加者からも誰が参加しているのか見えるようになるため、疎外感や置き去り感を感じにくく、コミュニケーションが取りやすいことも利点です。
小会議室のレイアウト
小会議室(~4名程度)
▽利用用途
 社内ミーティング
 面接・面談
大会議室のレイアウト
大会議室(~16名程度)
▽利用用途
 マネージャー会議
 プレゼンテーション

運用面の課題:接続準備のため、会議室の設営に手間がかかる


適切な場所を探したり、機器の準備をしたり・・・と手間を取られることも多いハイブリッド会議。
カメラやマイクスピーカーの常設化や、会議用機器をワイヤレス化することで
付加価値を生まない時間を出来るだけ効率化しましょう。

【関連動画】無線対応プレゼンテーション用機器「ClickShare」web会議での操作(約2分30秒)

Web会議の準備はPCにボタンを挿すだけ。カメラ、マイクスピーカが、ボタン経由で自動的にワイヤレス接続されるので、すぐに会議を始めることができます。Zoom、Teams、Webexなど、利用するWeb会議システムの種類は問いません。

【関連動画】「Microsoft Teams Rooms」のご紹介(約25秒)

専用デバイス「Microsoft Teams Rooms」は、会議室に専用デバイスを常設してTeamsを使ったオンライン会議やコラボレーションが快適に行えるソリューションです。

ハイブリッド会議対応会議室の構築事例

FITEC 株式会社 様

レンズ型のテーブルを採用した7席の会議室。ハイブリッド会議でも対面の会議でも快適に使えるレイアウト。無線対応プレゼンテーション用機器「ClickShare(クリックシェア)」も導入し、ケーブルレスで机上面もすっきりとしています。 オフィス移転の事例紹介はこちら

会議室イメージ FITEC 株式会社

内田洋行 新川第二オフィス

オンラインミーティング専用のハイグレードタイプの会議室。 音環境に配慮した内装、相手とのコミュニケーションの取りやすい、ディスプレイに正対するレイアウト、ワンタッチで会議を開始できる専用デバイス Microsoft Teams Rooms を実装しています。

会議室イメージ 内田洋行

内田洋行 本社役員会議室

役員会議室の新しいスタンダードレイアウト。 天井マイクによる確実な吸音と、複数PTZカメラによる臨場感のある映像で、高品質なハイブリッド会議を実現します。全員がスクリーンに正対するレイアウトにすることも可能な什器で構成しています。

役員用会議室イメージ 内田洋行

ハイブリッド会議におすすめのソリューション

  • MINDS[マインズ]
    MINDS [マインズ] レンズ型天板テーブル
    多様なコミュニケーションの質を高めてくれる特徴的な天板形状です。オンライン会議やモニターを使用する会議に最適です。対面の場合でも5~7人のチームミーティングや、コンサルティングデスクやマネージャーデスクとしてもお使いいただけます。
  • ClickShare Conference [クリックシェア コンファレンス]
    ClickShare Conference [クリックシェア コンファレンス]
    Web会議をより快適にする、ワイヤレスコンファレンス機能を搭載したClickShareの新シリーズです。カメラ、マイクスピーカをボタン経由でワイヤレス接続し、Web会議の準備時間を削減します。
  • ハイブリッド会議用ICTツール
    ハイブリッド会議用ICTツール
    一体型カメラマイクスピーカー、シーリングマイク、大型表示ディスプレイなど、特定メーカーだけではなく、状況に応じて最適なメーカーや機器を選定いたします。また、ウチダグループでの強いICT調達力を活かし、タイトな納期対応やコストメリットをご提供いたします。

まとめ

参加者全員が快適なハイブリッド会議を行うには、本記事で紹介した内容以外にも、音声や映像の品質、適切なデバイスや通信環境の確保、照明や背景への配慮など、会議室内の整備が欠かせません。これからの会議室は、従来の対面会議におけるコミュニケーションのしやすさだけでなく、オンライン参加者とのコラボレーションのしやすさなど、リアルとオンラインのどちらにも柔軟に対応できるハイブリッドな場が求められるのではないでしょうか。

ウチダはICT・AV空間づくりの実績が豊富で、ハイブリッド対応会議室の提案が得意です。コラボレーション支援やハイブリッド会議用のICTツールも多数ご用意しております。最新のハイブリッド対応会議室を実際にご覧になりたい方は、オフィス見学ツアー(東京・大阪・札幌・福岡)にご参加ください。
オフィス見学ツアーはこちら

また、オンライン会議のよくある課題と解決策をまとめた冊子「オンライン会議アイデア30」やWeb会議のお役立ちコラムをご紹介するコンテンツもご用意しております。日々のWeb会議やミーティングを効率化し、生産性を高めることで働き方変革へとつながります。ぜひご活用ください。
オンライン会議/Web会議のアイデアはこちら

[2023.04.18 公開]

最新のハイブリッド会議室を体感しませんか?

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著者オフィス分野 コラム編集チーム
内田洋行オフィス分野のコラム編集チームです。オフィス空間づくりやオフィスデザイン、働き方に関するお役立ち情報やトレンド情報をお客さまにご紹介します。
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