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出社したくなるオフィスの作り方 ~コミュニケーションを活性化して生産性を向上~

2023年10月17日

オフィス改装・リニューアル 生産性の向上

今、改めてオフィス環境づくりが注目を集めています。在宅勤務やシェアオフィスなども併用した働く場の多様化、社内外問わずオンラインコミュニケーションが日常化する働き方が進む中で、ワーカーが出社したくなる、また、最大限のパフォーマンスを発揮できるオフィスの作り方とは何か、解説します。ぜひ参考にしてください。

オフィス回帰が鮮明になり、出社したくなるオフィスが重要に

近年、働き方や働く場が急速に多様化し、かつてのように全員が一律同じオフィスに出社して同じ時間で働くような環境ではなくなってきています。コロナ禍では在宅勤務を中心としたリモートワークが浸透しましたが、現在、徐々に出社率が高まり、オフィス回帰へ舵を切る企業も増えています。

出所:株式会社パーソル総合研究所「第8回・テレワークに関する調査/就業時マスク調査」(2023年8月15日)

一方で、ワーカー側は、依然リモートワークへの期待が高い状態が続いており、通勤がなくなることでのストレス軽減や、プライベートへの有効な時間活用など、そのメリット享受への期待は未だ存在します。そのような中で、出社率を高めようとする企業と、リモートワークを続けたいワーカーの間で、ギャップが生まれることもあるでしょう。

出所:株式会社パーソル総合研究所「第8回・テレワークに関する調査/就業時マスク調査」(2023年8月15日)

このような状況は、企業にとって、あらためて自社の働き方を検討するタイミングでもあります。業務によってはオフィスに出社して取り組んだ方が、生産性が高くなることもあるでしょう。ワーカー同士のリアルなコミュニケーションによって生まれるイノベーションや、チームや組織として一体感ある中でのマネジメント、などに期待する企業もあることでしょう。

オフィス回帰を考える企業側は、今こそオフィスに出社する意味や必要性を再定義し、ワーカーが出社したくなるオフィスづくり、より生産性が高まる働く環境づくりを進めていくことが重要になってきます。

出社したくなるオフィスづくりのために解決したい4つの課題

オフィス回帰が進んでも、以前のように全員が一律で同じ場所、同じ時間働くというワークスタイルに完全に戻ることはないでしょう。コロナ禍で定着したオンライン会議やハイブリッドワーク(オフィスワークとテレワークを選択して働くワークスタイル)など、働き方・働く場の多様化は避けられません。

ここでは、働き方・働く場の多様化や分散によって生じるよくある課題を4つ紹介します。これからのオフィスづくりを考えるうえで、ご自身やチームにあてはまる課題がないかチェックしてみてください。

①ひとりで快適に働ける場所がない

社内外問わず、オンライン会議の機会が増加しています。在宅勤務の際は気にならなかった周囲の声や物音も、オフィスの執務空間では気になります。クローズドな空間を求めて会議室を利用するも、自分1人で使うには気が引けることもあります。

②チーム同士のコミュニケーションに不安がある

働く場の多様化によって、いつも隣に先輩社員や上長が在席しているとは限らなくなりました。電話やチャットでは、ちょっとした質問をしづらかったりします。一方で上長側も、部下の状況の把握が難しいなど、チーム全体でのメンバーのエンゲージメント(帰属意識)が低下し、モチベーションが保てなくなることがあると言われています。

③部署を超えた社内メンバーとの出会いや得られる気づきがない

チーム内でのコミュニケーション不安は、部門をまたぐとさらに課題となります。他部門がどんなテーマの業務に取り組んでいるのかが分からない、働く場の分散によって雑談などのコミュニケーションも減少するなど、新しい発想が生み出しにくくなりました。

④組織として創造性の高い仕事がしづらい

チーム内で、あるいはチームを超えたプロジェクトで、創造的な成果が求められるようなシーンでは、オンライン会議だけで進めると、メンバーの雰囲気が分からない、意見を共有するのに手間取る、といった課題がよく聞かれます。

働き方や目的にあわせた「場」をつくることで、出社する価値のあるオフィスを目指そう!

快適に働けて、ご自身やチームの働き方や目的にあわせて最適な「場」を選択できるオフィスならば、ワーカーも「出社して働きたい!」と思うのではないでしょうか?

ここでは、前章に記載した4つの課題について「場づくり」の視点で解決のヒントをご紹介します。出社する価値のあるオフィスづくりを考えるうえで、是非ご参考ください。

①ソロワーク:ひとりで集中できる装備

オンライン会議のときだけでなく、集中して個々のワークに取り組む場があると、生産性がアップします。クローズドな空間、衝立などで仕切ったセミクローズドな空間など、利用用途や音環境にも配慮した設えが選べると、さらに生産性は高まるでしょう。
「なぜ今、オフィスに「ワークブース」なのか?」ワークブースのご紹介はこちら



②チームワーク:チームで話し、業務を進める場

部門単位、プロジェクト単位など、チームのメンバー同士の対面でのコミュニケーションの活性化のために、メンバーで集まったときに活発に利用されるような場を用意します。作業内容を共有できる大型画面や共同作業ができるホワイトボードを設置したり、ある程度固まって話し合いながら作業ができる空間は、チームの一体感が得られる効果も期待できます。



③ミートアップ:会話のきっかけ、ちょいミーティング

リモートワークでは難しい偶発的な会話やちょっとした会話。部門内だけでなく、他部門のメンバーとも、そうしたフランクな会話から業務が進んだり、アイディアが形になるきっかけになったりすることがあります。ユーティリティーやライブラリの機能、美味しいコーヒーがあるカフェコーナーを併設するなど、居心地が良く自然と集まりたくなる空間があると良いでしょう。 会話ができる場所というだけでなく、会話のきっかけになるようなネタも置いておくと、より効果的です。オープンな環境でのコミュニケーションが、組織の風通しをよくし、オフィス全体での情報共有が一層進みます。



④コラボレーション:複数のメンバーで討議、成果の出せる場

議論がはかどるような場づくりは、チームで成果を出していくために欠かせません。ただ座って話し合う場所を用意するのではなく、手を動かす、体を動かすような使い方ができる工夫があると、脳が活性化され、頭もさらに回転させることができるかもしれません。


このように、働き方や目的にあわせた「場」を用意することで、ワーカー同士のコミュニケーション活性化を促し、業務や会議の生産性が高まる効果も見込めます。まさに、ワーカー1人ひとりが、自身の働き方、活動のに応じた最適な場所を選択する、昨今広く取り上げられる、ABW(Activity Based Working)の実践となります。それは、ワーカーやチームのメンバーにとって通勤時間を費やしてでも出社する意義のあるオフィスと言えるのではないでしょうか。
「ABWとは?フリーアドレスとの違いやメリット・デメリットなどを解説」の記事はこちら

日常化したWeb会議をスムーズに行うための場づくり

最近は社内外のメンバーやお客さま、取引先とのハイブリッド会議(リアルとオンラインの参加者が混在する会議)の機会も増えていると思います。大型ディスプレイやWeb会議用カメラに対面する形でテーブルや椅子を並べることで、リモートからの参加者も疎外感が少ない、臨場感溢れるWeb会議を実施することができます。
「ハイブリッド会議をうまく進めるポイント ~出社メンバー・リモート参加メンバーの双方にとって快適な会議環境とは?」の記事はこちら

「人」の居場所や「場」の状況を可視化するツールの導入で、さらに働きやすいオフィス環境に

ワーカーがオフィスでさらに生産性高く働くためには、本当に取り組むべき業務以外の、「無駄な作業」を減らしていくことも効果的です。既にインターネットの普及や様々な業務のシステム化で、働く環境は劇的に効率化されています。遠く離れた取引先との連絡もメールひとつで瞬時にやりとりできますし、大量のデータ処理もシステム化によってスピードアップしています。

十分に便利な環境ですが、日常の行動を見直してみると、まだ本来の業務以外のことに時間が割かれてしまっていることもあります。例えば、「同僚と話そうとフロアを訪問したが、広いフロアで探しまわってしまった」「空き会議室を探すのに手間がかかった」 などの経験はありませんか?また、ハイブリッドワークが認められている企業では「ご自身が出社したもののコミュニケーションを取りたい同僚が今日出社しているかどうか知りたい」「オンライン会議を今すぐしたいので、設備が整った会議室をすぐに探して使いたい」など、新しい悩みが生じています。

それらの「無駄な作業」を「仕方がない」で終わらせず、ICTツールの導入で解決されてはいかがでしょう?ワーカーの生産性を向上させ、モチベーションを高める環境づくりは、会社全体で取り組みべき需要なテーマです。

ここでは、内田洋行の提供する「SmartOfficeNavigator(スマートオフィスナビゲーター)」の機能から解決策をご紹介します。
オフィスに価値を。コミュニケーションが加速する。「SmartOfficeNavigator(スマートオフィスナビゲーター)」のご紹介はこちら

①「人」の居場所を可視化する

リモートワークが進み働く場が多様化したことで、同僚が在宅勤務しているのか、シェアオフィスで働いているのか、外出しているのか、など、同僚が社内にいない、居場所が分からない、といった課題があります。 SmartOfficeNavigatorの「社員居場所検索」機能では、オフィス内に在席しているワーカーを検索してどこにいるのか、フロアマップに表示させることができます。また、「今いるこのフロアにいるワーカー」を一覧で表示することができ、今日出社しているのは誰なのか、瞬時に把握することもできます。
居場所が分かれば、直接コミュニケーションを取りにその場所へ行くこともできますし、またSmartOfficeNavigator上ではそのワーカーの予定表も表示されるため、「社内にはいるが会議中だ、チャットだけにしておこう」など、最適なコミュニケーション手段をスムーズに選択できます。会議中の同僚に電話をかけるといった行動を省くことができます。
オフィスが多数のフロアや建屋から構成されている場合にも、無駄な往来を防ぐことができ、有効です。



②「場」の状況を可視化する

SmartOfficeNavigatorは、目的や業務内容に応じた「場」を、利用したいときに利用できる状態なのか、情報提供します。既にご紹介したABWの実現のためにも、この情報提供や「場」の状況の可視化は重要です。
フロアマップで会議室やオープンスペースの利用状況がひとめで分かります。会議室の備品を条件に検索することもできますし、複数のフロアや拠点をまたがった検索性にも優れています。普段利用しない拠点での働く場を探すことも容易です。



このように、SmartOfficeNavigatorは、「人」や「場」を探すサポートをするとともに、フロアの利用状況など、様々な情報をワーカーに可視化して提供することで、ワーカーが働きやすく業務に集中して取り組みやすい環境づくりをします。

まとめ

働き方や働く場の多様化が進む中で、改めてオフィスを価値ある場所として、出社したくなる場所、より生産性高く働くことができる場所にするために、「課題に応じた場の作り方」と「ICT環境でのサポート」についてご紹介しました。
ぜひオフィスづくりや働き方を考えるうえでのご参考にしてください。

ウチダは、新しい働き方に対応したオフィスの構築はもちろん、木のぬくもりや心地よさをを活かした空間づくり、ICTソリューション・IT製品の導入が得意です。出社したくなるオフィスづくりにおいても様々なご提案が可能です。最新の働き方や働く場をご覧になりたい方は、オフィス見学ツアー(東京)にご参加ください。
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[2023.10.17 公開]

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内田洋行オフィス分野のコラム編集チームです。オフィス空間づくりやオフィスデザイン、働き方に関するお役立ち情報やトレンド情報をお客さまにご紹介します。
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