オンライン会議の環境を整えるために必要なアイテムとは？選び方や注意点についても解説

目次

1. オンライン会議では環境を整えることが大切
2. [必須]オンライン会議の環境を整えるために揃えるもの
3. [便利]オンライン会議の環境が快適になるグッズ
4. オンライン会議アイテムの選び方
5. オンライン会議の環境を快適にする工夫とは？
6. オンライン会議に参加する際の注意点
7. まとめ

オンライン会議では環境を整えることが大切

システムを導入したからといってすぐにオンライン会議が開けるわけではなく、環境整備が必須です。オフィス自体もオンライン会議を前提としたつくりに変えていく必要があります。十分な環境を整えずに会議を行うと、かえって生産性が落ちるかもしれません。取引先とも会議を行うなら、商談を成功に導くためにもマイナス要素は排除しておくことが大事です。

[必須]オンライン会議の環境を整えるために揃えるもの

オンライン会議の環境を整えるために、必ず揃えなければならないアイテムやシステムを4つ紹介します。

１．デバイス

オンライン会議では、パソコンやタブレット、スマートフォンなど、参加者同士がインターネットでつながるためのデバイスが欠かせません。画面上で資料が見やすい方がいいのであればパソコン、移動先で使うことが多いのならタブレットやスマートフォンが向いているでしょう。また、オンライン会議の通信量に耐えられるスペックや容量が必要です。

２．Webカメラ

カメラが搭載されているデバイスも多いですが、なかには画質が悪いものもあります。画質のクオリティが悪ければ相手にストレスを与えかねません。会議をスムーズに行うためには、高機能で画質もよい外付けのWeb会議用カメラを使用することがおすすめです。参加人数が多い場合は、画角が広いカメラにすると全員が映せます。

３．オンライン会議ツール

オンライン会議ツールを使えばリアルタイムで双方向通信ができます。有名なものとして「Zoom」や「Microsoft Teams」などがあります。「Chatwork」などのコミュニケーションツールにも、オンライン会議ができる機能が備わっているものもあります。無料のもの、有料のもの、人数や時間に制限のあるものなどがあるため、自社に合うツールを選ぶことが大切です。内田洋行は、マイクロソフトのゴールドパートナーですので、特に「Microsoft Teams」については豊富な知識があります。

４．インターネット環境

インターネット環境が整っていなければ、オンライン会議は不可能です。通信速度が遅く容量が小さいと、音声の途切れや遅れ、映像のフリーズが起こる可能性があります。ストレスを感じずに会議を行うためには通信速度が早い、かつ大容量の契約にする、オンライン会議用のネットワークを構築するなどの方法があります。

[便利]オンライン会議の環境が快適になるグッズ

必須ではないものの、あれば便利なグッズもあります。5つ紹介しますので、検討してみてください。

１．ヘッドセット

相手の声を聞くためのヘッドホンやイヤホンと、マイクが一つになったヘッドセットを装着すると音質もよく、室内の雑音を遮って相手の発言に集中できます。また、相手にも自分の声を聞き取ってもらいやすくなります。

２．モニター

パソコンが小さいとみづらいため、大きなモニターがおすすめです。普段使っているパソコンだけで会議に参加しようと思うと会議画面で占領され、同時に別の作業をするのは難しくなります。モニターを別に接続してデュアルディスプレイにすることで、会議をしながらパソコンを使った作業やメモ取り、Web閲覧などが可能です。

３．ボイスレコーダー

デバイスや会議ツールに録音機能がなければ、ボイスレコーダーも用意しておくと便利です。会議の内容を後で確認したいときや、文字に起こす際に役立ちます。画面録画のできるものなら、なお安心です。会議を十分録音できる時間や容量を重視して選びましょう。移動先などで会議に参加することが多いなら、持ち運びできるサイズがおすすめです。

４．パコソンやスマートフォンのスタンド

パソコンやスマートフォンなどのデバイスを固定できるスタンドを用意しておくと便利です。高さや角度の調節ができるタイプを選べば、使う場所を選びません。特にタブレットやスマートフォンの場合は手で持ち続けなくてよいため画面がブレず、会議に集中しやすくなるでしょう。

５．バーチャル背景

自宅でオンライン会議に参加する際、背景にプライベート空間が映り込むおそれがあります。無地の壁や家族が映り込まないスペースを使えればいいですが、難しい場合はバーチャル背景を使うことがおすすめです。オンライン会議ツールにはバーチャル背景機能を備えているものが多いため、背景を設定した画像に置き換えられます。

オンライン会議アイテムの選び方

オンライン会議ができる環境を整える際、何を基準にアイテムを選べばいいのか、4つの視点を解説します。

１．オンライン会議をする場所で選ぶ

カメラやマイク、スピーカーを選ぶ際は、部屋の大きさに合わせて選ぶことがポイントです。画角の狭いカメラでは、自宅の部屋はカバーできても、大きな会議室全体は映せません。マイクやスピーカーは空間が広くなれば必要な台数も変わってきます。内田洋行では役員会議室、中会議室、打ち合わせブースなどそれぞれの部屋に合わせた機器を設置しています。

２．参加人数で選ぶ

1人で参加するなら、デバイスに内蔵されているカメラやマイクでも対応可能です。しかし、参加人数が多い場合は、表情が読みづらい、音が拾えないなど、トラブルが起こる可能性が高くなります。そのため、専用の機器を導入することがおすすめです。

３．機能で選ぶ

実施したいオンライン会議のスタイルに必要な機能を備えているかも検討しましょう。たとえばカメラであれば画質の他にも発言者の自動追尾機能の有無、マイクであれば集音範囲はどれくらいかなど、検討すべき機能にはさまざまなものがあります。

４．予算で選ぶ

オンライン会議で揃えたいアイテムの価格は幅広く、機能の違いで価格が大きく変わることも珍しくありません。準備する際は、まずある程度の予算を決めておきましょう。そのうえで使用環境や自社に必要な機能が備わっていることを見極めて選ぶことがポイントです。

オンライン会議の環境を快適にする工夫とは？

スムーズにオンライン会議をすすめるためにできる工夫として、以下のものもあります。

有線LANにする

無線LANでも通信速度や安定性は向上しているものの、有線LANの通信環境にはかないません。特にデータ量が多い会議で不具合が多いなら、高速で安定したインターネット環境が実現できる有線LANにすることがおすすめです。

オンライン会議前に資料を共有する

会議中のオンライン画面でデータ量が大きい資料を共有しようとすると、通信を圧迫することが考えられます。事前に資料を共有しておけば会議前に目を通せるメリットがあることに加え、通信速度に影響を与える心配も減るでしょう。

外付けアイテムを利用する

パソコンに内蔵されている機能では映像や音声を拾いきれない場合があるため、シチュエーションによっては外付けアイテムを利用しましょう。オンライン会議では音の質も重要なので、全指向性のマイクと単一指向性のマイクを使い分けることがおすすめです。

通信トラブルの予防をする

パソコンやスマートフォンにアプリをたくさん入れていると処理能力が落ちます。使っていないものは消しておきましょう。また、社内回線が混み合う時間帯は避けたほうが無難です。通信や速度制限の条件も確認し、適していないようなら契約内容を変更する必要があります。

オンライン会議に参加する際の注意点

オンライン会議に参加する際、ほかにも気をつけておくべきポイントがあります。

オンライン会議の場所

オンライン会議はどこにいても参加できますが、会議にふさわしい環境で行わなければなりません。ネットワーク環境の確認が大事なのはもちろん、カメラ映りや周囲の邪魔な音が入らないことも大事です。社内の環境も吸音パネルや遮音性のあるブースの設置、会議室の場所自体を見直しましょう。内田洋行ではワークブースやオンライン会議対応の会議室をご提供しています。

デバイスの接続

デバイスがきちんとインターネットに接続されていなければ、オンライン会議に参加できません。基本的なポイントですが、事前に確認しておくことが大事です。オンライン会議がスタートしてから慌てることがないよう、プレビュー映像に自分が映し出されているか、マイクが反応しているかなど、チェックしておきましょう。

マイクトラブルなどの発生

オンライン会議中にハウリングやエコーが起きると、ほかの参加者にストレスを与えてしまいます。マイクとスピーカーの距離を取る、音量を調節するなどのほか、エコーキャンセリング機能が付いているアイテムを導入するのもトラブル回避の方法です。スピーカーもエコーキャンセリング機能があるものを選びましょう。

自身の映り方

自分の顔は明るくはっきり、背景はすっきり映すことが大切です。逆光や照明の当たり具合が悪いために顔が暗く映ってしまうと表情が見えず、相手に不安や不信感を与えてしまう場合があります。ただ、解像度の高いカメラはきれいに映る反面、見せたくないものまではっきり映してしまうため、その点は注意してください。

まとめ

オンライン会議を通常業務に取り入れるためには、環境を整える必要があります。インターネット環境の整備やオンライン会議に適したアイテムを揃えるのはもちろん、オフィス自体のレイアウトを見直すことも効果的な方法のひとつです。

ICT・AV空間づくりの実績が豊富な「内田洋行」は、情報機器商社の強みを活かしたソリューション提案が得意です。働き方変革を支える「会議アイデア30」では、日々の会議やミーティングを効率化できるアイデアをホームページ未掲載のものも含めてご覧いただけます。ぜひダウンロードして、ご活用ください。

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