Web会議をするための準備|用意するものからWeb会議実施のコツまで詳しく解説

Web会議 準備

テレワークが浸透し、Web会議を導入する企業が増えています。この記事では、Web会議を検討している企業向けにWeb会議の準備について解説します。Web会議に関する基礎から用意するもの、開催する際のコツなどを詳しく説明します。Web会議導入時の参考にしてください。

Web会議とは?

Web会議とは従来は対面で行っていた会議を、オンライン会議ツールなどを使って行うことです。対面式とは違い、インターネットでつないで遠隔から会議に複数人が参加できます。

Web会議の特徴

Web会議の特徴は、オンラインで開催するため時間や場所を選ばないことです。前述したとおり、遠隔地にいる人も移動することなく、インターネット環境があれば会議に参加できます。

Web会議とテレビ会議の違い

テレビ会議とは、専用のデバイスを用いてオンラインで会議を行うツールのことです。画質や音声の質が非常に高いことが特徴にあげられます。Web会議との違いは、参加者が専用のデバイスを所有する必要があることです。

そのため、Web会議に比べて、テレビ会議のほうがコストが高くなる傾向にあります。また、会議規模もテレビ会議のほうが小さい規模向きといえるでしょう。

Web会議の利用シーン

Web会議の利用シーンには以下のようなものがあります。

社内会議

Web会議は時間や場所を選ばず、ペーパーレスで行えるため社内会議に向いています。また、海外を含む各拠点からの会議参加も可能です。

リモートワーク

リモートワーカーとのコミュニケーション手段としても活用できます。会議参加者の幅を広げることが可能です。

セミナーや研修

オンラインセミナーや研修などでも活用できます。参加者の移動や紙資料も不要なため、開催しやすいです。

商談

顧客との商談の他、商談中の従業員に対する社内からのサポートにも活用できます。専門的な質問に対する回答などを遠隔で行うことが可能です。

遠隔サポート

トラブルが起きたときも遠隔でサポートできます。たとえば、医療や不動産などさまざまな業界で利用可能です。

BCP対策

Web会議は、有事の事業継続性確保や安否確認、情報収集などBCP対策としても活用できます。

Web会議のメリット

Web会議を行うことでさまざまなメリットがあります。ここでは6点のメリットをご紹介します。

1.導入しやすい

Web会議システムは専用端末が必要ありません。マイクやスピーカーなどほかに準備する機器もそろえやすく、低コストで導入できるWeb会議システムが多いこともメリットです。

2.会議に伴うさまざまなコストを削減できる

Web会議を活用することで、会議に伴うさまざまなコストを削減できます。たとえば、移動のコストや、宿泊費、会議室のレンタル費用などが不要になります。そのため、会議を開催するためのコスト削減が可能です。

3.ペーパーレスが実現可能

Web会議では基本的に紙の資料は使用しません。資料を使用する際はオンラインでのやり取りとなります。そのため、ペーパーレスが実現可能で、紙媒体と比べて紛失などのセキュリティ面のリスクも少なく済みます。

4.場所にとらわれず会議に参加できる

Web会議はオンラインで行うため、場所にとらわれずに参加できます。対面で会議を行う場合は、移動が必要ですが、Web会議の場合は移動も不要です。また、複数拠点からの会議参加が可能ということもメリットといえるでしょう。

5.スピーディに会議を開催できる

スピーディに会議に参加できることもWeb会議のメリットです。移動時間がかからず、会議室の利用時間を気にしなくてもいいので、必要なタイミングで会議を開催できます。

6.録画で議事録を残せる

Web会議は録画して議事録を残せます。そのため、文字起こしでの議事録作成が不要です。会議に参加できなかった人にも臨場感を含めた共有が可能になります。

Web会議のデメリット

Web会議にはデメリットもあります。ここでは3点のデメリットをご紹介します。

1.通信環境に左右される

Web会議は映像や音声が通信環境に左右されるため、会議中に乱れる可能性があります。そのため、通信速度や使用する機器の性能を事前に確認しましょう。

2.参加者の反応がつかみにくい

Web会議は対面会議より参加者の細かな反応が伝わりにくいです。ディスプレイのサイズや通信遅延によるタイムラグなどが原因の場合、高性能なデバイスの利用や通信環境の改善で対応します。

3.セキュリティ対策が必要

Web会議はオンラインのためセキュリティ対策が必要です。参加する場所によって部外者に話の内容を聞かれたり、画面を見られたりします。また、フリーWi-Fiを利用する場合、情報漏洩の可能性もあります。

Web会議を導入する際に必要なもの

Web会議システム

Web会議システムは無料版と有料版がありますので、ニーズによって使い分けましょう。無料版は人数制限や時間制限があることが多いので、会議の規模に応じて選ぶとよいです。

Web会議を導入する際に必要なものを解説します。Web会議の導入を検討する場合に参考にしてください。

デバイス

Web会議はオンライン環境を使って行うため、パソコンやスマートフォンが必須です。Web会議システムを利用できるOSや、スペックのものを用意しましょう。

インターネット環境

Web会議はインターネット回線を利用します。できれば接続の乱れが少ない、光回線がおすすめです。また、通信速度が遅い場合は、会議の中断につながるため注意してください。

マイクやスピーカーなどの周辺機材

Web会議を行うためには、マイクやスピーカーなどの周辺機材が必要です。Web会議用には一体型のマイクスピーカーがおすすめです。集音範囲が広く、クリアな音声でWeb会議を進めることができます。

Web会議を始めるための準備

Web会議を始めるための基本的な準備をご紹介します。はじめてWeb会議を行う際は参考にしてください。

Web会議システムを選定、導入する

Web会議を開催するためには会議の参加者全員がWeb会議システムを導入する必要があります。使い勝手など、参加者にとって負担にならないものを選ぶようにしましょう。

機材の設置場所を決める

Web会議ではハウリングなどの音声トラブルを防ぐために、マイクとスピーカーの位置を整えましょう。また、カメラは映りこむ範囲を把握したうえで設置することが大事です。

スケジュール調整を行う

Web会議はどこからでも自由に参加できる反面、スケジュール調整も大切になります。そのため、参加者のスケジュール調整はしっかりと行ってください。

機材の作動確認を行う

Web会議を行う機材の作動確認も必要です。たとえば、パソコン、マイクやスピーカー、カメラなどの作動確認を行います。また、マイクが拾う可能性がある雑音にも配慮しましょう。

会議資料を用意する

Web会議を行うにあたって会議資料の用意も必要です。会議当日に使用する資料の容量が大きい場合は、通信トラブルを防ぐため事前にメールなどで共有しましょう。クラウドストレージを利用すれば閲覧だけでなく編集も可能です。

Web会議を実施する

ここまでの準備が整ったらWeb会議を実施します。参加者に専用のURLを送信し、当日、所定の時間にWeb会議を実施します。

Web会議を実施する際のコツ

Web会議を実施する際のコツを9点解説します。スムーズに進めるために役立ててください。

1.事前にシステムや機材のチェックを行う

当日の会議がスムーズにスタートし、進行するようにシステムや機材の事前チェックを行いましょう。具体的には、Web会議システムの操作方法の確認やマイクやスピーカーなど機材の確認を行います。

2.会議のURLや資料は前日までに配布する

当日のアジェンダや資料などの配布は前日までに済ませます。会議スタートとともに参加者が資料を確認できることが理想です。また、Web会議システムの共有機能を活用して会議を進行することも効果的です。

3.主催者は参加者より早めにログインする

Web会議の主催者は参加者よりも早めにログインして待機しておきましょう。なぜなら、参加者より早く入室しておくことで、会議前に参加者が戸惑って入退室することを防げるからです。

4.会議前にチェックインタイムを設ける

会議前にチェックインタイムを設けることも効果的です。チェックインタイムとは参加者が自由に発言できる時間のことで、ファシリテーター及び参加者の点呼を兼ねた自己紹介などを行うとスムーズに進行します。

5.発話者以外のマイクはミュートにする

Web会議では発話者以外のマイクはミュートにしましょう。全員のマイクがオンになっていると、会議と関係のないさまざまな音を拾ってしまいます。雑音が会議の進行を妨げかねないため、マイクのミュートは大切といえます。

6.伝わりやすい話し方や伝え方を意識する

発言者は伝わりやすい話し方や伝え方を意識しましょう。画面共有時は説明箇所を明確にし、話し始めるときや「以上です」と添え話の終わりを伝えやすくするなど工夫するとよいです。

7.ファシリテーターは参加者をフォローする

会議に追い付いていない参加者が出ないように、ファシリテーターは参加者をフォローしましょう。参加者の理解や発言するタイミングなどについて気配りを行います。

8.Web会議中のカメラは常時オンにする

Web会議中のカメラは常時オンにすることが大事です。なぜなら、Web会議は対面会議と比較して意思疎通が難しいからです。カメラをオンにすることで表情を読み取れます。

9.参加者はリアクションで反応や理解度を示す

Web会議の参加者はリアクションで反応や理解度を示しましょう。具体的には頷いたり挙手したりして、発言者に反応します。チャット機能を活用して質問することも有効です。

まとめ

対面での会議と比べてオンライン会議は場所の制限もなく、時間も自由なため、メリットも多くあります。本記事で紹介した準備のコツをWeb会議運用にぜひ活用してください。

ウチダのオフィス移転・リニューアルはICT・AV空間づくりの実績が豊富で、情報機器商社としての側面を持ちソリューション提案を得意としています。また、ホームページには未掲載の「会議アイデア30」は全30項目を一覧でご覧いただけます。お手元に保管して、ぜひご活用ください。

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