働き方変革を支える会議アイデア

打ち合わせのタイミングを逃さない

ムダな会議予約を排除して、
会議室の利用効率を上げる。

このような課題はありませんか?
  1. 1いつも予約でいっぱいの会議室、なんとかならないのだろうか。
  2. 2会議室の予約が取れないから、会議開催のタイミングが遅くなってしまう。
  3. 3予約しても使用されないカラ予約となっていることが多い…。
便利な予約システムと利用状況分析で会議室の運用を改善!
会議室の予約管理システムを活用することで、ムダな会議予約(カラ予約)を解消。限られた会議室の有効活用が可能となり、会議や打ち合わせの先送りを減らせます!また、利用状況分析のデータをもとに会議室の適正な部屋数なども検討が可能です。
会議室のカラ予約を減らす
会議室のカラ予約を減らす
会議室の予約・管理システム(SmartTimeShareSmartRooms)なら、自動キャンセル機能で、無駄な予約を減らし、会議室の効率的な活用が可能です。
人と部屋のスケジュール調整を効率化
人と部屋のスケジュール調整を効率化
SmartRooms は、会議参加者のスケジュール確認・招集と、会議室の予約がグループウェアから簡単に行えます。スケジュール調整の手間が軽減されます。

会議室の予約・管理システムの選び方

会議室を効率的に管理運用するためには、会議室の状況をいつでもどこからでも「リアルタイムに把握できる」ことが重要になってきます。また、予約管理ができるだけでなく、実際の会議室の使用状況を把握することで、ファシリティの適正な運用につなげていくことが重要になっています。

会議室予約システムでは、以下の機能が搭載されているか、それぞれの操作性や使いやすさなどがポイントになってきます。

  • 空在室状況がリアルタイムにわかる
  • 会議室の終了、延長、ゲスト予約が、
    その場でできる
  • 使用履歴のデータを集計分析可能
  • Webブラウザやクラウドを活用した、
    入力・閲覧・検索システム

会議室予約・管理システムのラインナップ

Smart Time Share SMART ROOMS
システム構成
オンプレミス型
サーバに環境を構築して利用。ブラウザ経由で予約を行い、部屋前末へ反映。Smart Time Share 単体での利用が可能。
クラウド型
クラウドサービスをグループウェアに連動させて利用。スケジューラー経由で予約を行い、部屋前端末へ反映。連動可能なスケジューラーと利用可能。
単独稼働 可能 不可能
グループウェア連携 不可能
可能
【サイボウズ】ガルーンシリーズ、サイボウズOfficeシリーズ
【Microsoft】ExchangeServer 2010、ExchangeServer 2013、Office365
【Google】G Suite(Google Apps for business)
予約画面
Webブラウザ
Internet Explorer 8、9、10、11 / Mpzilla Firefox /
Google Chrome / Safari
※いずれもWindows版のみ動作保証しています。
グループウェアのスケジューラーに準ずる

導入事例

キリン株式会社様
(Smart Time Share 導入)
本社移転でキリングループ17社、2800名がひとつのオフィスに集約。集中端末や総合案内表示、また運用ルールの徹底も行い、127室の会議室を効率的に管理・運用し、有効活用されています。
株式会社電通デジタル・ホールディングス様
(SmartRooms 導入)
関連企業を含む計5 社が、分散していたオフィスを移転。各社が集う共有スペースと会議室予約を既存のグループウェアと連携し、予約入力の二度手間を削減。スマートに運用されています。

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