生産性・効率性を上げる会議環境作り

【要件】
● 資料を印刷せずペーパレスで情報共有できる
● モバイルデバイスなどの新しい機材でも利用できる
● 出張しなくても会議ができる
● 議事録を簡単に共有できる

まだまだ資料を紙で印刷し配布する会議が主流です。しかし、議題の資料を印刷するには、印刷用紙代やコピー費だけでなく、印刷する時間に事務局の工数がかかります。事務局の人件費までを考えると、紙の資料の印刷には極めて大きなコストがかかっているといえます。

ペーパレス会議システムを導入すれば、そのような工数を大きく削減できるとともに、資料を電子化することで共有や閲覧を簡単に行うことができます。

ペーパレス会議システムでは、あらかじめ会議の資料を専用サーバに格納しておき、発表者が自身の端末で資料のページを繰ると、参加者全員の端末の画面と同期を取ることができます。発表中に別のページを見られることを防ぎますので、しっかりと発表内容に集中させることができるのがポイントです。

一方、事務局側の利点としては、会議の直前まで資料の追加や入れ替えが可能なことが挙げられます。印刷のための時間も不要ですので、会議準備の時間が短縮できます。

▼選定のポイント

事務局側の観点では、会議準備の容易さやシステム稼働の安定性、参加者側の観点では、操作の容易さとストレスのないページ送り同期、スムーズな発表者の入れ替えなどが重視されるポイントです。単純に装備機能の多さで比較するのではなく、実際の運用で何を重視するのかを見極めることが肝要です。

最近ではビジネスシーンにタブレット端末などのモバイルデバイスの導入が拡大してきました。タブレット端末を使用するペーパレス会議システムを選択すれば、従来の専用機を使用するタイプよりも安価にシステム構築が可能です。

研究所や支店など、離れた拠点にいる相手と会議をするためには、ＴＶ会議システムなどの遠隔会議システムを利用する方法があります。出張費の削減や移動時間をなくすことができることに加え、移動を伴わないために会議の開催タイミングをフレキシブルに設定できるので、積極的に活用すると効率的な会議が可能となります。

遠隔会議のニーズは、「音声の共有」（電話会議システム）、「相手画像の共有」（ＴＶ会議システム）、「コンテンツの共有」（ＴＶ会議の資料共有機能）の順に機能が進化し、現在は「双方向でのコンテンツのやり取り」（電子ホワイトボードの遠隔接続）が可能になっています。

遠隔接続可能な電子ホワイトボードを利用すると、離れた拠点のメンバーとＴＶ会議同様に相手の映像や音声をやり取りすることに加え、板書の双方向書込みやパワーポイントなどのコンテンツへの双方向書込みなど、一つの会議室にいるのと同じやり取りが可能です。また、このシステムは、事故や災害発生時の情報共有や対応の進捗管理など、緊急会議でも活躍します。

前出の電子ホワイトボードシステムを利用すると、板書やコンテンツへの書込みを電子データとして保存することができます。会議が終了した時点で生成したデータをメンバーへメールで送信すると、瞬時に共有することが可能です。手書きの情報のままでも、会議での決定事項やタスクをスピーディーに伝達し、各自の行動に移すことができます。