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オフィス移転・本社移転に関わる庶務業務のチェックリスト
オフィスや事務所の移転は、企業にとって大きなイベントですが、頻繁に行われるものではないため、初めての業務に分からないことばかりで不安になる総務担当者の方も多いのではないでしょうか。
本ページでは、オフィス移転に関わる庶務業務や、移転に伴う関係官庁への届出リストをご紹介しています。ぜひご活用いただき、「攻めるオフィス移転」を実現ください。
※PDF版「移転に関わる庶務業務リスト
」もご利用ください。
本ページでは、オフィス移転に関わる庶務業務や、移転に伴う関係官庁への届出リストをご紹介しています。ぜひご活用いただき、「攻めるオフィス移転」を実現ください。
※PDF版「移転に関わる庶務業務リスト
」もご利用ください。1. 社内決裁
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）本社移転にかかる基本決裁 | 会社規定による | 社内決済 |
| （2）賃貸借予約契約にかかる決裁 | ||
| （3）賃貸借契約にかかる本決裁 | ||
| （4）移転費にかかる決裁 |
2. 取締役会・総会
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）取締役会 | 移転決定後出来るだけ早く | 臨時株主総会開催決議 |
| （2）臨時株主総会 | 会社規定による（定款確認） | 移転に伴う定款変更決議 |
| （3）取締役会 | 移転日、移転先決定後出来るだけ早く | 本店の移転日、所在地確定の件 |
3. 解約
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）解約予告の時期確認 | 移転決定後出来るだけ早く。一般的にはオフィスを退去する6カ月前に、オーナーやビル管理会社へ解約通知を出す。 | 契約による（契約書確認） |
| （2）預託金の返還時期確認 | 移転決定後出来るだけ早く確認。特に敷金や委託金の返却時期については、要確認。 | |
| （3）駐車場 | ||
| （4）貸金庫 | ||
| （5）清掃 | ||
| （6）弁当 |
4.原状回復工事
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）スケジュールの確認 | 移転決定後出来るだけ早く | 移転日・契約終了日・工事開始日・終了日を確認 |
| （2）指定業者の確認 | 原状回復工事を行なう業者が決まっているかどうかの確認 | |
| （3）工事範囲の確認 |
5.契約
| 項目 | 期限 |
|---|---|
| （1）事務所 ①予約契約 ②契約締結・保証金納付（事務所、駐車場、管理人） ③覚書交換 |
契約先との取り決めによる |
| （2）清掃契約 | |
| （3）貸金庫 |
6.社内への広報
| 項目 | 期限 |
|---|---|
| （1）移転日（新ビルでの業務開始日） | 移転1ヶ月前までを目安に。社員巻き込み型で移転プロジェクトを計画する場合は、初期の段階からプロジェクト通信などで情報発信をすることも効果的。 |
| （2）新所在地 | |
| （3）新オフィスの運用について |
7.その他社内関連業務
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）勤務態様（始業、就業、昼食時間） | 移転前 | 定款変更が必要な可能性あり |
| （2）通勤定期券の切り替え | 会社の給与システムの変更タイミング | 通勤手当金額変更 |
| （3）当社、事業所間の地下鉄回数券 | 通勤定期券の付与等 | |
| （4）鍵、セキュリティカード返却 | 移転前ビルの契約終了前 | 移転前ビルのセキュリティキー・カードの返却 |
| （5）移転費の管理コード発番 | 会社規定による |
8.関係官庁への届出
別紙参照（移転に伴う関係官庁への届出リスト
）
）9.登記
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）商号仮登記 | 移転先決定後出来るだけ早く | 直轄法務局へ確認 |
| （2）移転登記（登記申請書）、商号仮登記抹消 | 移転日から2週間以内 | 移転前の管轄法務局へ提出 |
| （3）登記名義人表示変更 | 社名/代表者変更時に管轄法務局へ申請 |
10.取引会社等への届出
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）金融機関 | 取引会社との取り決めによる （移転3ヶ月前目安） |
各関連企業へ連絡 ※⑦は、投資先/証券会社へ連絡 |
| （2）賃借物件 | ||
| （3）その他民間 ①新聞、雑誌、図書等継続購読 ②タクシー会社 ③ゴルフ会員券 ④社外団体加入 ⑤ビル管理会社 ⑥管理人 ⑦所有株式の住所変更 ⑧消耗品の購入先 ⑨植栽関係 |
||
| （4）その他定期的に支払義務のあるところ |
11.挨拶状印刷、発送
| 項目 | 期限 |
|---|---|
| （1）案内文/デザイン作成 | 【目安】 デザイン有：移転2ヶ月前から作成。 デザイン無：移転1.5ヶ月前から作成。 発送：移転前日 |
| （2）外注（発注、納期） | |
| （3）挨拶状リスト作成 | |
| （4）印刷発注 | |
| （5）宛名書き | |
| （6）発送 |
12.挨拶状リスト作成
| 項目 | 期限 |
|---|---|
| （1）本社 | 移転案内状印刷発注前 |
| （2）グループ会社 | |
| （3）株主 | |
| （4）需要家 | |
| （5）協力会社、納入業者その他関係先 | |
| （6）金融機関 | |
| （7）各大学、短大、高校等（採用関係） | |
| （8）その他 |
13.社内印刷物の手配・作成
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）名刺 | 移転3週間前目安 | 各作成会社へ連絡 |
| （2）ゴム印 | ||
| （3）社判 | ||
| （4）封筒 | ||
| （5）レターヘッド | ||
| （6）住所変更シール | ||
| （7）カタログ | ||
| （8）手帳 |
14.リース会社への連絡
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）コピー | リース会社との契約による | リース会社へ連絡 |
| （2）FAX | ||
| （3）その他OA機器 | ||
| （4）コンピューター | ||
| （5）家具什器 | ||
| （6）給茶機 |
15.サービス関係
| 項目 | 期限 | 補足 |
|---|---|---|
| （1）旅行代理店 | 移転1ヶ月前目安 | 各関連企業へ連絡 |
| （2）貸金庫 | ||
| （3）自販機 | ||
| （4）弁当 | ||
| （5）軽印刷業者 | ||
| （6）文房具店（緊急雑品の購入） | ||
| （7）ホテル | ||
| （8）外来者駐車場 | ||
| （9）新聞販売所等 | ||
| （10）花屋 |
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