攻めるオフィス移転の進め方

競争激化が進む現在、企業は様々な取組みを通して、その競争力を上げようとしています。
コスト削減、生産性の向上、イノベーション等様々なテーマが総務部の業務にも求められています。ここでは、オフィス移転をその絶好にチャンスと捉え、攻める(競争力を高める)オフィス移転の進め方をご紹介します。

一言でオフィス移転と言っても、その業務は非常に膨大且つ多岐に渡ります。本編では、移転の計画、ビル選定や業者選定と言った「1. 移転の検討」、設計や工事準備といった実際に移転準備を進める「2. 移転の実施」、「3. 移転後の運用」と3つに分けてご案内します。それぞれを順を追ってご説明していきましょう。

また、オフィス移転の際の業務効率化のために、「移転に関わる業務リストPDF」「移転に伴う関係官庁への届出リストPDF」もご活用ください。

1. 移転の検討

移転による投資対効果のシミュレーション

移転の計画の有無にかかわらず、自社オフィスがどの様な状況にあるのか、コストダウンの可能性はどの位あるかといったことを認識しておくことは、総務担当者にとっては重要なことです。
自社のオフィス面積が、同業企業や同規模企業といったベンチマーク(世間値)と比較して適正なのか現在のビル賃料は市場単価と比較してどのくらい削減余地があるのか、もし移転を行うとしたらイニシャルコストはどの程度かかるのか、これら3点を評価しておくことによって移転による投資対効果をシミュレーションすることができます。自社の現状オフィスの評価を行うことにより、適切な時期を見計らって経営層へ移転の計画を具申する、「攻めのオフィス移転」を企画することが可能となります。

移転先ビルの選定

オフィスコスト削減や生産性向上に大きな影響を与える移転先ビルの選定。賃料や立地条件だけでなく、移転先の面積(スペース)やオフィス機能の比較など、移転先が適正なものかを比較・検討していくことが求められます。攻めのオフィス移転を行うには、以下の表に示す観点を踏まえてビル選定を行うことが重要です。
 ポイント
1) 適正面積の検証現状オフィスの面積を基準に増員計画に合わせて按分計算するのではなく、まず、現在のオフィスが適正な面積なのかを検証することが重要。同規模や同業種企業の1 人当たり面積と比較した上で、適正な1 人当たり面積を設定。その1 人当たり面積数値をベースに増員計画を踏まえた移転先オフィスの必要面積を設定する。
2) 不動産仲介会社への依頼事項不動産仲介会社へ以下の条件を設定して紹介を依頼する:
立地条件、必要面積、賃料上限、駐車場の条件、ビルの仕様(天井高、OA フロアの有無、床荷重、電気容量、セキュリティの有無等)、新耐震設計ビルであること。
3) オフィスフロアのチェックポイント主なチェックポイントは次の通り:
・フロア形状:正方形より長方形の方が一般的にレイアウトしやすい。異形フロアはレイアウト効率が下がる。
・フロア内の柱の有無:デッドスペースを生みやすいオフィスは避ける。
・共用部への出入り口:複数ある方が望ましい。
・フロアの方角:西側・南側の窓はブラインド等を終始下ろすため、眺望の良しあしの影響は少ない。

移転先ビルとの条件交渉

移転先ビルとの条件交渉の際に、次の2つの観点を加えると、さらにコストダウンに貢献できます。

1. 賃料とフリーレント
賃料が下げ止まり傾向の昨今、賃料・共益費の金額交渉と共に、フリーレントの交渉の重要性が高まってきています。また、共益費については、特に契約から入居まで期間が長く空く場合など、交渉次第では、入居工事着工時から請求対象とするなどの条件が得られるビルもあります。

2. 工事区分の交渉
B工事(テナント負担のビル指定業者工事)とC工事(テナント負担のテナント指定業者工事)の工事区分を確認する上でのポイントは、間仕切り等内装工事と(二次側)電気コンセント工事です。この2つの工事項目は通常B工事となっていることが多いのですが、交渉次第ではC工事へ変更することができます。テナントで業者選定ができるC工事にすることによって、競争原理が働き、移転のイニシャルコストを削減出来る可能性が高まります。

パートナー(担当業者)選定

オフィス移転のパートナーとして、ワークスタイルやオフィス全般に対してノウハウ・実績を豊富に持つオフィス家具メーカーや、デザイン性が高いオフィスを作ることへ強みを持つ設計事務所、IT系工事会社やプロジェクトマネジメント会社、工事全般を一括で請負うオフィスゼネコン型企業など様々な種類の企業があります。自社のオフィス移転の環境や背景、目的に応じて、必要性、重要性の高い業務を得意分野とするパートナーを選定することが重要になってきます。昨今、多くの企業から、社内コミュニケーションの活性化や業務スピードの向上、イノベーションの創造などを支援するオフィス作りが求められることに鑑みると、オフィス作りのパートナーが有するワークスタイルやオフィス構築のノウハウは、ますます重要視されてきているといえます。
パートナー選定において、各社プレゼンテーションを行うのが一般的ですが、その際、各社の提案の良しあしとともに、担当者(チーム)の採用面接という観点で選考することをお勧めします。技術やコスト評価とともに、期間中その担当者(チーム)と一緒に働くイメージが湧くかどうかという基準で選考するという観点がパートナー選定のポイントです。

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