日本マイクロソフト株式会社様オフィス移転事例紹介

第24回　日経ニューオフィス賞「経済産業大臣賞」他　受賞

部署ごとに共有スペースを設置
より広く、深い、コミュニケーションを可能に。

課題：: コミュニケーション促進

業種：: コンピュータソフトウエア関連

コミュニケーションを促進する仕掛けとしてSmartlnfillを導入

2011年2月に、それまで都内に点在していた5拠点を集約し、品川の高層ビル内に新本社オフィスを構えた日本マイクロソフト株式会社。総フロア面積3万6000m2の大半を占めるオフィスフロアでは、約60%の社員に対してフリーアドレス制を適用しています。スペースの有効活用を考えて導入したものの、固定席のように部署・チームのメンバーが直接顔を合わせながら仕事をする機会が減る可能性を懸念。そこで、社員同士のコミュニケーションを促進する仕掛けとして導入したのが、Smartlnfill (スマートインフィル)でした。

お客様の課題

・フリーアドレス導入により懸念される社員同士のコミュニケーションの低下や、希薄になりがちなグループ感を払拭したい

導入後の効果

・ face to faceのコミュニケーションが活発化
・隙間時間の活用により時間的ロスが減った
・オフィス運営にかかる将来的なコストが軽減

ポイント紹介

「集う」「話す」「保管する」管理運営も各部署に一任

職位や部署を超えたコミュ二ケーションやコラポレーションが容易なことから、近年導入する企業が増えているフリーアドレス。固定席以外のワークスペースをより有効に使いこなすために、移転準備期聞を利用して社員ヘヒアリングを行いました。「結果、部署ごとの要望は実に多様だった」（長坂さん）

「近くに会議スペースが欲しいとか、資料の保管場所が足りないとか、モックアップを使って有効なディスプレイを検討できる場が欲しいとか。やはり、チームごとの拠り所が必要だと感じました」。
そこで、フロア内を会社側が“管理する空間”と“管理しない空間”とに色分け。
部署ごとに“管理しない空間"をあてがい、運営もそれぞれに任せることにしたのです。部署特有のニーズやウォンツに対応できるプラスアルファの空間。その構築のために選んだのが、内田洋行のSmartInfill (スマートインフィル) でした。

関連商品：SmartInfill（スマートインフィル）

フリーアドレスの社員が自席代わりに利用することも

Smartlnfillのフレームを利用して取り外し可能な棚を取り付けたり、梁には調光できる省エネ効果の高いスポットライトを設置。

工ントリーシートを活用して、使い手の二一ズを反映

「Smartlnfillは、建物の躯体から独立しているのでピル設備への影響力が少ない。しかも、将来必要があれば容易に解体や変更ができるフレキシピリティがある。大掛かりな躯体工事が不要という点で、コストメリットは非常に大きいです」（長坂さん）
多様なユーザーニーズに対応できることも、今回のオフィス構築の目的にマッチしたと話します。

共有空間「ハブコミュニケーションスペース」
Smartlnfillを用いて各部署のワークスペース内に設置した共有空間は、「ハブコミュニケーションスペース」と呼ばれています。1力所あたり50～60人で所有するそれは、内部に設置する什器や家具の形や色、外壁の素材や色など、それぞれの部署で自由に決めてもらったとか。
しかし、何を選べばよいのかわからないと戸惑う部署も出てきた。そこで、内田洋行さんと共同制作したエントリシートを活用しました」（長坂さん）。
各種パーツやアクセサリー、家具や内装材などを列記した数十枚に及ぶシートで必要なものをチェックしていけば、自分たちが欲しいユニットができるという仕組みは、社員にも好評だったそうです。

ハブコミュニケーションスペースの設計に用いたエントリーシート（一部）

共有スペースはチームメンバー間の打ち合わせをはじめ休憩や資料閲覧のための空間としても利用されている。

ICTツールとハブスペースが情報伝達をよりスムーズに

「フリーアドレスは総じて自分たちのグループ感というのが希薄になる傾向にあります。でも、ハブに行けば自分たちの製品やメンバーの写真が貼ってあるなど、グループの雰囲気が感じられる。だからフッと立ち寄りたくなる、そんな空気感が出てきています」。
開放的なハブコミュニケーションスペースを設けたことで、社員の会議に対する意識も変わってきたとか。
「ちょっとした隙間時聞を利用して打ち合わせをする様子が増えました。また、居合わせた人の中で自然発生するインフォーマルな会話が、お互いを深く知るきっかけにもなる。これは日々の業務にも少なからず影響すると考えています」 (長坂さん)。

壁際に商品が並ぶハブコミュニケーションスペースの一例。居心地のいい空間で商品を手にしながらのミーティングは、意見が活発化すると好評。

同社は、移転に伴ってユニファイドコミュ二ケーション環境を完全導入。PC1台で電話もメールもオンライン会議も可能となった今、席にいながら情報伝達やコミュニケーションができます。長坂さんは、「ICTツールでのコミュ二ケーションとface to face によるコミュニケーションはそれぞれに特性があります。うまく使い分ければ新しい関係性や発想が生まれたり、生産性があがったりすることにつながるのでは」と期待しているそうです。

「第24回　日経ニューオフィス賞」

＜経済産業大臣賞＞＜クリエイティブ・オフィス賞＞

「第7回　ファシリティマネジメント大賞（JFMA賞）」

＜優秀FM賞＞

ご担当者様の声

管理本部総務・施設管理部
コーポレートリアルエステートグループプログラムマネージャー
認定ファシリティマネージャー長坂将光さん

Smartlnfillの採用で多くの課題を解決できたのが収穫です。

今回のオフィス構築プロジェクトでは、ワークプレイスの有効活用、フリーアドレスに対する不安感の払拭、さらに部署ごとの多様な要望に応える空間設計や在席者1人当たりのワークスペースの拡張と、課題が山積みでした。 Smartlnfillの採用でその多くを解決できたのは大きな収穫です。アクセサリーが豊富で可変性に富み、設置・変更・解体が容易なSmartlnfillは、将来にわたって運用コストを抑えられることも利点ですね。

※記事内容や役職等は取材当時のものです。（2011年9月取材）