株式会社エイチ・アイ・エス 様 オフィス移転 事例紹介

「ツーリズムを通じて、世界の人々の見識を高め、国籍、人種、文化、宗教などを越え、世界平和・相互理解の促進に貢献する。」を企業理念に掲げている株式会社エイチ・アイ・エス様。今回、東京・茅場町にオフィスビルを保有されたのを機に、本社に席を置いていた関東国内旅行事業部が新たなオフィスを構築されました。これまでの概念を払拭し、新しい働き方を推進するオフィスとは。内田洋行はその思いを具現化し、これまでのエイチ・アイ・エス様のオフィスに新風を起こすサポートをさせていただきました。

株式会社エイチ・アイ・エス様が、新オフィスの開所を決められたのは2018年の8月初旬。それと同時に、12月半ばに移転することも決定されました。「本来はプロジェクトチームである程度イメージ化した上でプレゼンという流れにすべきなのですが、今回はタイトなスケジュールでしたので、まずは提案していただくという流れになりました」と、移転プロジェクトリーダーを務められた猿渡 充様。

「当方の意向は3点。将来のことも考えパイロットオフィスになるような新しい取り組みにチャレンジしたいということ。加えて、今回、移転するのは国内旅行事業部がメインなので、来社されるお客様に四季や日本らしさを感じられるオフィスにしたいということ。その上で、スタッフのモチベーションが上がり、誇りを持てる働く場を構築するということでした」と、店舗戦略開発チームとしてさまざまな店舗の立ち上げに携わってこられた岡本 敦様が当時を振り返ります。

内田洋行は、そのご意向を実現すべくチームを結成。今回の移転に対して「人と人」「人と知識」「人と経験」「人と感動」など、いろいろな出会いによって、新しい色が生み出される『PALETTE』をコンセプトにご提案しました。「インパクトがあったのは、総合受付から会議室につながる６階の通路。奥行きとともに、日本の四季が感じられる空間デザインは、まさに来客フロアに求めていたものでした。また、執務室においても、これからの働き方を示唆するさまざまな提案が盛り込まれていて、私どもの想像以上のプランでした」（岡本様）
「提出いただいたプランをベースに最終形に持っていく流れの中、内田洋行さんなら、我々と一緒に新オフィスを創り上げてくれると信頼を置くことができました」（猿渡様）

今回の移転における最大の課題は、これまで１フロアだった執務室が３フロアになることで起こりうる社内コミュニケーションの阻害をいかに回避するかでした。
その対策として内田洋行は、フロアによってデザインや機能に特色をつけて各フロアの魅力を演出。その日の業務や気分によって自分の働く場を自由に選ぶことができ、そのためにフロアを行き来する意識、行動を生み出すプランをご提案しました。
３フロアのうち、特に７階はコミュニケーションを重視した活動的で開放的なワーキングスペースを構築するなど、フロアが分かれることを逆手に取り、変化が生じることで新しい出会いの誘発を目指しました。

「まだ入居して間もないので、どこが働きやすいか、誰とどういうふうに座ったら話がしやすいかなど、試行錯誤していろいろなところに座っている段階ですが、それがいい活気につながっていると思います。これまで同じ部署にいても業務が違うために席が離れていて接点がなかった人と、新オフィスに来てから話をする機会が増えたという声を良く耳にします」と河村 智子様。

実はエイチ・アイ・エス様の業務部門でフリーアドレスを導入したのは今回が初めて。従業員の方々には不安や抵抗感もあったと言います。「依頼することが決まった時点で内田洋行さんのオフィスに伺い、実際にフリーアドレスを活用されている場を見学させていただいたことは大きかったですね。すごく勉強になり、その後の運用マニュアルの作成やスタッフへの説明にも大変役立ちました」（猿渡様）
6階の来客スペースの一角に設けられたリフレッシュスペースも、従業員交流の場として大いに活用されています。

移転に当たっての断捨離には、スタッフの方々から少なからずの抵抗もあったそうですが、実際に荷物や書類の整理・分別に取りかかると、いっぱいだと思っていた書類庫に空きスペースがあったり、使っていない古い書類がそのままだったりと、かなりの削減ができることがわかったそうです。その上で、各自2割を目標に荷物の削減を推進したところ、「現時点では余裕を持って荷物を収納できています」と河村様。

「上長席を設けず、フリーアドレスにしたことで、今後の組織改編にも柔軟に対応できるオフィスになりました。これまで、組織改編の度に、固定電話やデスクの移動などでかなりの手間と経費がかかっていましたが、それがフリーになったことは大きいですね」（岡本様）。
「社内外の方からの評判も上々で、第一声としてはすごくきれいだねと。それに加えて、スタッフが元気に明るく働いているねという前向きな言葉ももらえ、とてもうれしく思っています。ただ、個人的にはこれがスタートだと思っています。160人前後いるオフィスをどう運用していくかが今後の課題です」（猿渡様）。

3月からは各部署のチームリーダーで形成するプロジェクトチームをつくり、オフィスに関する改善を中心に、さまざまな働き方について話し合うことも計画されているそうです。これからも株式会社エイチ・アイ・エス様が目指される働き方変革に向けて、内田洋行はサポートを続けさせていただきます。