株式会社エイチ・アイ・エス 様 オフィス移転 事例紹介

既成概念を取り払い、「日本の旅」にふさわしい新オフィスを構築。

業種:
旅行事業
「ツーリズムを通じて、世界の人々の見識を高め、国籍、人種、文化、宗教などを越え、世界平和・相互理解の促進に貢献する。」を企業理念に掲げている株式会社エイチ・アイ・エス様。今回、東京・茅場町にオフィスビルを保有されたのを機に、本社に席を置いていた関東国内旅行事業部が新たなオフィスを構築されました。これまでの概念を払拭し、新しい働き方を推進するオフィスとは。内田洋行はその思いを具現化し、これまでのエイチ・アイ・エス様のオフィスに新風を起こすサポートをさせていただきました。
お客様の課題
  • ・ 提案からオフィス移転までは3ヶ月余り。その期間で確実にオフィスを構築することが必須
  • ・ これまでワンフロアだったオフィスが3フロアになる状況で、いかにして社内コミュニケーションを図るか
  • ・ 従業員のモチベーション向上に寄与し、誇りを持って働けるオフィスにしたい
UCHIDAの支援
  • ・ デザインやコンセプトの提案から実施まで、経験豊富な専門家チームがスピーディーかつフレキシブルに対応
  • ・ フロアごとにデザインや機能の特色を打ち出し、その日の業務や気分で働く場を自由に選択することで、新しい出会いやコミュニケーションを誘発するプランを提案
  • ・ 多様なワークスペース、意匠性の高い来客スペースといった空間デザインに加え、フリーアドレスの導入支援など、働き方変革に向けた取り組みを全面的にサポート

ポイント紹介

タイトなスケジュールで求めたのは
一緒に新オフィスを創りあげてくれるパートナー

株式会社エイチ・アイ・エス様が、新オフィスの開所を決められたのは2018年の8月初旬。それと同時に、12月半ばに移転することも決定されました。「本来はプロジェクトチームである程度イメージ化した上でプレゼンという流れにすべきなのですが、今回はタイトなスケジュールでしたので、まずは提案していただくという流れになりました」と、移転プロジェクトリーダーを務められた猿渡 充様。
「当方の意向は3点。将来のことも考えパイロットオフィスになるような新しい取り組みにチャレンジしたいということ。加えて、今回、移転するのは国内旅行事業部がメインなので、来社されるお客様に四季や日本らしさを感じられるオフィスにしたいということ。その上で、スタッフのモチベーションが上がり、誇りを持てる働く場を構築するということでした」と、店舗戦略開発チームとしてさまざまな店舗の立ち上げに携わってこられた岡本 敦様が当時を振り返ります。
内田洋行は、そのご意向を実現すべくチームを結成。今回の移転に対して「人と人」「人と知識」「人と経験」「人と感動」など、いろいろな出会いによって、新しい色が生み出される『PALETTE』をコンセプトにご提案しました。「インパクトがあったのは、総合受付から会議室につながる6階の通路。奥行きとともに、日本の四季が感じられる空間デザインは、まさに来客フロアに求めていたものでした。また、執務室においても、これからの働き方を示唆するさまざまな提案が盛り込まれていて、私どもの想像以上のプランでした」(岡本様)
「提出いただいたプランをベースに最終形に持っていく流れの中、内田洋行さんなら、我々と一緒に新オフィスを創り上げてくれると信頼を置くことができました」(猿渡様)

フロア間のハシゴになるオフィス空間の実現で、
新しいコミュニケーションを創造

今回の移転における最大の課題は、これまで1フロアだった執務室が3フロアになることで起こりうる社内コミュニケーションの阻害をいかに回避するかでした。
その対策として内田洋行は、フロアによってデザインや機能に特色をつけて各フロアの魅力を演出。その日の業務や気分によって自分の働く場を自由に選ぶことができ、そのためにフロアを行き来する意識、行動を生み出すプランをご提案しました。3フロアのうち、特に7階はコミュニケーションを重視した活動的で開放的なワーキングスペースを構築するなど、フロアが分かれることを逆手に取り、変化が生じることで新しい出会いの誘発を目指しました。
「まだ入居して間もないので、どこが働きやすいか、誰とどういうふうに座ったら話がしやすいかなど、試行錯誤していろいろなところに座っている段階ですが、それがいい活気につながっていると思います。これまで同じ部署にいても業務が違うために席が離れていて接点がなかった人と、新オフィスに来てから話をする機会が増えたという声を良く耳にします」と河村 智子様。
実はエイチ・アイ・エス様の業務部門でフリーアドレスを導入したのは今回が初めて。従業員の方々には不安や抵抗感もあったと言います。「依頼することが決まった時点で内田洋行さんのオフィスに伺い、実際にフリーアドレスを活用されている場を見学させていただいたことは大きかったですね。すごく勉強になり、その後の運用マニュアルの作成やスタッフへの説明にも大変役立ちました」(猿渡様)
6階の来客スペースの一角に設けられたリフレッシュスペースも、従業員交流の場として大いに活用されています。

新しい環境が、新しい働き方を牽引。
今がスタートと心得、運用において変革を推進

移転に当たっての断捨離には、スタッフの方々から少なからずの抵抗もあったそうですが、実際に荷物や書類の整理・分別に取りかかると、いっぱいだと思っていた書類庫に空きスペースがあったり、使っていない古い書類がそのままだったりと、かなりの削減ができることがわかったそうです。その上で、各自2割を目標に荷物の削減を推進したところ、「現時点では余裕を持って荷物を収納できています」と河村様。
「上長席を設けず、フリーアドレスにしたことで、今後の組織改編にも柔軟に対応できるオフィスになりました。これまで、組織改編の度に、固定電話やデスクの移動などでかなりの手間と経費がかかっていましたが、それがフリーになったことは大きいですね」(岡本様)。
「社内外の方からの評判も上々で、第一声としてはすごくきれいだねと。それに加えて、スタッフが元気に明るく働いているねという前向きな言葉ももらえ、とてもうれしく思っています。ただ、個人的にはこれがスタートだと思っています。160人前後いるオフィスをどう運用していくかが今後の課題です」(猿渡様)。
3月からは各部署のチームリーダーで形成するプロジェクトチームをつくり、オフィスに関する改善を中心に、さまざまな働き方について話し合うことも計画されているそうです。これからも株式会社エイチ・アイ・エス様が目指される働き方変革に向けて、内田洋行はサポートを続けさせていただきます。

スペース紹介

ご担当者様の声


左)株式会社エイチ・アイ・エス 関東販売事業部 店舗戦略開発チーム チームリーダー 岡本 敦 様
中)株式会社エイチ・アイ・エス H.I.S. JAPAN 国内旅行営業本部 関東国内旅行事業部 関東国内旅行営業グループ グループリーダー 猿渡 充 様
右)株式会社エイチ・アイ・エス 国内旅行事業本部 関東国内旅行営業グループ 河村 智子 様

タイトなスケジュールでしたが、内田洋行さんとは10年近いお付き合いになるので、安心してお任せできました。その一方、保守的な提案になるのではと思っていたのですが、その予想を覆す斬新なプランを出してくださった。「せっかく新しいオフィスをつくるのだからチャレンジを」という思いを見事に具現化していただき、感謝しています。(岡本 様)

プランを詰める段階で、さまざまな要望を言わせていただきました。それに対し、内田洋行のチームの皆さんは迅速に応えてくださった。それによって、どんどん信頼が深まりました。熱意を持って取り組んでくださったことに感謝しています。そしてこれからも、引き続きご指導をお願いしたいと思っています。(猿渡 様)

移転プロジェクトに初めてかかわったので不安でいっぱいでしたが、例えば、フリーアドレス導入に際しては「内田洋行ではこうしています」と実際に運用されているところでのアドバイスをしてくださるなど、働き方についてもいろいろご提案をいただき、私も実感と自信を持ってスタッフに説明することができました。ありがとうございました。(河村 様)

※記事内容や役職等は取材当時のものです。(2019年2月取材)

担当営業の声


株式会社内田洋行
営業本部 オフィスエンジニアリング事業部
長澤 晋

エイチ・アイ・エス様のこれからの働き方に向けてのご提案を受け入れていただき、感謝申し上げます。ご信頼いただき、加えて「予想以上」と評価くださったことが私個人としても、とてもうれしかったです。これからも精一杯、いろいろな専門スタッフを引き入れて、最大限のパフォーマンスで提案をしていきますので、引き続きよろしくお願いいたします。

お客様について株式会社エイチ・アイ・エス

日本発の海外旅行を主軸とした旅行事業で成長されてきた株式会社エイチ・アイ・エス様。現在は、海外・国内旅行事業のほか、ホテル事業、テーマパーク事業、エネルギー事業など、幅広い事業も手掛けられています。「世界平和と相互理解の促進に貢献する」という企業理念のもと、その社会的使命を果たすためチャレンジを続けております。

導入された商品・ソリューション

お役立ち資料のご紹介

ご相談・お問い合わせ

お電話での問い合わせ フリーダイヤル 0120-077-266 祝祭日を除く月曜日から金曜日 午前9時~午後5時
  • カタログのご紹介
  • 体感する“場” ショールームのご案内

ウチダのご案内

UCHIDA MORE INFORMATION

カタログ

カタログ

ウチダオフィスカタログ、iCata など

「体感する“場”」ショールーム

ショールーム

拠点一覧、見学のご予約など

お問い合わせ・資料請求

お問い合わせ・資料請求

ご相談、お見積りのご依頼など

お電話での
お問い合わせ
  • フリーダイヤル
  • 0120-077-266
  • 祝祭日を除く月曜日から金曜日
    午前9時~午後5時

TOP