株式会社ベルシステム24 様会議室不足の解消事例紹介

移転を機に予約システム導入
効率的運用と会議時間短縮に成功

課題：: 会議室不足の解消

業種：: サービス業

移転前の慢性的会議室不足の解消を目指した、予約システム導入。

プロジェクト型の業務が多く、社内外ともに打合せが多いベルシステム24様。移転前は常に会議室不足に悩まれ、貸し会議室も利用されていたのを、移転を機にその解消を実現しました。

お客様の課題

・会議室不足を解消したい
・会議室の予約管理を効率化したい

導入後の効果

・会議室の効率的運用が実現
・会議室管理の手間が大幅に軽減

ポイント紹介

利用者が自席のパソコン、会議室前の端末から簡単に会議室を予約できるシステム

以前は受付で、紙台帳での管理だった会議室予約を、会議室予約システムを導入することで解消。自席のパソコンや会議室前・内に取り付けられた端末で、だれでも簡単に予約が行えます。

会議室フロアに設置された集中端末。空き状況を見て、自席のパソコンにもどることなく、その場ですぐ予約できる。

会議室を予約する際は、まず空室を検索。使用したい部屋（スペース）を選択し、日時、部署名を入力し、「予約ボタン」をクリックする。また、オープンなミーティングエリアもテーブルごとに予約ができる。

社員用会議室の端末は、通常どおり、通路側に設置されている。

来客用の会議室では、端末を室内に設置。企業名を他のお客様に見せないようにするための配慮。

“お知らせメロディ” で会議時間短縮

社内会議用の一部会議室には、予約の終了5分前に、お知らせメロディーがなるようにカスタマイズ。会議の定時開始／終了に役立っています。

ご担当者様の声

トラブルなく、予約管理が簡単になりました。

以前は紙台帳の管理だけでなく、予約が重複した場合の調整も受付がしなければならず対応が大変でした。STSの導入で、各自が自席から自分で予約できるようになり、予約が重なった場合も当事者同士が直接調整すればよくなったので、管理者の手間が大幅に軽減されました。導入してから、これまでトラブルも苦情もほとんどなく、これがなによりの利用者の評価ではないかと思っています。

（2010年11月取材）