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会議室予約管理システム「SmartTimeShare ValueEdition」

便利な予約システムと利用状況分析で会議室の運用改善!

会議室予約システム「SmartTimeShare ValueEdition(スマートタイムシェアバリューエディション)」は、会議室前のタッチパネル式表示端末と、自席パソコンのwebブラウザの両方から、会議室の予約と利用状況の把握ができるシステムです。予約時間になっても、「入室」されない予約は、 自動キャンセルすることができるので、実際には使われない「空予約」を解消し会議室の稼働率を向上させます。 効率的に会議室を管理することで、会議室にかかるコスト削減にもつながります。

カタログはこちら

このような会議室の問題を解決します!

会議室の運用で困っている総務の皆様

  • 会議室の利用実態が分からず、どう管理改善すれば良いか分からない。
  • 利用者から会議室が足りない、予約がとりにくいと不満を言われている。
  • 新たに会議スペースを作るコストを抑えたい。

会議室の予約で困っている利用者の皆様

  • 会議室を押さえたいが、予約がとりにくい。
  • 利用されていないのに予約が入っているので使えない。
  • どの部屋を予約したか忘れてしまい、確認するのが面倒。

SmartTimeShare での会議室運用の流れ

会議予約

  • 自席からの簡単アクセス
    会議室を自席の個人PCから、ブラウザで簡単に予約することができます。
  • 条件を入力して検索
    条件を指定して、空いている会議室を検索することができます。
  • 会議室前でも予約可能
    会議室前の部屋前端末から、その場で予約することもできます。

会議開始

  • 「入室」で会議スタート
    予約時間になり、会議室の利用を開始する際は、部屋前端末で「入室」ボタンを押します。ブラウザ予約時に入力した利用目的が部屋前端末に表示されるので、どの部屋を予約したか一目瞭然です。
  • 自動キャンセル機能
    設定時間経過後、「入室」されなかった予約は空予約と見做し、自動で予約をキャンセルします。キャンセルされた予約は、その時間帯に再予約可能なため、会議室の稼働率を向上させます。

会議終了

  • 「終了」で別の人が再利用
    会議終了後、予約時間がまだ残っている場合は、「終了」ボタンを押します。これにより、残り時間がキャンセルされ、別の人が予約することができます。
  • 延長機能
    会議室の予約時間を延長したい場合は、「延長」ボタンを押します。予約されていなければ、その場で延長することが可能です。

利用実態分析

  • 運用をグラフで分析・改善
    会議室の予約、利用実態を確認することができます。このデータを基に、会議室の運用を改善し、最適な会議室管理によるコスト削減を実現します。
グラフ表示されるデータ
  • 1.月別稼働率
  • 5.会議室別参加人数比率
  • 2.時間帯別稼働率
  • 6.会議室別ステータス比率(自動キャンセル率の確認)
  • 3.会議室別予約種別比率
  • 7.所属部門別ステータス比率(自動キャンセル率の確認)
  • 4.部門別利用時間
  • 8.会議室別稼働時間

SmartTimeShare 導入効果(当社利用実績より)

内田洋行の会議室に SmartTimeShare を導入して、約半年間の利用実績から平均値を算出しました。
以下は、6~10名が利用する会議室5部屋を対象としたデータです。その結果、SmartTimeShare の自動キャンセル機能により、会議室の稼働率が約20%も向上しました。

  • 事前に予約した会議室のキャンセル率
  • SmartTimeShareの自動キャンセル機能により稼働率が向上
件数 利用時間
1会議室あたり事前平均予約件数(月度) 82件 133時間
事前予約通り利用された平均月度件数 55件 72.5時間
自動キャンセルされた平均月度件数 27件 60.5時間
自動キャンセルからの再利用平均月度件数 11件 17.1時間
1会議室あたり実際に利用された件数 66件 89.6時間

※ あくまでも当社利用データからによる参考値であり、お客様環境での稼働率の向上を保証するものではありません。

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