リコーリース株式会社 様オフィス移転 事例紹介

リコーリース様が、豊洲にオフィスを構えられたのは2008年のこと。それまでは比較的小さなビルの複数フロアを賃借していましたが、巨大なオフィスビルの大きなワンフロアに集結することで、営業・業務間の連携をはじめとした社内コミュニケーションを円滑にすることがねらいでした。
そうした環境下、リコーリース様では、働き方改革、ペーパーレス、営業・業務効率化などに関するプロジェクトが複数起動。その中で、豊洲に事業所があることによるデメリットも議論されるようになってきたそうです。

「立地の問題から、営業のクライアント先へのアクセスが非効率、採用に不利な面があるといった課題が各プロジェクトから出てきました。これは10年という時代の変化の中で浮き彫りになってきたこと。サテライトオフィスや在宅勤務など、多様な働き方を制度化している中に、都心への移転も1つの戦略ではないかと検討を開始しました」と執行役員の荒木優一様。

そこで2018年12月に立ち上げたのが「New Work Design推進室」。ここに移転プロジェクトの専任メンバーが配置されました。
「New Work Design推進室の専任メンバーは室長と私の２人。当初、専任は不要ではないかという意見もありましたが、それでは1年足らずで新事業所開設は難しかったと思います」と福田純一様。 New Work Design推進室と各部門から選出されたメンバーの約10人で、新事業所開設プロジェクトがスタートしました。

移転先の物件を決定したのち、プロジェクトのパートナー選択に着手。
「新事業所には、経営管理本部、人財本部、エリア営業本部、事業開発本部など、約300人が移ります。また、会議室やリフレッシュエリアも必要。都心物件の限られたスペースをいかに有効活用するかが大きな課題でした」（荒木様）

コンペに参加した5社の中、お選びいただいたのは内田洋行。
「いわゆるパッケージ商品を押してくる企業がある中、私たちの要望を具現化するための提案をしてくれたのが内田洋行さんでした。プランの練り直しをする過程においても、ふと漏らした言葉をていねいに拾いあげてくれました。例えば、受付の給茶をやめたいという話を聞き漏らさずに、すぐに冷蔵庫のサービスを提案してくれ、しかもその提案書のペットボトルのイラストのラベルにはRICOHと小さく入っている。そんな細やかな提案を迅速にさりげなくしてくれました」（福田様）

お二人が気に入られているエリアがオフィスを取り囲むように配置されたコモン・アベニューというエリア。大通りや並木道という意味のAVENUEに、誰でも自由に使うことができるという意味を込めて名付けたエリアで、ファミレス席やハイテーブル、集中席など、業務や打ち合わせの内容に合わせて働く場所を自由に選択できるエリアです。
「加えて、フリーアドレスの執務室のテーブルやイスもさまざまなタイプが取り揃えられています。見ていると１日の間にいろいろな場所に移動して仕事をしている人が結構いる。うまく使ってくれている社員が多いと感じています」（荒木様）

「この事務所に移転して、開口一番「エンゲージメントがあがりました」と言った入社2年目の社員がいました。社員のことを考えてのファシリティマネジメントは、仕事の質の向上とともに、会社へのロイヤルティにも大きな効果があると改めて感じました」と荒木様。

紀尾井町事業所は13階と14階の2フロアに分かれており、ゾーニングにも頭を悩ませました。結果的に、フロア全体が使える14階に営業と営業事務の執務席、受付・応接スペース、リフレッシュスペースを設置。主要機能を結ぶ「LOOP LINE」という発想の動線を設け、偶発的な出会いと効率的な移動を共存させています。

フロアの半分を賃借している13階は、役員エリアと本社スタッフらの執務室に割り当てました。
全体的にシンプルで明るい印象な中、受付や役員エリアには重厚感が、執務席、リフレッシュスペースにはカジュアルさがあり、視覚的にも変化を感じさせています。

フリーアドレス化に伴い、個人の持ち物はキャビネットに納まる量に制限。当初は反発もあったと言いますが、「スペースに余裕があるから置いてしまうのであって、場所がなければ不要なものは捨てざるを得ない。そこは意識づけが大事だと思います。ただ、我々の業務には契約書が欠かせなくて、そのペーパーレス化は遅れています。将来的にはITを駆使して業務フローを改善し、本当に快適な仕事ができるようにしていきたいですね」（荒木様）
「まだ入居から間もないこともあって、不満の声はあまり聞こえません。何か課題が発生したら、今後も内田洋行さんに相談して改善していきたいと思っています」（福田様）