公益財団法人 慈愛会 様 遠隔会議 事例紹介

正確かつタイムリーな情報共有で、
業務の効率化と有機的な組織を実現。

課題:
コミュニケーション強化
移動コストの軽減
業種:
公益財団法人

複数拠点で情報伝達をより正確に、スピーディに行うために
「Vidyo(ヴィディオ)」を導入

「医療の原点は慈愛にあり」という理念のもと、鹿児島市内および奄美大島・徳之島で複数の病院・施設を運営する公益財団法人慈愛会。日々の業務では、高度かつ専門的な知識を備えたスタッフの的確な判断・迅速な対応が欠かせません。また、スタッフ間の情報共有や濃密なコミュニケーションも医療や介護の現場を支える大きな力となります。離島も含めた複数拠点で情報伝達をより正確に、スピーディに行うために導入を決めたのが「Vidyo(ヴィディオ)」でした。
お客様の課題
  • ・ メールやペーパーによる情報伝達に限界
  • ・ 拠点の異なるスタッフとも意思の疎通を図りたい
導入後の効果
  • ・ 正確かつスピーディに情報共有
  • ・ 業務の効率化および移動コストの軽減
  • ・ スタッフ間のコミュニケーションがスムーズに

ポイント紹介

遠隔会議システム「Vidyo」で情報をタイムリーに共有

多くの企業と同様、慈愛会の日々の業務は朝礼から始まります。朝礼に参加するのは「Vidyo」でつながる市内外5つの病院と2つの施設。本部からは理事長の指示や業務連絡を伝え、また必要に応じて各拠点から報告や相談が行われるなど、活発なコミュニケーションが繰り広げられます。
実は「Vidyo」を導入する以前は、本部での朝礼後、その内容を議事録にまとめ、各拠点にメールで配信していたとか。しかし、「各施設・スタッフとも日常的に多忙ですから、伝えたはずの情報が見落とされることも。話し手の声のトーンや表情までフォローできない、臨場感に欠けるペーパー資料は、真意が伝えきれないことも悩みでした」(田中さん)。こうした課題の解決策として遠隔会議システムに着目。使い勝手とコストパフォーマンスの良さが、「Vidyo」を選んだ決め手でした。
田中さんのパソコン画面に映し出された進行中の会議管理画面。

スタッフ間の信頼関係や業務連携の強化にも効果

「遠隔会議システムは情報が一方通行にならず、face to face の相互コミュニケーションを図れるのが利点」(田中さん)。その効果を実感するスタッフも増えているそうで、佐々木さんによれば、「朝礼だけでなく、看護部長や薬剤師など職位単位の会議でも積極的に使われています。緊密なコミュニケーションがとりにくい離島勤務のスタッフとも、顔を見て話をすることで意思の疎通が図りやすくなったと聞いています」。
また、正確な情報をタイムリーに共有できる環境が、組織を少しずつ変容させているとも。「情報を得たとき、職位や部署単位で『ならば次はこれが必要だ』とか『いずれここに影響するかも』といった予測や心構えができる。結果、素早い対処が可能になります。人と人、施設と施設の連携もうまくいく。そうした意味で、より有機的な組織になった気がします」(田中さん)。
「こうした効果は、私たちが基本方針とする地域に根付いた医療・介護サービスの提供にもつながる。『Vidyo』の導入が複層的な効果を生んだことに満足しています」(佐々木さん)。

操作がたやすい機器はベテランスタッフにも好評。

ご担当者様の声


(左)
理事長室副主任 佐々木大輔さん
(右)
総務課副主任 田中佑樹さん

会議のための出張も減り、移動コストやスタッフの負担感が軽減できた。

複数の拠点を接続できるうえ、既存のパソコンを利用できるのが「Vidyo」の魅力。導入・運用・保守にかかる手間やコストを抑えることができました。また、さくさく動くのでストレスを感じない。離島との会話でも遅延や画像の乱れはほとんどありません。会議のための出張も減り、移動コストやスタッフの負担感が軽減できたことも大きな効果。今後は職位単位の会議はもちろん、職員間のつながりを広げ深められる活用法を考えていきたいです。

お客さまについて公益財団法人 慈愛会 様

医療の原点は、慈愛にあり

昭和9年に産婦人科医院として事業を開始し、昭和25年に財団法人慈愛会を創立。鹿児島市の中心地に位置する今村病院(右写真)をはじめ市内外で5院、ほか介護老人保健施設や看護専門学校などを運営。2011年3月に鹿児島県知事から公益財団法人として認定された。

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