ＪＡ三井リース株式会社 様 会議スペースの効率化 事例紹介

2016年1月に移転されたJA三井リース様。フリーアドレスや書類削減など、ワークスタイルを大きく変える新しい取り組みにチャレンジされました。その際に同時に取り組まれたのが、会議スペースの効率化でした。

「社内では「会議室が足りない」という課題があったため、過去の応接スペースの利用データを分析したところ、社内打ち合わせや採用面接などの、応接以外の利用が多く見られました。そこで、執務エリアに会議スペースを設けたほうが効率的なのではないか、ということで、応接室を16室から10室に減らしました。その代わりに、執務スペース内に打ち合わせスペースを設けることにしました。」 (人事総務部　総務室　ビジネスリーダー　高田朋志様)

応接室と会議・打ち合わせスペースのいずれにも、資料を共有するためのモニターを設置されています。
「ペーパーレスの取組みの一環という目的もあり、モニターを導入しました。せっかく導入したものをフル活用してもらうために、簡易的なツールも導入したい、と考えていました。(高田様)」
そんな矢先、移転の打ち合わせで内田洋行にご来社された際に、担当営業がプレゼンのためのツールとして使用していたのが、無線投影ツール「ClickShare」でした。
「ソフトなどをインストールしなくても良いのでとても簡単で良い、ということで、採用に至りました。」(高田様)

JA三井リース様の以前の会議室では、打ち合わせ時にはプロジェクターを使用して、有線で接続して資料の投影を行っていました。しかし、接続方法の問い合わせや「映せない」という問い合わせなどが管理者である総務室に寄せられていました。また、ユーザーにとってはセッティングの手間がかかるなど、業務効率を下げる原因のひとつにもなっていました。

ClickShareを導入してからは、初めて使う人でも簡単なレクチャーだけで即使えるようになり、営業マンのプレゼンから役員会議まで幅広い会議の場でご活用頂いています。


オフィスの一角に設けられた打ち合わせスペース。ClickShareボタンを挿してあるPCが置かれている。PCは無線LANに接続されており、ログインすると自席のシンクライアント端末の情報がすぐに共有できる。

また、これらの応接室の予約システムとして、グループウェア連携型会議室予約システム「SmartRooms」を導入されました。
JA三井リース様では、従来、応接室の予約は、受付に電話で空き状況を確認し、予約していました。しかし、受付の不在時や業務時間外などには対応できず、「お客様が急に明日来られることになったが、応接室の空きがわからない」という状況がよくありました。また、予定がキャンセルになったのに応接室予約はそのままという「カラ予約」も多く見られていました。

移転を機に、SmartRoomsを導入したことで、ネットワークにつながるデバイスであればどこからでも予約ができるので、会議室予約の不便さも解消されたといいます。
「クラウドベースのシステムだと、システムのバージョンアップにも対応でき、常に最新のシステムを利用することができるので、管理面でも安心です。(高田様)」


各部屋に部屋前端末が設置されており、入室時に「入室ボタン」を押す。入室されずに一定時間が経過すると予約が解除され、「再利用」ができる。

会議スペースの運用や設備を一新され、働き方を大きく変えられた三井リース様。
今後は、業務用PCの無線LAN化やペーパーレス会議システムの導入などを検討されており、現在推進しているペーパーレスへの取り組みが、さらに加速することになりそうです。