Change Working コラム

プロセスとコミュニケーション（その１）

2014年10月03日

前回、前々回のコラムでは、「情報や知識の扱い方」「組織の風土」という切り口からワークスタイル変革について考えてみました。次に、今回と次回の２回で「プロセスとコミュニケーション」について考えてみたいと思います。ワークスタイルを考える際に、切り離すことができないものが、この仕事のプロセスとコミュニケーションです。

仕事のプロセスは業務改善やBPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）などの分野で、ワークフロー（仕事の流れ）の最適化という視点で取り組まれることが多いテーマだと思います。もちろん、仕事のムリやムダを見直し、よりシンプルでスマートな流れを設計し、最適なシステムでそのフローをドライブすることは重要な業務改革と言えるでしょう。しかし、そのプロセスに関わるオフィスワーカーの仕事の仕方は、果たして“シンプルでスマート“と言える状況でしょうか。

ワークスタイル変革における「プロセス」とは、仕事の個々の局面におけるひとの行動（アクティビティ）やその元になっている意識（メンタリティ）を見直し、より“シンプルでスマート“な働き方にすることを意味しています。

例えば、営業担当者がプレゼンテーションを行う、という業務を見てみましょう。仕事の流れとしては「プレゼンテーションを設定する」「プレゼンテーションの準備をする」「プレゼンテーションを行う」「結果をフォローする」といった感じになるかと思います。

流れとしては手戻りや冗長性も無く順当なものですので、ワークフローとしては特に問題はありません。しかし、これをワークスタイルの視点から見ると、いろいろな論点がでてきます。「プレゼンテーションを設定する」ときのアポイントの取り方はどんなやり方がお客様にとって良いのだろう、「プレゼンテーションの準備をする」ときにどのような材料をもとにどのようなメンバーでどんなスタンスでディスカッションすると説得力があるプレゼンができるのだろう、など、プロセスの個々のアクティビティ（行動・動き方）やメンタリティ（意識）を見ていくと、より創造的な成果を効率的に挙げるための改善点や改革テーマが数多く見つかるはずです。

ワークスタイル変革とは、このような日々の業務の進め方を、より“シンプルでスマート“な形になるように常に見直していくことに他なりません。故に、社員全員の参画や、イベントに終わらせない息の長い取り組みが大切となります。また数多くのイシューのなかでどのテーマに取り組むか、という優先順位も重要です。地味な取り組みに見えるかもしれませんが、うまく回り始めると仕事の現場で「これは変わったな!」という成果を実感することも多いと思います。次回は仕事のプロセスの中でとても重要なアクティビティであるコミュニケーションについて考えてみたいと思います。

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