大樹生命保険株式会社 様オフィス移転事例紹介

「移転計画がスタートした2022年度は、企画部門主体で各所の意見を集約しました」と、当時、企画部所属だった黒川亮祐様。本社全員対象のアンケート調査のほか、社内の若手社員による部署横断型プロジェクト「Miraiju」でも「どんなオフィスにしたいですか？」をテーマに取り上げて意見の聞き取りを実施。その中で出てきた、立地の改善、グループアドレスの採用、コミュニケーションの強化などを踏まえて基本計画を立案されました。その後2024年に発足したのが、黒川様と北原史隆様、田中茜様、浦田佳歩様の4人のメンバーによる本社移転推進グループです。

本プロジェクトのパートナーにお選びいただいた内田洋行がまず行ったのは、各部門から選出された約50人による集合セッション（ワークショップ）。大樹生命様の業務が多様なことから、「管理」「営業」「お客さまサービス」など6つのグループに分け、それぞれの現状の働き方、目指したい働き方をディスカッションしていただきました。「うちの会社ってこんなに部門によって働き方が違うということが可視化されて、それは私たちにとっても発見でした」と田中様。「それまでも意見の吸い上げを行っていましたが、このセッションで、働く場は一律ではなく業務に応じて変えていくべきだということがさらに明確になりました」と北原様も振り返られます。

集合セッションなどで出てきた意見を集約し、生まれたのが「オフィスに集う、大樹に集う。」というデザインコンセプトです。これには、「各部門が一つの場所に集まることにより新たな価値が生まれ、大樹の幹がさらに大きくなるように。オフィスに集められる、ではなくオフィスに集まるように」という思いが込められています。その思いは、各フロアの執務エリアの中央に設置したリフレッシュスペース（コーヒーサーバーや菓子棚等）や27階のリフレッシュエリアに造作した円形カウンターをはじめ、杉板の壁や木質の什器、全体にバランスよく配置された植栽などから、オフィスのどこにいても感じることができます。

また、オフィス空間における機能的なポイントとして、「Team-Base（チーム力を高める場）」「Co-place（部門を超えてシェアする場）」「Proud（働きたくなる場）」を設定。この3つを部門の業務や働き方に合わせて調整して組み合わせ、グループアドレスによるABWを実現しました。 「4拠点の合計より面積は約3割減りましたが、ペーパーレス化の推進や、ビルの特徴である曲線や大きな窓を生かした、壁で遮らないレイアウトの効果で広がりを感じます」（黒川様）。「どこでも仕事ができる環境なので、より余裕を感じます」（浦田様）

「当初、ABWに関して、部下がどこにいるのかわからないという不安を抱えていた管理者もいました。しかし、スタートすると見つけることはそう大変ではなく、逆に日や時間によって隣に違う人が座るのでコミュニケーションが増えるきっかけにもなったという声が届いています」と黒川様。「執務室フロアの中央にリフレッシュスペースを設けたのがミソだと思います。それぞれの目的でフロアの人々がここに集いますし、移動中に声を掛け合うなど、部門を超えたコミュニケーションが活性化しています」と田中様。さらに27階のリフレッシュエリアでは、5フロアをまたがるコミュニケーションが生まれています。

「会社に来たいから今まで週2だったリモートワークを週1に減らしたという同僚もいて、とても好評です」と浦田様。「オフィスに集うことで、コミュニケーションがより深まっている感じですね。お客さまにもアクセスの良さが好評ですし、オフィス選びは立地も重要だなと実感しています」（北原様）

プロジェクトがスタートして、コンセプトやレイアウトなどを次々と決める中で、本社移転推進グループの皆様が並行して取り組んだのは、従業員の皆様への発信でした。
「どんなにいいオフィスや働き方でも、おしつけられた感を与えてしまうと従業員はついてこない。皆さんに本社移転の意義を浸透させて、自分のことだと感じてもらえよう工夫を講じました」（北原様）。その一つがイントラで発信した「本社移転通信」。単に進捗情報を伝えるだけでなく、移転先周辺のお店の情報やクイズ、イラストなども取り入れた、読みやすく興味を引く内容で、配信を心待ちにする熱烈なファンもいたそうです。「その際、本社だけずるいという声はできるだけ抑えたいとバランスには留意しました」と黒川様。「その甲斐あって、支社や営業部からも、本社がこんなに素敵になって誇らしいというポジティブな言葉をもらっています」（田中様）

またDX戦略部とともに、AIを使って構築したFAQのシステムもたいへん好評だったとか。ちょっとした疑問などをAIに気軽に相談できる環境が、従業員の皆様の不安を払拭し、納得感を高めながら進行できた大きな要因だと思います。

最後に、大規模な移転プロジェクトをやり遂げるうえでポイントにしたことをうかがいました。

「大事にしたのは、みんなが参画する雰囲気づくり。そのうえで、なぜこういう働き方に変えるのか、どうしてこういうスペースを設けるのかをしっかり腹落ちするまで説明しました。移転後にみんなが前向きに取り組んでくれたのは、このプロセスを重視したからだと思います」（黒川様）

「同じイメージ感を持つまでしっかり擦り合わせることが大事だと思いました。ここはこういう働き方をする場だといったことを言葉や文字だけでなく、パース図なども使って示すと、具体的にイメージできましたと納得してもらえました」（浦田様）

「急がば回れだなと正直に思いました。これで行けるだろうと見切り発車すると、それは違うんですと後から言われることが多くて。ヒアリングに時間をかけたほうが結局は早いと身に沁みました」（田中様）

「まずは最初に、目指すものは何か、何を重視するかといった方向性をしっかり議論して決め、それを経営層と共有してからレイアウトなど具体的なことに着手できたことが、本プロジェクトがうまく進んだ要因だと思います。そうした進め方、従業員の巻き込み方といった面でも、内田洋行さんのサポートが大きかったです」（北原様）