株式会社商船三井 様 Surface Hub(サーフェスハブ)導入 事例紹介

Surface Hub(サーフェスハブ)の導入により、会議を活性化。コミュニケーション、情報収集の強化とともに、専門性の高い業務の効率化も推進。

業種:
海運業
働き方改革の一環として、イノベーションを促進する空間&環境づくりを推進されている商船三井様。技術部では、Surface Hub(サーフェスハブ)の導入を機に、既存の会議室を自由度の高いオープンスペースにリニューアルし、部内だけでなく、部署を超えたコミュニケーションの活性化を実現するとともに、船舶の設計図面確認という専門性の高い業務の効率化にも活用されています。また、海上安全部では、海難事故の際の緊急対応を迅速に行うツールとして導入。Surface Hubの高い拡張性が、商船三井様の船舶の安全管理に貢献しています。
お客様の課題
  • ・ 船舶設計図面のチェック業務の効率化、遠隔地とのリアルタイムな情報共有とともに、ペーパーレスを進めたい(技術部)
  • ・ 緊急時に迅速に情報を集約、共有、発信できるツールがほしい(海上安全部)
  • ・ 新しいアイデアやサービスを生み出すため、部内のそれぞれの専門性を持ったメンバーが集える場が欲しい
UCHIDAの支援
  • ・ 大画面コラボレーションデバイス「Surface Hub」の導入をサポート
  • ・ 自由度の高い会議を実現するため、可動式のテーブル・イスを使ったオープンミーティングやリフレッシュコーナーなど空間全体をご提案

ポイント紹介【技術部】

複数のデバイスの組み合わせでカバーしていた機能が1台に集約

これまで商船三井様では、情報の共有手段として、テレビ会議システム、ホワイトボード、PCのデスクトップ共有、カメラ、電話などさまざまなデバイスを組み合わせて、運用でカバーされていました。
「システムを導入してもアプリケーションは別のケースがあり、また機能がないものは別の製品をプラスしなくてはいけないなど、さまざまな不都合がありました。しかし、Surface Hubは必要とする機能が網羅されており、アプリケーションも自動的に更新されます。もともと当社ではMicrosoft Office365を導入していたこともあり、導入がとてもスムーズでした」と技術部の段野貴士様。オンライン会議などに活用できるSkype for Businessについても基本機能として搭載されているため、効率的な運用スタートが切れたといいます。
 Surface Hubを有効活用するに当たって、設置場所も検討。「もともと、このスペースには2つの会議室がありました。それを1つにして大きな会議室にしようという所までは決めていたのですが、実際にSurface Hubの導入を内田洋行さんに依頼した際、Surface Hubを効果的に活用するさまざまなシーンについての説明があり、それを実現する手段として、よりオープンでフレキシブルなスペースづくりを提案していただきました。それが、当社が取り組んでいる働き方改革にもマッチしていたことから、現在のオープンスペースが生まれました」(段野様)
内田洋行は、従来あった会議室の壁を取り外し、執務室と一体的につながる透明性の高い空間と、テーブルやイス、人数や用途に合わせて配置を簡単に変更できる可動式タイプを提案。技術部では、このスペースの運用について全体を使う大きな会議以外はあえて予約制にしないなど、フレキシブルな対応に変えました。
「これまで2つの会議しか行えなかったスペースで、複数のミーティングが一度に行えるようになりました。入り口付近に設けたリラックスブースで、顔を合わせた際のちょっとした会話をきっかけに、もう少し話そうとミーティングが始まることも。リアルなコラボレーションとしての効果はとても大きいと思います」と、齊藤聡平様(現在、株式会社MOLシップテック 設計部に出向中)。

専門性の高い業務の効率化だけでなく、スキルの継承にも効果的に寄与

実際にSurface Hubをどのように活用されているかをうかがいました。
商船三井様の技術部ならではの活用として、船舶の図面確認があげられます。これは図面を見ながらチェックをして造船所の担当者と一緒に最終的な設計図面を固めていくという作業。従来は、これを紙図面で行なっていました。その枚数は1隻につき数千枚。その図面は都度造船所へ返送し、変更があった際は改正された図面が郵送されてくるというやり方だったので、時間もコストもかかっていたといいます。1隻の船を作る際、設計だけで約2年かかるそうですが、そのうちのかなりの時間を、この作業に費やしていたというわけです。加えて、大判図面を電子化すると、個人PCでは図面全体を見る事が出来ず、作業効率が低下する懸念があったため、ペーパーレス推進のネックにもなっていました。
しかし、84インチのSurface Hubを導入したことにより、その問題がクリア。ディスプレイが鮮やかで高解像度なうえ、細かな部分は拡大して確認することもできるようになりました。また、従来は問題箇所を地図のような座標軸で、たとえば『タテA-ヨコ4』と示すやり方でしたが、Surface Hubを使うとディスプレイに映し出された図面にペン入力で番号を書き加えて特定することが可能に。造船所-商船三井双方の担当者にとって、場所を探すタイムロスと、認識違いによるリスク回避に役立っているそうです。
さらに、これまでは担当者複数人で図面を回覧してそれぞれがチェックをしていたそうですが、現在は一緒にSurface Hubを囲んで確認するスタイルになったといいます。「これで時間が大幅に短縮されました。しかし、それ以上に若手が知識豊富なベテラン層と一緒に図面を確認することで得られる意義が大きいですね。『この機器ならこっちにずらしたほうがメンテナンスしやすいよ!』というように、担当者同士で話しながら確認でき、教育面でもすごく使えるツールになっています。1人で図面を見るよりも、よりスムーズなコミュニケーションができる。これは将来を考えても大きなメリットだと思います」(齊藤様)
Surface Hubによって、滞っていたペーパーレスの推進も一気に加速しているそうです。

スムーズな情報共有や活発な意見交換のツール&スペースとして他部署も注目

通常の会議やミーティングでも、Surface Hubを活用されている商船三井様。「当社が働き方改革に取り組むに当たって、会議に関する新しい社内ルール、たとえば会議は情報共有の場ではなく決める場である、といった項目がいくつかできました。こうした会議の効率化に対してもSurface Hubの機能やフリースペースという空間がうまく噛み合っています。特に活発にブレインストーミングをする機会が増えたのは、Surface Hubのおかげだと思います。当社には海上職、技術部、営業などたくさんの職種があります。そうしたメンバーたちが集まり、大画面を用いて情報共有を行えば、いろいろな発想が生まれ、アイデアも広がりますね」(段野様)
このような思い切ったフロア設計は技術部が最初ということもあり、部内はもちろん、他部署の人にも注目されています。「部署を超えた打ち合わせをする際も、Surface Hubがあって議論がしやすいから技術部でやりましょう! というパターンが増えました」(齊藤様)
ランチやコーヒーブレイクに、このオープンスペースを利用される方も少なくないそう。商船三井様が働き方改革のスローガンに掲げる「Smart ON! Smart OFF!」を象徴する場にもなっています。

ポイント紹介【海上安全部】

社船隊の安全運航確保のための支援に、オールインワンなSurface Hubを活用

商船三井様が運航している船舶は約800隻。船ごとの管理はそれぞれの船舶管理会社が行なっていますが、いざ衝突、火災、座礁など、乗組員やお客様、環境に影響を与えるような大規模な事故が起こった際は、海上安全部のメンバーを中心に、社長ほか役員も招集し、情報の集約、共有、発信にあたります。その緊急対策本部となるのが、海上安全部の会議室。Surface Hubはその部屋にも設置されています。
「かつては、何かが起きるとプロジェクターを下ろして、それぞれの情報を投影し、その横に置いたホワイトボードを活用してそれぞれがメモをし、適宜、電話やメールで連絡するという方法で会議を行っていました」と海上安全部 安全推進チーム マネージャー阿部 格様。
「このままではタイムリーな情報共有ができない、何か策を取らなければとはずっと考えていたときに、当社のスマートシッピング推進室がSurface Hubを導入。使い勝手を聞いて、これなら、課題を解決できるのではないかと思いました」
そこで、Surface Hubを借り、年に1回開催される重大海難対応訓練でトライアルされた阿部様。「トライアルの結果、Surface Hubがあれば、船で起こっているトラブルなどの写真を撮ったらすぐにこの画面で共有できる。また、さまざまな資料もこの画面に映すことが可能。しかも、社長や役員が社外、場合によって海外にいても情報がタイムリーに把握できる。個対個でしか共有できなかったものが、個対多でできるようになる。これは使えると思いました」
海図や船の図面もこれまではプロジェクターに映し出すだけだったが、Surface Hubならペン入力が可能。また電子ホワイトボードに画面を切り替えて時系列を記入することもでき、それをPCに送信して保存することもできる。「海図や船の図面は非常に細かなものですが、Surface Hubはとてもクリアに映し出してくれます。従来のプロジェクターの視認性とは比になりません」

Surface Hub 2台を入力作業用と共有用と使い分け、さらにスピーディーに

今回、海上安全部ではSurface Hubを2台導入されました。「Surface Hubの前に立って書き込みをしていると、ほかの人はモニターが見えませんよね。しかも、議事録やメモなどを書き続ける遠隔会議では、ペン入力の音が気になることも。そこで、55インチは作業用にして、共有やスカイプは85インチで行うようにしました」
緊迫した状態の中、みんなの視線を背中に浴びながら書くのは緊張するもの。冷静に書けるよう、作業用を設けたアイデアは業務にもマッチされています。ちなみに、55インチは通常は別の会議室で使用しており、緊急時にはこの部屋に運び込むようにしているそう。サイズが大きいにもかかわらず移動も簡単で、接続がすぐにできるSurface Hubの利点も大いに活用できています。大勢での会議が行われるということで、この会議室には無線対応プレゼンテーション用機器「ClickShare」も導入いただきました。
「ボタンをクリックするだけで、すぐに自分のPC画面をSurface Hubなどに転送できるので、とても評判がいいですね。もっと欲しいという声もあります。実際、緊急時に画面切り替えに時間がかかると、タイムロスになりますから、導入してよかったと思っています」
今年10月に行われる重大海難対応訓練では、Surface Hubを安全支援ツールとして本格的に活用されるそうです。「Surface Hubの導入によって、現場(海上)との連携のしやすさは各段に向上すると思います」

ご担当者様の声


株式会社商船三井
技術研究所 研究員
段野 貴士 様

導入してまだ1年足らず。我々の業務は長期間のケースが多いので結果が出るのはこれからですが、いい手応えを感じています。さらにSurface Hubやこのスペースを有効活用して、将来的にはAIを使った図面確認作業のサポートや緊急時に海上安全部をサポートできる体制も整えたいなど、Surface Hubの導入によって私自身のアイデアも広がっています。


株式会社MOLシップテック
設計部 技師
齊藤 聡平 様

コミュニケーションの大切さを実感できています。若手同士で打合せをしている際などに、部署も異なるベテランの方々が何を話しているの? と気さくに声をかけてくれることが増えました。そうすると、わざわざ相談するほどではないからとためらっていた案件でも自然な形でアドバイスを求めることができ、自分たちだけは出てこないようなアイデアが生まれることもあります。これもオープンスペースだからこそだと思います。


株式会社商船三井
海上安全部 安全推進チーム
阿部 格 様

Surface Hubは、私たちの業務にとても役に立つツールだと思います。これからの課題は、その機能を部署の全員がフルに使いこなせるようになることですね。これから、あらゆる場面で積極的にSurface Hubを使ってスキルを身につけ、本当に有効活用できるようにしたいと考えています。

担当営業の声


株式会社内田洋行
営業本部 オフィスエンジニアリング事業部
萩谷俊之

技術部様とのSurface Hubの設置についてのお打合せの中で、オープンスペースの設置、レイアウトをご提案し、ご採用いただきました。また、海上安全部様においては、大会議室での使用を最適化するための周辺機器もトータルにコーディネートいたしました。 日本市場における「認定Surface Hubリセラー」として、円滑な導入のご支援をさせていただくことはもちろん、より効果的な活用法についても内田洋行が持つ働き方変革の視点で、企業様のニーズに応じたご提案を積極的にさせていただきたいと考えています。

(2018年7月取材)
※事例の内容は、取材当初のものです。

お客様について株式会社商船三井

創業から130年以上にわたり、飽くなきチャレンジ精神で成長を続けている商船三井様。現在、運行している船舶は約800隻。「世界の海運をリードする強くしなやかな商船三井グループを目指す」を長期ビジョンに掲げ、働き方改革に関して積極的に取り組まれています。

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