マックス株式会社 様リノベーション事例紹介

「リノベーションを単なる什器の刷新や模様替えにしないよう、このプロジェクトを通して働き方をどのように変えていくべきかを常に念頭においていました」とプロジェクトリーダーを務められた来海様。

実は本社ビル本館と別館のリノベーションの話は、5年ほど前から出ていたといいます。「当時はどうすべきか手探り状態で具体化に至らなかったのです。そんな中、コロナ禍に突入し、否応なしに在宅勤務やオンライン会議などが当たり前の働き方にシフト。新しい働き方、今後の変化に対応するために、本格的な計画に着手しました」とプロジェクトメンバーの本橋様。以来、週1回の定例会を重ね、エントランス、オフィス、会議室の約3,300㎡の本格的なリノベーションが始まりました。

プロジェクトメンバーの皆様は以前より内田洋行開催の移転セミナーやフェアにもご参加いただいており、内田洋行・新川オフィスにも何度も足を運んでくださっていました。そこで、実際にご覧いただいたのが、従業員自身が働く場所を自由に選べるABW（Activity Based Working）というワークスタイル。マックス様が追求されているワークダイバーシティを実現するワークプレイスのご提案です。

「旧オフィスはいわゆる島型。一部はフリーアドレスにしていたものの実質的に固定席化していたので、組織変更の度に机の配置や配線に頭を悩ませていました。ABWの実現により、そうした業務から解放されるのも大きなメリットです」と、営業本部との架け橋役としてプロジェクトに参画された吉川様。実際、プロジェクト中にフロアをまたぐ異動がありましたが、ABWの採用によって設計変更なしで進めることができたそうです。ABWは組織編成を行う際のスペースによる制約も解き放つことができるといえます。

プランづくりにあたって内田洋行がテーマとしてご提案したのは、オフィスが「つなぐ」役割を担うこと。

まず1つは、このオフィスで働く人と人のつながりです。オープンで見通しがよく、コンタクトが取りやすい執務室には、いつでもすぐに打ち合わせができるよう、要所にクイックミーティングスペースを設置。さらに、複合機などを備えたユーティリティースペースにも作業台とホワイトボードを設置し、ミーティングやコミュニケーションなど、目的を選ばず自由に使える場所としました。なお、これらのミーティングスペースは、どのフロアの所属でも予約なしで使用できる運用にし、フロアや部署を超えたつながりも推進しています。

またICTによっても「つなぐ」を支援。特に6階、8階の会議室エリアには、オンライン会議にも最適な高性能なAVシステムを備え、各拠点やお客様など、さまざまなつながりをサポートしています。「以前は、会議の度にモニターや周辺機器をたくさん抱えている従業員の姿が見られましたが、今はノートパソコン１台だけで身軽に移動できます。特に、クリックシェアはとても便利で、他の拠点でも導入を進めているところです」と、吉川様。

「8階の会議室は、スライディングウォールでスペースを変えられ、大人数での研修にも対応できる造りになっています。6月にはこの大会議室で株主総会を行う予定。そのときの株主様方の反応も楽しみです」（来海様）。なお、8階の会議室の1部屋はウェビナー・撮影室としても使用可能な設備を導入。インスタライブなどを通じての情報発信での「つなぐ」活動も推進されています。

ClickShare（クリックシェア）導入のインタビュー動画

今回のリノベーションは、ビル竣工以来初の大掛かりな工事を、従業員の方々の業務を継続しながら行うため、とても細やかなスケジュール管理が求められました。「工事の効率性も重要ですが、業務に支障をきたさないことが第一。中でも業務を止められないコールセンターの移動が1回で済むように調整し直してもらいました」（吉川様）。その際に人員の動向を考慮した結果、当初は2か所に置く予定だったコールセンターが1カ所で収まるようになり、別館の4階が空くことに。そこで、工事中はその部屋を適時、借り住まいスペースとして活用し、最終的に全従業員が自由に使えるコミュニケーション＆集中スペースを設けることができました。この部屋は若手社員の発案で「パレットルーム」と命名。本館から直に行ける利便もあって各部門の方が自然に集まり、名前の通り、いろいろな色合いを持つ各部署の人々が混ざり合う空間になっているそうです。

「工事だけで2年かかったプロジェクトでしたので、このような変更がいろいろありました。先に工事が済んだエリアの従業員の使用実態を見つつ、意見を聞いて取りまとめ、それをリノベーションの工程に組み入れてもらう形で、完成度を高められてよかったです」と、吉川様。「最初から各方面の意見を聞きすぎても、うまくいかなかったと思います。プロジェクトチームが方針を打ち立ててから各部署と話をしたことで、具体的かつ建設的な意見が出てきた。それらの要望に対し、柔軟かつ迅速に対応してくれた内田洋行さんに感謝しています」（来海様）。

これからの課題は、「せっかくのしつらえにマッチする働き方に変えていくこと」と本橋様。すでにフリーアドレスの効果を高めるために、くじ引きなどでランダムに座る「フリーアドレスデー」を設けてはどうかという意見が若手中心に出るなど、意識や行動にも変化が見え始めているようです。