無駄な時間がイノベーションを生む時間に生まれ変わる“働き方改革”
「会社と社員が成長する『正しい働き方』の進め方」セミナーレポート

社員たちが何に働きがいを感じるのかを認識していなければ、働き方をいくら変えても、成功に至ることはありません。

日本人の働きがいは「承認」「達成」「自由」に集約されます。承認は、お客様からの感謝や会社からの信頼などです。達成は、売上目標の達成やプロジェクトの完遂などが該当します。自由は裁量権です。これらを使って、社員の働きがいを刺激する方法を紹介します。

まずは目標を設定してください。目標は業績ではなく行動を評価対象にし、目標値は定量的なものにします。そして行動した社員をほめて、承認しましょう。変化の激しい今の時代は、動かないことがリスクです。

目標を達成したらさらに承認し、達成を繰り返した社員には責任と自由を与えてください。そうすることで、社員の働きがいは確実に醸成されていくでしょう。

正しい働き方改革はイノベーションを生む！新たな価値を創造する「時間の再配置」

働き方改革は、単なる時短の奨励ではありません。新たな付加価値を生み、イノベーションを引き起こすための「時間の再配置」を行う取り組みです。働き方改革で成功する会社は、時間の再配置を実践しています。

皆様に明日から取り組んでいただきたいことは、「①業務の棚卸→②圧縮→③新たな付加価値の創造」です。

働き方改革を進める前に、まずはすべての業務の「棚卸」をして、排除する業務と簡素化する業務を決めましょう。そして、無駄な時間を徹底的にそぎ落とし、労働時間を「圧縮」してください。

ここで満足してはいけません。「圧縮」によって生じた時間を、今度は「新たな付加価値の創造」に割り当ててください。無駄を削って生み出した時間で、新しいビジネスモデルの開発や人材の育成・スキルアップを行い、未来に投資するのです。

これが働き方改革でやるべき時間の再配置です。ここからは、時間の再配置の成功事例を紹介します。

[事例1]社内の意思決定プロセスとメールルールの変更で、時間の浪費にメス

社員の労働時間を奪っている業務の1～3位は、「社内会議」「資料作成」「メール」です。どの会社においても、順位は違えど、この業務が上位を占めます。この3つの業務にメスを入れましょう。

最初にやるべきことは、社内の意思決定プロセスの変更です。よりコンパクトにしてください。ある企業では、営業課長の決済権限を1,000万円から1,500万円に引き上げただけで、会議と資料作成とメールの数は大幅に減りました。現場に裁量権を与えたことで承認者数が減らし、意思決定プロセスをコンパクトにできたからです。

また、メールはすぐにやめて、明日からチャットにしましょう。メール特有の挨拶文や季語などは、情報伝達のシーンでは不要です。もしメールを使うのであれば、Ccのルールを決めてください。誰でも手当たり次第にCｃに入れてしまうと、メールのスレッドは増えるばかりです。どこかでダイエットしなければ、延々とメールの作業に追われることになりかねません。

[事例2]資料作成の見直しは、労働時間圧縮＆売上拡大をもたらす「儲け方改革」

資料作成の目的は、資料を作り上げることでも、情報を伝えることでもありません。相手と共鳴して、思い通りの行動を起こさせることです。

全国826人を対象に、意思決定に影響を及ぼした資料について調査しました。その結果をAIに分析させてみたところ、実に面白い答えが返ってきました。

分析によると、人を動かす資料作成の法則は、「1スライド105文字以内、カラーは3色以内、まずは手書きでストーリーを書いてからパワーポイントで作成すること」です。この法則を8社4,500人で実際に試したところ、資料作成の時間を20%削減でき、商談成約率は22%アップしました。資料の作成方法の見直しは、労働時間圧縮と売上拡大を一挙両得できる「儲け方改革」です。

[事例3]短時間でアイデアがどんどん生まれる会議術

会議には、アイデアを出す会議、意思決定をする会議、情報共有をする会議の3種類しかありません。

最も売上に直結するアイデアを出す会議では、「いいアイデアを出せ」ではなく「なんでもいいからアイデアを出せ」と言ってください。そして、誰かがアイデアを出したら必ず「いいですね」と笑顔で大きくうなずいてください。アイデアは質ではなく量が重要です。心理的な安全性が担保された状態であれば、アイデアはどんどん生まれます。

アイデアを出す会議と意思決定をする会議は混同させず、別々に開いてください。もし難しければ、前半はアイデアを出す会議、後半は意思決定をする会議と区切りましょう。それだけで会議の時間を18%削減できます。

また、意思決定の会議では、多数決や投資対効果、実現可能性などの採決方法を決めた上で、限られた人数で行ってください。そして、情報共有だけの会議は今すぐ廃止してIT化しましょう。

まずは行動を変えること　未来を明るくする働き方

働き方改革を進めるときは、定量的なゴールを設定し、進捗を現場と経営陣で一緒に確認しましょう。これは、励まし合って山頂を目指す富士登山と同じイメージです。柔軟な働き方の実現やITによる業務の効率化などのマイルストーンを設け、順々に踏破した先にゴールである離職率や利益率の改善に到達する、という「山登り目標設定」をぜひ実践してみてください。

そして、皆様に求めたいのは、意識を変えることではなく、行動を変えることです。「今日、何かをやってみた」が成功の指標です。行動を変えたら「意外とよかった」という言葉が出たら、意識が変わっている状態です。意識が変われば無駄なものは確実に減り、生産性が高まります。生産性が高まれば、会社にとっても、社員にとっても、未来の選択肢が増えます。これが、みなさんが働き方を変える目的です。