働き方＆オフィスレイアウト改革の挑戦 （味の素株式会社 様）

プロジェクト発足の約1年前である2012年1月頃、総務部門のミッションとして、現状オフィスの最適化を検討しはじめました。オフィスの在り方や東京支社のあるべき姿を描き、社内答申を経てレイアウト改革のプロジェクトが立ち上がりました。

菊地様 -トップダウンでもボトムアップでもない、ミドルアップでのプロジェクトは当社としても珍しい取り組みでした。オフィスの最適化は総務部門の職責であるため、東京支社のオフィスにおける理想の働き方を追求したいと、当初から考えていました。

プロジェクト名の”ワクワク”は、” Work-style Work-place Innovation Project”の略称でもあります。まさに、働く場だけではなく、働き方も変えようとの想いを込めていました。現場から自主的に集まった28名のプロジェクトメンバーと共に、5回にわたるワークショップを開催。先進的なオフィスの見学や現場へのヒアリングも重ねて、徐々に理想とするオフィスのイメージを固めました。

菊地様 -ウチダさんを含め、数社のオフィスを見学させてもらいました。どのオフィスもデスク面が整然と片付いており、仕事がしやすそうな環境でした。「デスク周りがキレイ！」と印象に残った記憶があります。

菊地様 -ウチダさんは、レイアウトだけではなくアフターフォローまで考えてくれていました。引越し（レイアウト変更）が年末と決まっていましたが、「契約期間は3月までですね」と言ってくださって。レイアウトを変えて終わりではなく、新オフィスになった1月からこそ本番と考えていたので、現場の担当として心強く感じました。また、オフィスの進化について、先のことまで考えてくれていることにも安心感がありました。 あとは、ウチダグループの方々の一致団結感や気合い？（笑）も感じましたね。

後藤 -今回のプロジェクトは働き方の見直しも大きなテーマでした。実際に新しいオフィスで運用してみなければ、当初の目的やコンセプトを達成できたか評価できません。そのために、実施後の評価・検証まで含めてご提案しました。

後藤 -プロジェクトの意図や目的、新しいオフィスでの「働き方」など、社員一人ひとりに関心を持ってもらうことが本当に大切です。そのために、「プロジェクト通信」の他にも様々なメニューを用意しています。

後藤 - 新しいオフィスへの期待感、ワクワク感を表現できるようなムービーに仕上げました。ムービーは柔らかいツールです。プレゼンテーション用ソフトや文書で伝えるよりも、より共感・浸透しやすく効果的です。

菊地様 -このムービーは、今でも異動で東京支社に配属された社員や新人さんに見せています。このオフィスでの働き方や業務に取り組む姿勢など、口頭で説明するだけよりも、共有・理解を深めてもらいやすくとっても役立っています！！

※書類キャビネットを約1/3削減。5Sによる書類削減と個人保有書類の共有化を図りました。

2014年1月から、新しいオフィスでの業務がはじまりました。
今回のプロジェクトの評価も兼ねて、3カ月後、半年後に社内アンケートを実施。アンケートで寄せられた提案や意見をもとに、オフィス活用術をまとめた「ワクワクアフター通信」も発行しています。また、実施（改善）・評価・検証を継続的に行うことで、オフィスの進化に繋げていきたいと考えています。

ワクワクプロジェクト アンケート結果（抜粋）

テーマ：「交流・コミュニケーションが図れるオフィス」

あなたが「交流・コミュニケーション」を活発に行っている？

コメント

• ・フリーアドレス（グループアドレス）は慣れるまで苦労したが、今では毎日が新鮮に感じられ、部内メンバーとのかかわりも以前より増えた。
• ・仕事のかかわりが無い方とも仲良くなり、業務知識を増やすことができた。

テーマ：「働き方にあった、生産性の高いオフィス」

検討議題や参加人数に合った会議・打合せの環境を選べる？

コメント

• ・作業に集中したいとき、席を選んで環境を変えられることは非常に有意義。
• ・ちょっとした打合せがしやすくなった。

お客様へのインタビュー

オフィスリニューアルを終えて、いかがでしたか？

アンケート結果でも示されていますが、少しずつ、交流が増えたり、会議のやり方が変わってきています。他支社や本社などからの注目度も高く、それだけのことをやったんだな、という実感もあります。今回はミドルアップのプロジェクトでしたが、総務が一丸となり他の部署と連携しながら進めたことが良かったと思います。自分一人では、決して成し遂げられませんでした。

今後の目指す姿などがあれば教えてください。

ポジティブな意見も増えていますが、これで満足していません。オフィスは常に進化し続けるべきと考えています。この夏からは、新たに「ワクワク町内会」がスタートしました。メンバーを募集したところ、新人、管理職、内勤者、外勤者、転入者とバラエティに富んだ24名が集結しました。このメンバーを中心に、東京支社の全社員を巻き込み、新しいオフィスでさらなる進化・成長を目指したいと思います。