オフィス分野
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企業のオフィス移転 には、さまざまな背景があります。どのような背景であれ、オフィス移転を成功させるには、移転の理由を明確化することが重要です。そこで、本記事ではオフィス移転のよくある8つの理由を紹介します。オフィス移転の理由を明確化する重要性やオフィス移転を成功させるポイントなども解説するので、ぜひ参考にしてください。
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理想的なオフィスに移転するためには、まずはオフィス移転の理由を明確化することが大切です。移転の理由が曖昧なまま物件を選ぶと、移転後に不満を感じてしまう可能性があるでしょう。また、万が一、再移転が必要となった場合には、移転にかかったコストや労力がムダになりかねません。オフィス移転の理由を深掘りすれば、新しいオフィスに求める条件も自然とピックアップできるでしょう。
オフィス移転で失敗しないためには、以下のポイントを押さえることが大切です。
従業員のなかから移転業務の責任者を選定すると、移転プロジェクトをスムーズに進行できます。通常は、総務部が担当するケースが一般的です。また、会社の規模によっては、複数の部署の人員で構成されたチームを結成することもあるでしょう。
総務部や移転チームを中心に、オフィス移転のスケジュールを立てましょう。必要なタスクを洗い出し、それぞれの担当者を決定します。ちょっとしたトラブルが発生してもリカバリーできるよう、余裕を持ったスケジュールを立てることが大切です。
企業がオフィスを移転する際は、補助金を利用できる場合もあります。自治体が独自の制度を設けている場合もあるため、まずは情報を集めましょう。また、節税効果を考えて、移転時期を1月〜3月ごろとする企業もあります。ただし、ちょうど繁忙期にあたる場合は従業員の負担が増えてしまうため、自社の事情に配慮した時期を見極めることが大切です。
オフィス移転業務にはマンパワーが必要です。また、風情のあるインテリアにしたり、生産性が向上するようなオフィスレイアウトにするためには、専門知識も欠かせません。理想のオフィスを実現するなら、オフィス移転の専門業者に依頼することも検討しましょう。
ここからは、オフィス移転のよくある理由を紹介します。
従業員の増加にともない、よりゆったりとしたスペースのオフィスへ移転するケースは少なくありません。また、将来的な従業員の増加を見越して、あらかじめ広いオフィスに引っ越す場合もあるでしょう。
オフィスの広さやレイアウトは、従業員の生産性を左右します。従業員のパフォーマンスやモチベーションを高める環境づくりのため、より理想的な物件を求めてオフィスを移転するケースもあるでしょう。十分な作業スペースを確保する、リラックススペースや個別ブースといった目的別スペースを整備するなど、アイデアを実現可能な物件を選ぶことが大切です。
快適なオフィス環境は、求職者の目にも魅力的にうつります。待遇面や業務内容だけでなく、オフィスの外観や立地条件をチェックする求職者は意外と多いものです。そのため、より優秀な人材に選ばれることを目標に、環境整備の足掛かりとして移転を実施する企業もあります。
オフィスの立地が、企業イメージに与える影響は大きいものです。そのため、企業イメージをアップさせるために、オフィスを移転するケースもあります。
「◯◯はIT企業が多い」「◯◯はおしゃれな企業が集まっている」など、ある程度のイメージが確立されているエリアにオフィスを構えれば、企業のブランディングに役立つでしょう。
経費削減を図るため、より家賃が安いオフィスに引っ越すケースもあります。オフィスとして物件を借りている場合は、家賃という形でランニングコストがかかり続けます。そして、経費削減を図るためには固定費を見直すことが大切です。
固定費のなかで家賃が占める割合は大きいため、家賃が安い物件に引っ越せば高い経費削減効果を見込めるでしょう。
建物の老朽化のため、移転を余儀なくされるケースもあります。
すべての建物には寿命があるものですが、なかには自然災害による被害で建て直しや取り壊しの時期が早まる場合もあるでしょう。また、入居しているビルのオーナー次第でタイミングが早まることもあります。
組織体制の変更も、企業がオフィスを移転する理由の1つです。たとえば、他社との合併や業務提携、グループの再編や営業体制の見直しなどが行われた際は、オフィスを移転する場合が少なくありません。
借りているオフィスの賃貸借契約の満了にともない、オフィスを移転するケースもあります。なかには、ビルのオーナーが変わったことで、賃貸借契約を継続できなくなる場合もあるため注意が必要です。
昨今は、働き方改革の必要性がますます高まっています。働く人のニーズに対応するためには、多様な働き方を実現する規則や環境の整備が重要です。
オフィスのレイアウトは、従業員の「働きやすさ」を大きく左右します。たとえば、目的別の専用スペースを整備すれば、コミュニケーションが促進されたり、生産性が向上したりとさまざまなメリットを得られるでしょう。また、より立地条件のよい場所に移転すれば、従業員の通勤時間を短縮できます。
このように、オフィス移転は働き方改革を実施するチャンスです。思い切った施策の1つとして、ぜひ検討しましょう。
働き方改革にともなうオフィス移転を実施するなら、注目したいのが「ABW」です。
ABW（Activity Based Working）とは、業務内容や気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選択する働き方を指します。
ABWを実現するためには、フリーアドレスの導入が必要です。加えて、さまざまな用途やテーマに合わせてデザインされた多彩なスペースを配置することで、「働く時間と場所の自由化」に取り組む企業が増えています。
さまざまなタイプのワークスペースが用意されていると、気分転換をしやすくなります。それぞれの好みに合わせて働く場所を選べるので、生産性も高まり、柔軟な発想も生まれやすいでしょう。
また、広義のABWではオフィスだけでなく、自宅やカフェなどもワークスペースとして選択できるため、ワークライフバランスの両立にも寄与します。
オフィス移転は、おおむね次のような手順で行われることが多いでしょう。
それぞれのステップについて、以下で詳しく解説します。
まずは、オフィス移転の目的に合わせて、移転計画を立てましょう。求める条件を洗い出し、優先順位を決めて物件を選定します。
オフィスのレイアウトは、理想の働き方に合わせて決めることが大切です。どのような働き方を実現したいか検討し、理想のオフィスの要件定義に入りましょう。レイアウトが決まったら、新しいオフィスで使用する家具を選びます。
オフィス移転にともない必要となる工事や、引っ越し、家具の購入・リースなどを各種業者に手配しましょう。多くの業者との交渉が必要なため、オフィス移転の専門業者に任せるという手段もあります。
オフィス移転が完了したら、税務署や労働基準監督署、法務局や年金事務所などに対する各種手続きを行います。また、会社パンフレットや名刺、メール署名などの住所、電話番号の情報も忘れずに変更しましょう。
企業のオフィス移転には、さまざまな理由や目的があります。また、オフィス移転は「働き方改革」を実施する絶好のチャンスです。オフィスのレイアウトにこだわり、理想の働き方を実現しましょう。オフィス移転にはさまざまな知識やノウハウが必要なため、専門業者に依頼することもおすすめです。
内田洋行では、オフィスの内装やレイアウトだけでなく、ICTを活用した空間構築を得意としています。さらに、社内研究機関の知的生産性研究所による、働き方改革のコンサルティングサービスも実施しています。オフィス移転に役立つ資料もご用意しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
[2024.1.17公開]
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