オフィス分野
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ABWとは、従業員自身が働く場所を自由に選べるワークスタイルです。この記事では、ABWを導入しようと考えている企業に向けて、ABWの特徴やメリット・デメリットなどを解説します。自社のワークスタイルを刷新し、よりよい環境を構築するためにぜひ役立ててください。
ABWとは、Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の略で、従業員が自分の仕事内容にあわせて勤務場所を選べる働き方です。たとえば、打ち合わせがある日だけオフィスへ出勤し、資料作成に集中したい日は在宅勤務をしても構いません。
オランダのコンサルティング企業であるVeldhoen + Companyにより提唱されたワークスタイルの概念で、2人作業、アイデア出し、リチャージなど、想定される仕事を「10の活動」（もしくは、「10のふるまい」とも呼ばれる）に分類しています。
日本でも、働き方改革やコロナ禍でのテレワーク推進などが追い風となり、導入企業が増えています。
席を外す機会が多く、オフィスの外へ出向く回数が多い職種はABWの導入が適しています。たとえば、１日の大半を顧客先への訪問に費やす営業職、打ち合わせが多い企画職などはABWを取り入れやすいです。
反対に、常にオフィス内の自席で業務に取り組む事務職や研究職などは、ABWを導入してもあまり活用できない可能性があります。
ここでは、ABWとフリーアドレスとの違いを解説します。働く場所と目的や考え方の違いに焦点をあてて見ていきましょう。
フリーアドレスは、固定席を設けておらず日によって座る席を変える方法です。フリーアドレスなら、席が固定されているとなかなか会話できない相手とも、コミュニケーションがとりやすくなります。
また、日中は社外に出ている従業員が多い場合、全従業員分の座席を確保しなくても済むため、オフィスコストの削減が可能です。
フリーアドレスはオフィスの座席の使い方を表しており、オフィス内での勤務を前提としています。これに対して、ABWは働く場所をオフィスだけに限定しておらず、自宅やカフェなどあらゆる場所を就業場所として選択できます。
フリーアドレスは勤務場所のみに焦点を当て、オフィス利用の効率化を目指します。一方、ABWは勤務場所に加えてITや従業員の行動にも注目し、より主体性を重視した働きやすい環境を整備するための考え方です。
ABWの目的は、企業に対する従業員のエンゲージメントを高めることです。エンゲージメント向上のためにはより柔軟な働き方を確立させる必要がありますが、ABWを目指せば自ずと実現可能です。
また、ABWを導入する企業は、従業員のエンゲージメント向上や柔軟な働き方の実現により、主体性を持って自律的に働く従業員を育てることで、生産性の向上を期待できます。
ここでは、ABWを導入する場合、企業と従業員にはそれぞれどのようなメリットがあるか解説します。
コスト削減が可能になる
ABWを導入すれば、従業員は必ずしもオフィスへ出勤して働かなくてもよくなります。そのため、出勤する社員が減り、オフィススペースの削減につながるので会社としてのコストを節約できます。
また、さまざまな場所で働きながら従業員が連携するには、資料のペーパーレス化が必要です。用紙代やインク代の削減につながり、紙の資料を管理する手間も少なくなります。
優秀な人材の獲得につながる
ABWを導入している企業は従業員にとって働きやすく、満足度も向上しやすいです。「働きやすい企業だ」というイメージが強くなれば、入社を希望する優秀な人材も増える可能性があります。また、ABWをしっかり活用できる環境なら、入社後の定着率向上の効果も期待できます。
セキュリティ対策の強化
固定席で業務に取り組んでいると、情報漏洩のリスクも高くなります。たとえば、重要情報を紙の資料で保管している場合、鍵の管理を怠ると業務に関係ない人に盗み見られる可能性があります。しかし、ABWでは情報をデータで管理する必要があるため、セキュリティ対策の強化につながります。
満足度が向上する
ABWでは従業員が自由に勤務場所を選択できます。作業にあわせて主体性をもって働く場所を選べるため、どのような業務でも集中して計画的に取り組めます。働き方の選択肢が増えることにより従業員の満足度も向上し、仕事に対する自主性や意欲も高まる可能性が高いと言えます。
ワークライフバランスの実現
従業員が自分で勤務場所を選べるので、必ずしも自宅からオフィスまで通勤する必要が無く、通勤時間の短縮が可能です。従業員にとって自由な時間が増えれば、ワークライフバランスもとりやすくなります。
生産性が向上する
ABWなら業務にあわせて働く場所の選択が可能です。業務によっては集中できるスペースを確保したり、コミュニケーションをとりやすい環境を選んだりできます。業務を効率化しやすくなるため、生産性の向上が期待できます。
ここでは、ABWを導入する場合にどのようなデメリットがあるか解説します。メリットと比較しながら見ていきましょう。
オフィス以外で働く従業員が増えると勤怠管理がしにくくなるため、新しい仕組みを導入する必要があります。また、従業員の働きぶりを正当に評価するには、成果をもとにした評価制度の構築も必要です。勤怠管理や評価体制を見直し、ABWを導入する前に新しいルールを定めなければなりません。
ABWを導入すると従業員が別々の場所で働く時間が増えるため、気軽にコミュニケーションをとるのが難しくなる可能性があります。離れた場所にいる従業員同士がスムーズにやり取りするには、自社にあう対応策の検討が不可欠です。たとえば、コミュニケーションツールを導入するなどし、業務を円滑に進められる環境を作る必要があります。
オフィスの外で業務に取り組む場合、従業員がパソコンを紛失したり、他人に画面を盗み見られたりするリスクも高くなります。こうしたリスクを防止するには、従業員にセキュリティ対策を意識させなければなりません。
また、インターネットで重要な情報をやり取りする回数も増えるため、インターネットを介した情報漏洩への対策も必要です。
ここでは、ABWの成功事例を紹介します。4社の例を参考にしながら自社での導入を検討してみてください。
生産性の向上を目的とし、各従業員の業務内容にあわせた働き方を実現するため、オフィス改革に取り組みました。活発な意見交換をするためのクイックミーティングスペースを複数配置し、作業内容にあわせて執務ゾーンや集中ブースなども設けています。その結果、業務にあわせて働く場所を選びやすくなり、業務効率化と生産性向上につながっています。
オフィスが抱える課題として、座席スペースや会議室の不足などがありました。そこでABWの導入を目指し、座席のレイアウトを柔軟にしたり、コミュニケーションの内容に応じてスペースをわけたりしています。これらの取り組みにより課題を解決でき、従業員の働き方にあった最適な空間を提供できるようになりました。
各拠点の連携により営業職がスムーズに業務に取り組める環境を構築するため、ABWを導入しました。具体的には、自発的に働く場所を選べるようフリーアドレスを取り入れ、他の拠点の従業員も利用できるサテライトオフィススペースを設置しています。サテライトオフィススペースはリフレッシュスペースを兼ねており、幅広く活用できます。
開発部門が分散しているため、集約して業務効率化を目指したいという課題がありました。単に開発部門を集約するだけでなく、ウインドミル型のデスク配置を取り入れ、コミュニケーションを促進できるオフィスを実現しています。プレゼンテーションスペースやライブラリーなども設け、開発部門の業務に活かせるようにしました。
ここでは、ABWを導入する際に踏むべき手順を具体的に解説します。手順ごとのポイントを確認しましょう。
オフィスの現状を客観的に捉えて、課題を明らかにしましょう。たとえば、従業員に対してヒアリングすると、具体的な不満や悩みも把握できます。そこで得られた内容をもとにし、解決すべき課題点を抽出します。現状をきちんと把握できなければ、適切にABWを導入できない可能性もあるため注意が必要です。
オフィスの現状によっては、必ずしもABWが最適な解決策になるとは限りません。課題点とABWのメリットを照らしあわせ、ABWが適しているか検討しましょう。そのためには、業務内容やオフィスの面積も考慮する必要があります。さらに、ABWの導入により課題点を解決するには、どのような設備やスペースが必要か洗い出しましょう。実際に運用を行っているオフィスの見学会や、自社のパイロット部門でテスト運用を行ってみる方法も効果的です。
ABWの実現に向けて、オフィスのレイアウトを検討しましょう。必要なスペースをオフィス内に割り振り、配置を決めます。レイアウトの設計においても従業員の意見を取り入れると、実際に働きやすい環境を構築しやすくなります。
なお、ABWを導入するためには、IT環境の整備も重要です。チャットやオンライン会議などのコミュニケーションツールの導入や、固定電話のIP化やクラウド化など、整備とともにトレーニングも欠かせません。
ファシリティーに関しては、自席のデスクをテーブルタイプに変えること、また、天板の形状や可動式（キャスター付き）かどうかなどで、働き方は大きく変わります。一度に全社に導入することが不安な場合には、モデル部門でのトライアルも良い方法です。
＜必要アイテム＞
チームで執務できるテーブルタイプのデスク
集中業務やWeb会議ができるソロワークエリア・ブース
ちょっとした確認や相談が出来るコミュニケーションエリア
何気ない会話や情報共有を生み出すラウンジワークエリア
アイデア検討やワークショップなどが出来るクリエイティブワークエリア
＊トライアルセットの具体的な内容はこちらを参照ください。
ABWを導入した場合、これまで関わる機会のなかった他部署の社員などと人脈が広がる一方で同部署の社員や上司とのコミュニケーションが減り、マネジメントに支障が生じる場合があります。コミュニケーションツールの活用、部署内・上司部下間でのコミュニケーションルールの工夫など、ルール・ガイドの整備だけでなく、主体性を促すための人事制度や管理プロセスなどの見直しも必要です。 また、勤務環境を円滑に移行し、社員が不安を感じずに業務を続けていくためにきめ細かい情報提供も欠かせません。
ここでは、ABWを導入する際に押さえておきたいポイントを解説します。2つのポイントを紹介します。
ABWの導入時は面談やアンケートなどを実施し、それぞれの従業員がもっているさまざまな意見を取り入れましょう。意見をしっかり反映すれば、ABWの導入により変化した環境を積極的に活用する従業員も多くなります。その結果、業務の効率化を実現しやすくなり、ABWの効果を最大限に発揮できます。
ABWを導入して効果を得るためには、従業員だけでなく専門家の意見も取り入れるとより良いです。専門家の意見を参考にすれば、組織力を向上させるためのアイデアを得られます。自分たちにはない視点からアドバイスしてもらえるため、ABWの導入を成功させられる可能性も高まります。
ABWを導入すれば従業員にとって働きやすい環境を構築でき、業務の効率化や生産性の向上を目指せます。コスト削減や人材確保にもつなげられるため、ABWの導入する企業は増えています。
ウチダのオフィス移転・リニューアルは、ABWやフリーアドレスの導入支援、オフィスの大規模移転・リニューアルに強く、ICT・AV・PM実績が豊富です。「他社の事例紹介」をはじめ、「オフィス移転お役立ちコラム」や「オフィス移転マニュアル」などのコンテンツもぜひご一読ください。
[2023.06.15更新／2021.05.26公開]
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