オフィス分野
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オフィス移転 に必要な準備は多く、手間がかかります。そのため、移転チェックリストを用意し、計画的に準備をすることが大切です。
この記事ではオフィス移転の担当者に向けて、移転のスケジュールや時期ごとに必要な準備の内容を解説します。スムーズなオフィス移転を実現させるために、ぜひ役立ててください。
オフィスを移転させる場合、1年から半年程度前から準備を始めます。時期ごとにやるべきことを確認しましょう。
オフィス移転の6か月前には、旧オフィスから退去するために必要な準備を始める必要があります。具体的に必要な作業は以下のとおりです。
旧オフィスを退去する準備
オフィス移転の5～4か月前には新オフィスとして利用する物件を探し、内装やレイアウトも決定します。
新オフィスの物件選定とレイアウト決め
オフィス移転の2か月前には、社内や社外に向けた対応が必要です。具体的な作業として以下のものがあげられます。
移転に向けた社内での準備・社外への手続き
オフィス移転の当日から移転後にかけても、やることはまだ残っています。以下の作業を忘れずに行いましょう。
当日の流れとその後に必要な手続き
ここでは、オフィス移転の6か月前までに必要な準備について解説します。具体的な手順を確認しましょう。
担当のメンバーを決めて立案しましょう。通常業務と並行する必要があるため、スケジュールに余裕があると安心です。なお、オフィスの移転日から6か月を切っている場合は、専門の業者に依頼するとスムーズです。
経営者や社員から旧オフィスの課題をヒアリングし、新オフィスで課題の解消を目指します。経営者からメッセージを発信したり、社員参加型のワークショップを開催するなど行い実現したい働き方を社内に共有しましょう。
オフィス移転には高額な費用がかかり、管理項目も多くなります。移転の成功には、正確な概算額の把握と綿密な計画が欠かせません。
参考：オフィス移転にかかる費用の種類と目安｜移転を計画する際の注意点も解説
オフィスを退去するには解約の通知が必要です。6か月前に通知するのが一般的ですが、契約内容によっては通知すべき時期が異なる可能性もあります。事前に契約内容をよく確認し、適切に手続きを進めましょう。
旧オフィスを引き渡すために、原状回復工事を行います。物件によっては工事の指定業者が決まっている場合もあるため、解約予約の際にきちんと確認しましょう。原状回復工事の業者が決まったら、費用やスケジュールについて相談してください。
業者のチェック・選定は、6～5か月前に取り組むのがおすすめです。どのような業者を探すのか確認しましょう。
オフィスを移転する場合は、法人部門を設けている引っ越し業者を選ぶとスムーズです。複数社から見積もりをとり、コストやサービスの内容を比較したうえで依頼先を選びましょう。それぞれの業者が対応できる作業の範囲も確認しておくと安心です。
新オフィスの内装工事を任せる業者を選ぶ際も、複数社から見積もりをとって比較しましょう。見積もりをとるためには、内装のデザインに対するおおまかなイメージとともに、工事のスケジュールや予算についても伝える必要があります。
ここでは、オフィス移転の5～4か月前までに必要な準備について解説します。それぞれの内容を確認しましょう。
新オフィスの物件を探す際は、最寄り駅からの近さや取引先へのアクセスなども考慮する必要があります。また、賃料や共益費などのコストは毎月かかるため、予算をしっかり定めたうえで絞り込まなければなりません。なかには、時間によって電源が使えなくなるビルもあるため、オフィスの使用可能時間もチェックしましょう。
気に入った物件が見つかったら、オーナーと交渉して契約を交わします。たとえば、相場よりも賃料が高い場合、交渉により値下げしてもらえるかもしれません。なかには、数か月分の賃料をフリーレントとしてサービスしている物件もあり、交渉次第で適用される可能性もあります。
事前に洗い出した旧オフィスの課題をもとにして、課題を解消できるようなレイアウトを考えましょう。自社にとって最適なレイアウトプランを実現できれば、業務効率をアップさせられます。おおまかなレイアウトが決まったら、動線やコンセントの位置に問題がないかなど細かい部分までチェックしてください。
作成したレイアウトプランを参考に、必要なオフィス家具やOA機器などを手配します。見積もりをとったうえで問題がなければ発注しましょう。移転の1か月前までに発注を完了させるのが目標です。
旧オフィスで使用している家具やOA機器のなかでまだ使える物がある場合は、そのまま持ち出しても構いません。うまく再利用できれば、コスト削減につながります。
事前に選定した業者とやり取りし、作業内容について打ち合わせをします。自社の希望を正確に伝え、適切に作業してもらえるようにしましょう。業者に依頼できる作業の範囲もよく確認しておく必要があります。
確定したレイアウトをもとにし、内装工事の手配を始めます。3か月前までに業者へ依頼し、2か月前から工事を進めるのが一般的です。内装のデザインだけでなく、電話やインターネット回線を通す工事も手配してください。
ここでは、オフィス移転の2か月前までに必要な準備について解説します。3つの準備・手続きを確認します。
社内向けにオフィス移転のマニュアルを用意し、必要な作業内容をまとめましょう。たとえば、廃棄物の処理方法、移動させる物品の梱包方法、データのバックアップ方法などを盛り込みます。説明会で社内の認識を統一することも重要です。
オフィスを移転する際は、社内だけでなく社外への通知も必要です。取引先や業務委託機関はもちろん、加入団体や利用中のサービスなどへ連絡しましょう。すぐに登録情報を変更してもらえるとは限らないため、早めに通知します。
旧オフィスの連絡先を記している印刷物やWebサイトは、すべて修正が必要です。封筒、伝票、社判などもすべて新オフィスにあわせて用意しなければなりません。移転日に間に合うように手配しましょう。
オフィス移転の当日から移転後に取り組むべきことについて解説します。オフィスは移転したあとも作業や手続きが必要です。
移転当日は、さまざまな対応が必要となり慌ただしくなります。あらかじめタイムテーブルを作っておけば、それに従うだけで漏れなく作業を進められるのでおすすめです。旧オフィスと新オフィスのそれぞれに責任者を配置して具体的な役割を決めておくと、予期せぬ混乱やトラブルの防止も可能です。
オフィスを移転した後は、各関係省庁へ書類を提出しなければなりません。たとえば、法務局には本店移転登記、税務署には異動事項に関する届出の提出が必要です。年金事務所には健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届、職業安定所には雇用保険事業主事業所各種変更届を提出します。
ここでは、オフィスを移転する際の注意点をまとめて解説します。以下2つの内容に目を通してください。
オフィスの内装や配線の工事は、新オフィスの契約を開始してからでないと行えません。スムーズに入居するためには、工事を滞りなく進める必要があります。内装、電気・空調の工事日が重ならないよう、うまく調整してください。
オフィスを移転する際は新しい設備も取り入れやすいため、セキュリティ強化のチャンスです。入退室管理や防災設備を見直したり、防犯カメラを設置したりしましょう。ネットワークや電話などの配線もきちんと隠す必要があります。
効率的なオフィス移転にはワンストップサービスがおすすめです。負担軽減だけでなく、スムーズな移転準備が可能です。
オフィス移転のワンストップワービスとは、旧オフィスから新オフィスへ移るために必要な準備をまとめてサポートするサービスです。さまざまな角度から支援できるため、担当者の負担も最小限に抑えられます。
特に、移転日までの時間が短いときや、担当者が忙しくてオフィス移転の準備になかなか手が回らないときにおすすめです。
当社の”プロジェクトマネジメント（PM)サービス”のご利用もご検討ください。
オフィス移転に必要な作業は多いですが、チェックリストを確認すれば対応しやすくなります。作業を確実にこなし、快適な新オフィスへの移転を成功させましょう。
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