オフィス分野
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オフィス移転 の際には、コンサルタントを入れることでスムーズに移転を進められます。オフィス移転コンサルへの依頼には、さまざまなメリットがあります。この記事では、具体的なメリットや選び方を解説します。事例も合わせて紹介するので参考にしてみてください。
オフィス移転コンサルとは、オフィス移転の業務代行やアドバイス・サポートをするコンサルタントを指す言葉です。業務のなかには、オフィス規模の拡大・縮小も含まれます。物件探しから条件交渉、コスト管理など、オフィス移転をスムーズに進めるエキスパートといえるでしょう。
オフィス移転コンサルのサービスを提供している会社は、多岐にわたります。サービス提供会社の具体例は、下記のとおりです。
ここでは、オフィス移転コンサルの業務に関わる担当範囲について解説します。
オフィス移転コンサルが担当する内容は、オフィス移転に関する業務の代行などです。具体的な例としては、新オフィスの選定、レイアウト・設計、オフィス家具・OA機器の選定などが挙げられます。
そのほかにも、内装や設備工事、引越し、不用品廃棄の手配、オフィス移転にともなう手続き全般などに対応しています。また、新しいオフィスに関することだけではなく、旧オフィスの原状回復工事の手配も業務範囲です。
オフィス移転に関するアドバイスなども、オフィス移転コンサルが担当する内容です。オフィス移転コンサルに相談すれば、オフィス移転に関するアドバイスやノウハウのレクチャーを受けられます。
豊富な取引業者から斡旋をしてくれるだけでなく、条件交渉までもカバーしてくれるため、アドバイスだけではなく実務にも対応してくれます。そのほかにも、オフィス移転のコスト調整や全体のスケジュール管理も対応範囲です。
ここでは、オフィス移転コンサルに依頼するメリットについて解説します。
オフィス移転コンサルに依頼するメリットは、専門家によるアドバイス・サポートを受けられる点です。オフィス移転の経験豊富な専門家からのアドバイスとサポートを受けることによって、諸手続きがスムーズに進められるでしょう。
また、オフィス移転の目的が明確化する点もメリットです。目的がはっきりすれば、移転に伴う数々の選択肢においても、適切に意思決定に関するサポートを受けられます。
オフィス移転の業務代行が可能な点も、オフィス移転コンサルに依頼するメリットの1つです。インフラ整備や引っ越しの手配に加え、レイアウトなど時間がかかる業務を代行してもらえるため、自社の手間はほとんどかかりません。
また、手続きの窓口も一本化されるので、手続き漏れのリスクも抑えられます。
オフィス移転コンサルに依頼するメリットは、コスト削減が期待できる点です。オフィス移転コンサルは、複数の業者の斡旋や相見積りの調整をしてくれます。そのため、安い業者のなかから依頼先を選定できるでしょう。
また、経費削減だけでなく、従業員の移転業務に関わる人件費も削減できます。従業員が自らオフィス移転を進めると、通常業務を圧迫する可能性があります。ひいては、残業代を多く支払う可能性があるでしょう。
さらに、オフィス移転コンサルに依頼すれば、業者選択を間違えるリスクも軽減できます。
スケジュールに沿った移転ができる点も、オフィス移転コンサルに依頼するメリットの1つです。移転日に合わせて、最適なスケジューリングによる準備や手続き進行を実行してくれるでしょう。
また、発生が多い各種トラブルを未然に回避する方法も熟知しています。万が一トラブルが発生しても、万全のサポートをしてくれる点も心強いです。
オフィス移転コンサルの費用目安は、下記のとおりです。
ただし、上記の費用はあくまでも目安です。報酬体系はサービスを提供している業者によって異なるため、事前に見積もりを取って金額を確認しておきましょう。
ここでは、オフィス移転の手順について解説します。
オフィスを移転する際、最初にやるべきことはオフィス移転先の決定と旧オフィスの解約です。
オフィスの移転先を探す際には、移転の目的や方向性、将来のありたい姿、コンセプトを明確にしておきましょう。これらの項目が明確になっていれば、移転先の条件を迷わずに決められるでしょう。
また、オフィスを解約する際の解約通知は6か月前に提出するケースが多い傾向です。直前ではなく、余裕を持って先方に通達をしましょう。あわせて、オフィスの原状回復工事の確認も忘れないようにしましょう。
オフィス移転先の決定と旧オフィスの解約を終えたら、レイアウトや内装、工事の手配に進みます。
新しいオフィスのレイアウトを検討したうえで、電話やLANなどネットワーク設備の配置を検討しましょう。ある程度配置が固まったら、内装やネットワークなどの工事業者を手配します。
工事手配が終わったら、いよいよ引っ越しと各種手続きです。新規オフィスでスムーズに業務を始められるよう、さまざまな準備を整えて引っ越し作業を進めましょう。移転後はライフラインや郵便物の転送手続き、移転挨拶状の手配なども忘れずに行う必要があります。
ここでは、オフィス移転を効率的に進めるためのポイントについて解説します。
オフィス移転を効率的に進めるポイントは、移転時期に業務が滞らないスケジュールを組むことです。
前倒しで事前に業務を進めたり、分担できる業務は事前に分担したりするなど、スケジュールに余裕を持たせましょう。移転時期に慌てなくて済むようにスケジュールと業務分担を決める工夫が必要です。
早めにインフラ整備・荷物整理を進めることも、オフィス移転を効率的に進めるポイントです。移転後、必要な設備や工事は準備を早めに進めておきましょう。また、日常の業務で使用する荷物以外は早めに整理して準備をしておくことも重要です。
ここでは、オフィス移転コンサルを選ぶポイントについて解説します。
オフィス移転コンサルを選ぶポイントは、自社が抱えているニーズに対する業務を得意としているかどうかです。
オフィス移転コンサルによって得意分野は異なります。そのため、自社の移転目的と先方の得意分野がマッチしているかを確認しましょう。内装であればデザイン系の業者を、物件の選定であれば不動産系の業者を選ぶなどの工夫が必要です。
あわせて、先方の移転コンサル実績も確認しておきましょう。
法令や条例の知識があるかどうかも、オフィス移転コンサルを選ぶうえでは重要なポイントです。
オフィス移転の際には、建築基準法や消防法など法律を遵守したうえで、レイアウトなどを考える必要があります。そのため、コスト削減効果だけではなく、業者が法令や条例の知識、安全対策などの知識を持っているのかをしっかり確認しましょう。
料金を事前に明確に提示してくれるかどうかも、オフィス移転コンサルを選ぶポイントとなります。
費用とサービス内容を事前に確認し、明朗会計の会社を選ぶと後のトラブルを防げるでしょう。疑問がある場合は問い合わせし、明確な回答を得ておくことも重要です。
いかに優秀なオフィス移転コンサルであったとしても、少なからず自社との相性は存在します。
打ち合わせを進めていくなかで、担当者とコミュニケーションの取り方や相性が合わないケースも出てくるでしょう。その場合は、コミュニケーションの頻度を高め、情報交換を綿密に行うことで認識のズレが少なくなります。
ここでは、内田洋行によるオフィス移転コンサルの事例を紹介します。
内田洋行は、ミロク情報サービス様のオフィス移転をサポートいたしました。
ミロク情報サービス様は、オフィス移転によって都内3か所の開発部門を1か所に集約しました。結果として、業務の効率化と働き方改革の推進につながっています。オフィス移転にあたっては、コミュニケーションの活性化を意識したレイアウトを組んでいます。ワンフロア化によって仕事の見える化が実現され、生産性向上にも寄与しました。
内田洋行は、ヤマト インターナショナル株式会社様のオフィス移転をサポートいたしました。
ヤマト インターナショナル株式会社様は、大阪本社の移転によって4つのビルに分散していたオフィスの集約を実現させています。また、効率性とコミュニケーションの充実のため、フリーアドレスの採用なども行いました。移転した大阪本社は、2017年8月に「第30回 日経ニューオフィス賞」を受賞しています。
オフィス移転を検討している人は、まずは専門のコンサルに相談をしてみましょう。専門家の意見を聞くことで、オフィス移転に関わる新たな気付きや知見が得られます。
内田洋行も、オフィス移転のコンサル業務を承っています。オフィス家具や内装だけではなく、ICTを効果的に活用した空間構築を得意としています。社内研究機関である知的生産性研究所が提供する働き方変革のコンサルティングサービスによって、多くのお客様のお手伝いをしてまいりました。
経験豊富な専門家チームがトータルでご支援いたしますので、お気軽にお問い合わせください。
[2024.1.9公開]
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