オフィス分野
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オフィス移転 を知らせる方法の1つにメールがあります。オフィス移転のメールは、丁寧な言い回しが必要です。この記事では、メールを送付する際の手順や注意点、具体的な例文を解説します。
ここでは、オフィス移転の通知に関する概要を解説します。
オフィス移転のお知らせは、関係者に向けて行う礼儀の1つです。変更が起きたときには速やかに伝える必要がある点を押さえておきましょう。
オフィス移転の主な通知方法は、下記のとおりです。
はがき・挨拶状（案内状）を送るのが正しいビジネスマナーであり、メールはあくまでも略式である点には注意しましょう。
新しいオフィスに移転してからスムーズに業務を始めるためには、移転の情報を1か月前までにメールで送る必要があります。また、郵送で対応となるはがき・挨拶状（案内状）は、移転の3～4か月前から準備を始めておきましょう。
ここでは、オフィス移転の案内メールに書くメッセージ内容について解説します。
オフィス移転の案内メールに書くメッセージには、相手方に対するお礼の気持ちをしたためましょう。日頃の感謝の気持ちを綴ることは、さらなる関係性の強化にもつながります。
挨拶文の文章は、丁寧な書き方がおすすめです。
オフィス移転の案内メールに書くメッセージには、移転に関わる詳細情報を記載します。
具体的な詳細情報の内容は、下記のとおりです。
移転先の地図や移転に伴う休業期間などがあれば、あわせて記載しましょう。
ここでは、オフィス移転のメール送付までの手順を解説します。
オフィス移転のメールを送付する前には、移転先の住所を入念に確認しましょう。オフィスが新築で住所が確定していない場合は、確定時期を確認しておくのがおすすめです。
新住所を確認したら、送付先のリストを作成します。あらかじめリストをまとめておくと、送信漏れを防げるでしょう。すべての部署の取引先を一か所にまとめてリストアップしておくと、個々に作業をしなくてもよいため効率がよくなります。
送付先のリストを作成した後には、案内文の作成・確認を行います。まずは、移転についての簡単な挨拶文を作成しましょう。本文を作成したら、今後もよい関係が継続できるような結びの挨拶を添えます。
作成後は、内容に誤りがないかのダブルチェックがおすすめです。移転先の詳細情報は正確に記載する必要があるため、入念にチェックしましょう。
ここでは、オフィス移転のメールを送る際の注意点について解説します。
オフィス移転のメールを送る際には、本文をテキスト形式に変更してから送りましょう。HTMLメールはレイアウトが崩れるケースもあり、正しくメールが表示されないことがあります。
また、HTMLメールの受信拒否を設定している企業もある点も押さえておきましょう。相手に確実にメールが届くよう、HTML形式ではなくテキスト形式で送るのがおすすめです。
オフィス移転のメールを送る際にBCCを用いる際には、TOやCCに設定が変わっていないかを確認しましょう。TOやCCでの送信は、情報漏洩につながります。
また、BCCによる大量メール送信は、サーバー遅延や迷惑メールに振り分けされてしまうケースもあります。BCCメールの危険性を改めて認知・周知したうえで、活用するか否かを決めましょう。
ここでは、オフィス移転メールの作成ポイントについて解説します。
オフィス移転メールを作成する際には、件名を簡潔にわかりやすくしましょう。
件名が長すぎると後半の文章が表示されず、相手方に意図が伝わりにくくなる可能性があります。一目見ただけで、内容が伝わる件名にするとよいでしょう。タイトルが長くなってしまう場合は、重要な内容を【】でくくり冒頭に持ってくるのがおすすめです。
オフィス移転メールを作成する際には、冒頭挨拶文および宛名を丁寧に書きましょう。
記載時には、宛名の誤字脱字に注意が必要です。また、挨拶文は「平素より大変お世話になっております」など丁寧な挨拶文を使いましょう。
オフィス移転メールは、移転先情報を箇条書きでわかりやすく記載しましょう。箇条書きにすることで視認性が上がり、相手方に情報を伝えやすくなります。
具体的な項目は、下記のとおりです。
完成後は、内容に間違いがないか念入りに確認しましょう。
オフィス移転メールは、結びの挨拶も丁寧に記載しましょう。冒頭の挨拶と同様に、丁寧であることがマナーです。オーソドックスな結びでまとめたい際には「今後とも変わらぬお付き合いをお願いいたします」という一文で締めましょう。
そのほかにも、「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」「今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます」などの文面が考えられます。
ここでは、オフィス移転メールの例文を紹介します。
ここでは、オフィス移転メールを英語で書く場合のポイントについて解説します。
オフィス移転メールを英語で書く場合は、理解されやすい件名（たとえばCompany new locationなど）にしましょう。そのうえで、宛名と用件を書く（新しい住所や電話番号、メールアドレスなど）と、よりわかりやすくなります。
あわせて、住所更新と今後の連絡先変更のお願いと結辞（Sincerelyなど）、署名を書きましょう。
オフィス移転を英語メールでお祝いする場合は、短い文面で簡潔に内容をまとめましょう。英語の場合、長文ではなく、短い文体のメールのほうがよりお祝いの気持ちが伝わります。
会社を代表して送る際には、主語に「I」ではなく「We」を使用します。また、文末は「Best wishes for your happiness（ご多幸をお祈りします）」とすると印象がよくなるでしょう。
オフィス移転をする際には、相手方に対して敬意を持って失礼のないようにメールを作成しましょう。メール1つで、会社の印象は大きく変わります。
内田洋行では、オフィス移転を検討している方へのサポートを承っています。オフィス家具や内装だけではなく、ICTを効果的に活用した空間構築を得意としています。社内研究機関である知的生産性研究所が提供する働き方変革のコンサルティングサービスによって、多くのお客様のお手伝いをしてまいりました。
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[2024.1.17公開]
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