実証プロジェクトから見える成果

10の数字は成功への道

UCHIDAの「新川Change Workingプロジェクト」の1年目の成果。
数値化に拘り、自身のワークスタイル変革のためのKPIを設定して取り組んだ結果をご報告いたします。

顧客との対面時間1.5倍増

全社への課題対応

営業担当者の最も大切な仕事は、お客様とお会いしお話を伺いご提案すること。しかし現実には会議や資料作成などの社内業務が多いのも事実で、変革前は営業担当者の顧客対面時間は業務時間の24%しかなかった。それが、「Change Working」以降は36%と1.5倍の伸び。一方、書類作成などの個人業務は46%から34%まで削減できた。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 「アクティブコモンズ」(固定席を廃止し、業務に最適な場所を選んで働くというスタイル)の導入
  • ・ 「Office365」の活用、iPadの配布による効率化
  • ・ スケジューラによる「仕事の見える化」と、「仕事を設計すること」の習慣化
  • ・ 紙資料の電子化
  • ・ 会議時間の削減

個人所有の書類30cmに削減

業務の明確化・効率化無駄・コスト削減

「紙文書の利便性は否定せず必要に応じて活用するが、保存文書はすべてデジタル化し紙を極小化する」というコンセプト「ペーパー・ストック・レス」。この導入で、それ以前の営業部員1人当たり6.1mあった紙文書を個人書類30cm+共有書類1.5mまで減らすことができた。オフィス全体では70%の削減である。紙の削減以上に、デジタル化による情報共有と携帯性(ポータビリティ)の強化が大きなメリットである。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 電子化の継続的運用のルールや仕組みづくり
  • ・ 「ペーパーストックレス・ワーキンググループ」の継続

年間1,830万円分のスペースコスト圧縮

無駄・コスト削減

ドキュメントの電子化により収納庫の設置面積は82%削減できた。賃料で換算すると、年間1830万円。さらに捻出した空間はより創造的なスペースとして使える。一方、実施前の「書類印刷量」は増加しているが「収納庫」は増えていない。まさに「ペーパー・ストック・レス」が機能している証左だ。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 「アクティブコモンズ」によるペーパーストックレスの必須化
  • ・ 私物も含めた紙文書は1人45cm角程度の個人ロッカー「Dock」に収納

提案書共有件数2,138件

業務の明確化・効率化社員研修・教育全社への課題対応

ペーパー・ストック・レスの実現により、様々な情報がデジタル化されサーバーに保存された。しかし必要な情報をいつでもどこでも瞬時に見つけることが出来なければ意味がない。そこでドキュメントからマルチメディアにいたるまで、様々なデータを探し出す全文検索サーバーを導入。これにより情報の共有と再利用が進み、資料作成時間が13%短縮し、お客様対面時間も12%伸長。共有される情報の数は日々増え続けている。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 全文検索サーバ「Alfresco」の導入(電子化されたドキュメントの検索・閲覧、管理、自動配信)
  • ・ デジタルサイネージ「Smart Information System」などICT導入による効率化とナレッジシェアの推進
  • ・ 社員一人ひとりが自らのワークスタイルを変革し、あるべき姿の実現を目指す「Change Working」の目的の浸透

会議時間11%短縮

業務の明確化・効率化

固定的な“会議室”ではなく、思い立ったらすぐに“会議ができる場所”を2倍増。パソコンやタブレットの情報が簡単に共有できるモニター、壁が無く周りから見られる会議空間、「ちょっと5分」といったクイックなミーティングができる場所、そんな工夫で会議のスタイルが変わりつつある。会議時間全体では11%の削減に過ぎないが、報告型会議と討議型会議の比率が逆転するなど、中身は大きく変化した。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 会議ができる場所、モニターやプロジェクター機器の増設
  • ・ 全館無線LANをはじめとしたインフラ整備
  • ・ "ちょいミーティング"を気軽に行える仕掛けと雰囲気の醸成

会議室の効率的運用で1,000万円削減

無駄・コスト削減

会議室予約システム「Smart Time Share」を活用し、会議開始時に押す「入室ボタン」が予定時間から10分過ぎても押されなければ、予約は自動的にキャンセルされるしくみを導入。これにより、月平均457件のうち24%が自動キャンセルされ、うち半分が別の会議に有効利用された。これは貸会議室利用料に換算すれば年間1000万円の削減に該当する。

Change Workingで行ったこと

自発的な学習機会が3.4倍に

社員研修・教育

「Change Working」実施後、「クイックゼミナール」を活用した社員の自主的な勉強会や各自がテーマを持つ研究会に参加する時間が3.4倍に増えている。1人あたり1週間に1時間、年間にすると50時間。社員への意識調査では「新しいことへのチャレンジやスキル向上に自発的に取り組んでいる」という数値が実施前から20%も増加している。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 「Chenge Working」を継続するための勉強会の機会
  • ・ 集いやすくツールが揃った会議スペース
  • ・ 社員が気軽に本が読める空間「ブックシェルフ」を執務空間の近くに設置

年間消費電力190.7Whに抑制

無駄・コスト削減

気温や天候によって開閉される外壁ブラインド「エコ・シェード」や全館LED照明設置など、徹底してエコを追求した建物、「働くために最適な環境」を社員が端末で調整できる「マイ・コントローラー」、電力の消費状況の“見える化”による社員のエコ意識の醸成など、様々な取り組みで快適性と省エネのバランスを追及している。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 「BEMS」による電力量、組織、エリアゾーン、時間帯、季節など相関関係の見える化
  • ・ 建築物とICTの統合によるインフラ面のアプローチ
  • ・ 働き方変革によって行動を変えるというソフト面のアプローチ

95%の社員がコミュニケーション機会増加を実感

社内コミュニケーション

「Active Commons」の採用、壁が無い会議室、社内SNSを活用した知識共有のしくみなどにより、95%の社員がコミュニケーション機会の増加を実感している。そこには、ワークスタイル変革のために全員で検討した「在りたき姿」に変わる意欲が推進力となっていることはいうまでもない。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 「アクティブコモンズ」の導入
  • ・ 組織横断型の研究活動の実施(組織全体の活性化とオフィスの改善提案)

92%の社員がワークスタイル変革に“腹落ち”

社員研修・教育社内コミュニケーション

ワークスタイル変革が継続する最大のポイントは、社員が変革の必要性を納得して取り組むこと。何のために、どのように変革に取り組むのかを自ら考え出したワークショップや、「Active Commons」をはじめとする様々な「しかけ」や「しくみ」が奏功し、92%の社員が“腹落ち”している。働き方変革と働く場の変革が相乗効果を生み、スパイラルアップを始めているのだ。

Change Workingで行ったこと

  • ・ 現場参画型ワークショップなどによる社員の意識醸成
  • ・ 「アクティブコモンズ」によって部長の自席も廃止
  • ・ 従来型の役員室を廃止し、「キャプテンデスク」を設置

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