アサヒグループジャパン株式会社 様オフィス移転 事例紹介

「同じアサヒグループとはいえ、それぞれに特性や個性がある8社が集結するにあたっては、大小、さまざまな課題がありました」と、磯沼宏幸様。磯沼様は、プロジェクトの事務局を務められ、現在はアサヒグループ全体の管理業務を受託しているアサヒプロマネジメント株式会社の恵比寿ビル管理グループのリーダーのお立場で運用に携わっていらっしゃいます。

単に同じビルに入居するだけならば、割り当てられたスペースで個社が各々に使い勝手のよい空間を構築すれば済みますが、今回のプロジェクトはグループシェアオフィスの創造。グループが目指す新しい働き方「Asahi work Life innovation」を実践し、新たなアイデア創出やこれまでになかった視点を獲得するために、これまで交流のあまりなかったグループ社員同士の交流や、日々の議論の更なる活性化をいかに図るかが大きなテーマでした。

そこでキックオフから入居開始までの7カ月間、リアル＋オンラインの総勢70名規模の定例会を週に1回実施。議題が多く、毎回、長時間に渡ったといいます。「内田洋行さんのご担当者は、そこで場を盛り上げながら実にうまく進行してくださいました。働き方変革、ワークプレイス変革において多くの知見や実績をお持ちなのは承知していましたが、今回、ご一緒してさすがだなと実感しました。当グループのことをしっかり理解して、調整役も担ってくださったおかげで、全社が納得しながらプロジェクトを進行できたと感謝しています」（磯沼様）。

定例会でまず決定したのは、ビル全体のコンセプトです。さまざまな情報や知見・知識が集まり、そこからグループ内の協働・共創が始まる最前線拠点ということで「E-BASE Camp」に決定。「E」には、Ebisu の他、Everyone、Enjoyといった意味も込められています。このコンセプトからフロアごとの展開テーマを導き出し、特性を実現する機能を実装していきました。

今回、このビルの象徴ともいえるのが、2階に設けたセレンディピティを生むフリースペースです。テーマは、新たな開拓や根付きをイメージした「地」。エリアに広がりを持たせ、ビッグテーブルやソロワークテーブル、ソファ、ドリンクカウンターといった多様な什器を備えることで、ビジネス、プライベートに関わらず、情報と人との偶発的な出会いにワクワクするような空間を構築しました。パーソナルロッカーを集結した2階に設けたことで、誰もが一度は立ち寄る場所となっています。さらに、グループフリーアドレスを採用したプロジェクトワークスペースの中央部分には、ビルに勤務する誰もが利用できるフリーディスカッションエリアを設置。フロアごとにテーマを設け、その特性を実現する空間設計を施し、プロジェクトの進行状況に合わせて議論の場が選択できるなど、ABWの効果を高めることに努めました。

ABWの実践にあたっては「誰がどこにいるかがわからない」ということが問題視されます。そこで、内田洋行は、オフィスワークナビゲーションシステム「SmartOfficeNavigator（スマートオフィスナビゲーター）」をご提案しました。これにより、コミュニケーションを取りたい相手が今どこにいるか、このあとの予定はどうかをリアルタイムに把握することが可能に。「今日は出社している？」といった確認いらずで、スピーディーなコンタクトを実現します。さらに、名前だけでなく所属会社や所属部署を検索し、新しいコミュニケーションの後押しにもなります。

「限られた時間の中で、グループ各社から出たいろいろな意見をまとめ、コンセプトに沿ってしっかりと形にしていただけました。あとは、この恵比寿オフィスをいかに運用していくかです」と磯沼様。

入居から1年経過したことで見えてきた課題もあるともお話くださいました。例えば2階のフリースペース。「本来のコミュニケーションやシナジーの活性化という目的に沿った運用が追いつかないままスタートしてしまったので、自由にソロワークができる場という認識に捉える人が増えてしまったんです」。みんなで、和気あいあいとコミュニケーションを取りながらランチをしようという時にソロワークの人が座っていると、使える場所が限定されます。そこで、磯沼様は11時半から2時間はランチ専用席を設けるなど運用面から対応。加えて、グループ間のコミュニケーションを活性化させるために、各社から選出したメンバーで構成された、通称「コミ担」の活動もスタートさせました。

「運用に関して、最初が肝心ということを痛感していますが、その一方で、実際に入居してからこそわかる課題もあると思います。内田洋行さんはそうした部分のアフターフォローもしっかり行ってくださるので心強いです」と磯沼様。アサヒグループ様のチャレンジに対し、内田洋行は今後もご支援をさせていただきます。