会議での新たなふるまいが生まれた

「働き方改革」の中では、さまざまな時間の創出が課題だった。特に会議では、その生産性を上げることでその時間を創出しようと試みた。そのための必須要件が、社員が会議を利用していかに創造性と効率性を発揮できるか、だった。

ファシリティーやICTによる下支え

目に見えて分かりやすい施策が、会議室をはじめとした打ち合わせスペースの増設だ。移転前に比べ２倍（面積は約１・２倍）になった。モニターやホワイトボードの増設、軽い椅子やキャスター付き１人用テーブルなど可変性の高い家具を設置、オープンスペースを増やす工夫で「ちょっと５分」の打ち合わせが効果的に行われるようになった。
場の仕掛けとともに、これらの活動を下支えするのがＩＣＴの利活用だ。
今内田洋行では、会議前・後に紙資料は配らない。ペーパーストックレスによりデジタル化された資料が、即興的なアイデア創出機会を促進する。データはサーバーから瞬時に検索。紙資料を要しないため準備時間も不要。作成途中の資料を会議をしながら仕上げる。「Wivia※」で自分の画面を活発に投影し、結論を出すまでの時間が大幅短縮された。さらに、会議室の予約システムによって会議の時間管理を行い、空予約を防止した。一つひとつの効率的な利用が「時間」を創出するにいたったのだ。
人は、新しい場やツールを与えられたとき、その使い方を考え、自然と新たなふるまいを生み出していく――場の変革力が人を変えた実証だ。
※Wivia：パソコンやスマートフォン、タブレットのデータをネットワーク経由で簡単にスクリーンに投影するプレゼンテーションシステム