今回のリニューアルプロジェクトのメンバーだったブラザー販売株式会社桃山みなみ様と内田洋行とのファーストコンタクトは、内田洋行が2017年に実施した「Change Working Forum」でした。

「その時は、当社で組織されていた人財活性化プロジェクトの従業員間コミュニケーションに関する分科会の勉強のために伺ったのですが、オフィスを見学させていただいて、木材がたくさん使われていること、一見オフィスっぽくないけれど機能はしっかり備えていることに衝撃を受けました。さらに、従業員の方々と一緒につくり上げてきたという説明を伺い、私自身、働く人の意見をできるだけ組み込んでくださるパートナーと一緒に取り組みたいという思いがあったので、とても共感しました」と、桃山様。

当時は、具体的なオフィスリニューアルの計画はなかったそうですが、人財活性化プロジェクトを推進する中で、求める働き方を実践するにはリニューアルが必要という意見が出て、2017年　12月に東京オフィスのリニューアルが決定。翌年にはコンペが実施されました。
内田洋行では、プロジェクトマネージャー、デザインマネージャー、オペレーションデザイナーを中心に各分野の専門技術者を配置して、リニューアルをワンストップでサポートする提案を行いました。

「内田洋行さんは、４フロアを横断してコミュニケーションが取れるオフィスにしたいという、私たちがRFPに込めた思いを『スパイラルアップ』というコンセプトで的確に形にしてくださいました。加えて、東京オフィスのメンバーとどれだけコミュニケーションを取ってもらえるかということを重点にしていたのですが、相性やリーダーシップ力なども鑑みて、内田洋行さんにお願いしました」（桃山様）

キックオフは4月。内田洋行はまず、トップインタビューを実施しました。 「最初にトップの意見をまとめて方向性を示してくださったので、従業員も納得感が得られたと思います。従業員の意見をすべて組み入れることは不可能ですが、意見が衝突したときや迷った時の取捨選択がスムーズにできました。」（桃山様）

その後、東京オフィス在籍の選抜メンバーを対象にワークショップを実施。チームごとに必要な機能をまとめました。
「コミュニケーションを取りやすくしたい、自分の働き方に合わせてワークスペースを選びたい、会議のたびにパソコンや機材を持って会議室に移動するのは非効率的、といった、さまざまな意見が出ました」と東京オフィスの中でプロジェクトを取りまとめられた山下大様。

今回のリニューアルでは、フリーアドレスを導入されました。「実は約10年前にフリーアドレスを導入したものの、すぐに元に戻したという経緯があるんですね。そのため、今回もうまくいかないのではないかと不安視する声が多くあがりました。しかし、今回は柔軟な働き方を実現する会社内の制度が整備され、状況が違いました。昨年の3月には在宅勤務、7月からはフレックスも始まり、部署によってはモバイルワーキングも行なっています。このような働き方の制度整備があった上での導入なので、業務内容に合わせて座る場所を変えることが定着してきています」（山下様）

「社員がどのような面で不安に感じているのかをプロジェクトメンバーがしっかり聞き出してくれました。例えば、”社内にいるのか外出中なのか、いつ帰社するのかわからない”という意見があれば、山下さんが在籍アプリを入れたら解決できるかもしれないという提案をしてくれるなど、一つずつ不安を解消していきました。また、社長や役員レベルから、なぜフリーアドレスにするのかというメッセージを従業員に伝えてもらったことも大きかったと思います」（桃山様）
リニューアルに向けた私物整理についても、実際に採用するパーソナルロッカーの見本を持ち込んで量の目安にするなどの工夫で、スムーズな進行が実現できました。

「オフィス全体では男性従業員のほうが多いのですが、日常的にオフィスの滞在時間が長い女性が癒やされるポイントを増やしてほしいというお願いもしました」と桃山様。オフィス内の植物はすべて実物を採用。ネムノキの葉が時間帯で開いたり閉じたりする様子を見て会話が生まれるなど、コミュニケーションのきっかけになることもあるそう。また、アロマも四季折々で香りの調合を変える工夫を行なっているそうです。「いつかブラザーの香りが作れたらいいなと思っています」（桃山様）

「私の部署はカタログをお客様に持っていくことが多いので、どこに何が入っているかがわかる収納に変えてもらうなどしました。大筋はコンペの時に出してもらったプランのままですが、使い勝手のところで収納や什器など、さまざまな要求をさせていただきました。それらにすぐに対応いただけたので大変助かりました」（山下様）
コミュニケーションツールとしては、エナジーウォールを全フロアに導入いただきました。「私は名古屋でサポート動画を作っていて、そのコンテンツをエナジーウォールに入れてみました。すると、東京にいる営業から、こういう動画を作ってもらえないだろうかという相談があって。そんな感じで私たちサポートと営業の間で新しい働き方が生まれつつあります。会社が持っている資産を有効活用、共有できるという点でもこのツールはすごくいいと思います」と桃山様。

オフィスリニューアルプロジェクトは終了し、これからの運用のフェーズへと移ります。「オフィスをいかにきれいに維持して、今回導入したICTツールを活用していくか。継続的に取り組むためにもオフィス活用部隊といったものを組織することも必要だと考えています」（桃山様）
新オフィスのコンセプトは『Communication×LABO＝IDEA』。働き方でも自社製品活用でも、実験的な取り組みをする中でアイデアが生まれるオフィスを目指しているそうです。そして内田洋行は、今後もその思いに寄り添い、サポートを続けていきます。