リニューアルが正式に決まった日経映像様は、総勢20人程度のオフィス改革委員会を組織されました。「その１つ実施設計チームは、もともとは有志の集まりだったもの。みんながバラバラに持っているオフィスのイメージをどう取りまとめて具現化するかを、デザイン的なところまで重視して検討しました」と北條 雅樹様。その検討を使いやすさ、働きやすさなど運用面からも考え、ルールを決めながら進行していったのが、板部 文様をはじめとする運用チーム。日向 正典様は、この2チームにまたがる調整役を担われ、プロジェクトの後半は委員長も務められました。

まず行ったのはさまざまな制作会社のオフィスの見学。どのようにしてオフィス改革をしたのか、どこに依頼したのかを調査したといいます。それと並行して「オフィス改革の目的（クリエイティブな発想が生まれる空間づくり・スペースの確保・若者にとって魅力的なオフィス）」と、「オフィスに求める機能とセンスの要素」などを検討され、RFPを作成されました。

「プロジェクトを通じて感じたのは、オフィスリニューアルは物理的だけでなく、マインドの断捨離もできるということです」と北條様。それによって会社の『軸』の部分が改めて明確になるとともに、慣習化してきたやり方が今の時代に合っているかどうかの検討もできたといいます。また「オフィス委員会に参加したことで業務上の接点がない人、特に社長をはじめ上層部の方々とじっくりお話しできたことも、とてもいい経験になりました」と板部様も振り返られました。

日経映像様のコンペに参加した内田洋行は、与件を読み解き「映像はシーンの連続」という発想のもと「FRAME -by- FRAME」というコンセプトを提案。撮影や編集など、業務を効率的に行える機能をしっかり担保したうえで、間仕切りなどを最低限にし、必要な場所はガラス張りにするなどして社員の方々の活発な交流を生み出すことを第一にしたプランを構築しました。

一般的に映像制作会社は、音を出したりモニターを見る作業が多いため、小部屋をつくったり、衝立を立てがちです。「しかし、我々は業界の慣習からあえて外れて、みんなの顔が見える見通しの良いオフィスを求めていましたから、内田洋行さんのプランはそれに合致していました。これは私たちの業務ややりたいことを理解してくださったからだと思います。また、実績やプラン、プレゼン時の様子から、我が強い映像業界の我々にもしっかり寄り添ってくださるだろうと（笑）」（日向様）

選出いただいた後、内田洋行は日経映像のみなさまを自社オフィスにお招きして「働き方変革実践の場 THE PLACE」を見学いただきました。「それがとても参考になり、いろいろな部分を真似させていただきました」と板部様。ハイテーブルやローソファなどでアイレベルを変えること、グリーンの使い方、和室などに加え、「オフィス内に音楽を流すことも採用。「静かすぎると落ち着かない、電話や会話がしにくいという声もあり、ほどよい音量のBGMが好評です」（板部様）。内田洋行のオフィスを運用面でも参考にしていただけました。

オフィスのプランを詰めながら、板部様たちが中心になって推進したのが断捨離。中でもたいへんな量になっていたのが、かつて主流の記録媒体だったビデオテープと紙の資料でした。それをデータ化することで約8割のモノの削減に成功。各人のデスク周りを覆っていた資料などもパーソナルロッカーに納まるだけの量に限定しました。強い抵抗感を示す人もいたそうですが、「この断捨離をしないことにはオフィスも働き方も変えられないと説得しました。最後は追い立てる感じで」と板部様。北條様は「オフィス委員会を経験したメンバーは、物事を進めるにはいい人ばかりではいられないと身をもって知ったので、交渉がうまくなりましたね（笑）」とメンバーの成長を感じられたそうです。

断捨離を含む運用についても、プランづくりにしても、最初はアンケートを取るなどして、できるだけ多くの人の意見を取り入れようと努めていたそうですが、それでは折衷案やかなり希釈されたものになって、リニューアルの目的があやふやになるという危機感を感じたそうです。「そこで、オフィス改革のメンバーが批判を受け止める覚悟で、やるべきことは押し切りました。でも、人間は環境因子ですから、最初は不平を言っていても2～3カ月もすればすっかり慣れるものです」（北條様）

「以前は業務で接点がない人と話す機会がほとんどありませんでした。それがリニューアル後は自然と会話が増え、部署を超えた交流も活発になったと感じています。会社が明るくなった。それをすごく実感しています」と板部様。北條様も「私も若手と話す機会が増えました。近くの席に座ったことをきっかけに、互いの仕事の話をして、これとこれを組み合わせたらおもしろそうだね…とか、以前はまったくなかったことです」と、変化を受け止められています。

またオフィスが生まれ変わったことで、お客様をお招きする機会が増え、さらに会議室などをセット代わりにインタビューなどちょっとした撮影をすることもあるそう。そんな様子を見ることが、さらなる会話の糸口にもなっているといいます。「これまで外でお店を借りてやっていた社内イベントをオフィスでやったりもしています。これからオフィスの活用がさらに広がっていくのではないでしょうか」と日向様。オープンで見通しのよいオフィスの構築によって、かつて部署間にあったという壁もすっかり取り除かれたよう。単なるリニューアルでない、オフィス改革が実現されています。