「業務改革推進室が、まず取り掛かったのは“働き方改革”に関する情報収集でした」とナブテスコ株式会社 業務改革推進室の福井毅彦様。
間接業務の自動化や業務改革をメインに、各種展示会やセミナーに参加する中、オフィスのあり方も働き方改革に起因するという情報を得て、その分野にも範囲を広げられたといいます。
「さまざまな企業のオフィスの見学にも行きました。私は10社ほどと少ないほうで、ほかのメンバーはもっといろいろなオフィスを回っています」（福井様）。

そうした情報収集の一環で、業務改革推進室のメンバーが2019年5月に開催された内田洋行のオィス移転セミナーに参加。
「そこで、今回のPMを担当してくださった平野さんが講演された、ABWという考え方や、そもそもオフィスを作ることを目的にしてはいけないといった話に強く感銘を受け、そのあとすぐに来社いただいて、総務部長も含め話をうかがいました」（福井様）。

当時は、オフィスリニューアルは検討のひとつだったそうですが、その翌月に入居ビルに空き部屋が出ることが判明。一部分のみだった8階の全フロアが、2020年1月から借りられることとなり、すでに全フロアを賃貸している７階と合わせた2フロアをリニューアルすることが承認されて一気に加速。これまでお付き合いのあった2社に加えて、内田洋行にもオフィスリニューアルのプレゼンテーションへの参加をお声がけくださいました。

ナブテスコ株式会社様が提案依頼書に盛り込まれた「実現したいテーマ」は、働き方に応じた最適空間の提供、コミュニケーションエリアの拡充、会議室／応接室の拡充、スペース有効活用／人員増への柔軟な対応の4つでした。
「内田洋行さんのプランは、これらのテーマに基づいたコンセプトをきっちり作り上げて、その軸につながる形でレイアウトが作成されていました。単にきれいとかカッコイイではなく、この配置にはこういった理由があるとロジックに示されているので、とても納得感があり、我々が社内に説明するにもとても伝えやすかったですね」（福井様）。

プロジェクトの進行にあたっては、各部門から選出した28人を3つの分科会に分け、そのメンバーと会合を重ねてプランを詰めていったそうですが、当初はグループアドレス、ペーパーレスに対しては様々な意見が出たそうです。そこで事務局は、各部門にアンケート調査を実施。そして出てきた200近い意見に対して、分科会を通じて、社内にコンセプトを浸透させていかれました。
「もちろん、全てが、事務局の提案通りとなったわけではありません。グループアドレス制を採用した部署もあれば、固定席でないと仕事ができないという部署もありました。そもそも働き方は一律ではないのだから、様々な意見を聞き入れながら、柔軟に対応しつつ、基本コンセプトは変えないよう、意識して、プロジェクトを進めました。」（福井様）。

プランが決定し、工事に入ったところでコロナ禍に突入。
「しかし、プランやスケジュール変更はほとんどなく進行していただけました。多くの社員が在宅勤務をしている最中に、卓上のものの箱詰めを含め、すべてお願いするような無茶ぶりでしたが、快く対応してくださった。本当に感謝しています」（福井様）

今後の働き方を見据えたフレキシブルなプランの実現により、出社率を２割だけ落とせば十分なソーシャルディスタンスを保った状態で勤務が可能に。在宅勤務が増えたことにより、ペーパーレスへの理解も深まったそうです。
「今後は、リモートでできることは在宅勤務でという時代になると思います。ということは、オフィスは出社する意義があることを実現できる場にならなくてはいけない。その最大のテーマはやはりコミュニケーションだと思います。職場でのちょっとした会話がいかに大切だったかをコロナ禍で気づいた人も多いのではないでしょうか。今回のリニューアルで、コミュニケーション活性化のための仕掛けが形になりました。あとはいかに有効に使っていくか。社員が健康で活き活きと、新たな働き方にチャレンジできる環境づくりを今後も推進していきます。想定以上にリモートが増え、専用ブースを増やしてほしいと言った声もすでに上がっていますので、AV設備やICTに関しても、内田洋行さんにご相談して進めていきたいと考えています」（福井様）。