AFT様の本社棟は2016年竣工とまだ新しく、2階にはお客様との交流からイノベーションを生み出すための来客エリアもゆったりと設けられていました。しかしコロナ禍によって、せっかくのスペースが機能せず、その一方で事業拡大による増員で執務室はキャパオーバーになっていました。

「私がAFTに異動したのは2022年7月です。当時は島型に配置されたデスクに書類が山積みという旧態の環境で、これでは当社がビジョンに掲げているイノベーションは創造できない、フリーアドレス化が必須と強く思いました」と、執行役員 人事・総務部長の菊地さや子様が当時を振り返られます。就任2カ月後には経営会議に方針審議をかけ、菊地様をプロジェクトオーナーとした「オフィス最適化プロジェクト」が始動。人事・総務部のメンバーを主体とした事務局4人、各部署からの代表者5人、そして固定電話撤去や更衣室新設といった各工事の窓口担当者3人からなるプロジェクトチームを結成し、1カ月足らずの猛スピードで提案依頼書を作り上げました。

コンセプトは「共創 ～Co Creation for Innovation～」。具体的には、①アイデアを生む交差点となるオフィス ②組織・役職を超えた交流・コミュニケーションによる一体感が創出されるオフィス ③シンプルで生産性高く仕事ができるオフィス、という3つのワークプレイスの追求です。提案依頼書をいただいた内田洋行は、現状の課題解決にとどまらず、そこから「＋αの価値」を生み出すオフィスの具現化に向けたプランをご提案。パートナーに選出いただき、ご支援をスタートいたしました。

内田洋行が提案の柱にしたのは、①フリーアドレスの効果を最大化するABW*対応のワークプレイスの実現 ②部門内外の交流・コミュニケーションの機会を創出するしかけづくり ③将来の変化に柔軟に対応できるグリッドレイアウト手法での計画の3つ。その上で、オフィスでの働くシーンをミートアップ、ソロワーク、チームワークの3つに分類し、働き方に応じたゾーニング、什器の選択・配置を練りました。

3階はカジュアル、4階はシックとイメージを変えながら、どちらもテーブル席をメインとした見通しのよいオープンな執務室を構築。窓辺には集中できるソロワーク席や多様な使い方が可能なファミレス席、また、要所にはいつでも打ち合わせができるミーティングスペースを設置しました。

2階には執務室に加え、人の出入りが多い階段そばに「共創エリア」を構築。ランチや休憩、ソロワーク、打ち合わせなどで所属を超えた人々が自然に集い、コミュニケーションを育くみ、イノベーションを生み出すきっかけづくりとなるよう、多様な席を用意しました。さらに「共創エリアに行って、他部署の人と交流しよう」という意識に働きかけるために、AFT様は別部門の人と一緒に社員証をかざすとドリンクが2人分無料（会社負担）になる「社長のおごり自販機」（サントリー様）も導入。ライブラリーも会話のきっかけづくりに一役買っています。

* ABW：Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）＝アクティビティに応じて最適な場所を選択する働き方

「現在、オフィスでは部署の違う人が隣り合って仕事をする姿が普通になっています。そんな様子を見ると、コミュニケーションが活性化していると、とてもうれしい気持ちになります」とリーダーを務められた村上孝治様 。しかし、プロジェクト開始当初はフリーアドレスに抵抗感を持つ人も少なくなかったそうです。

「私自身、入社してずっと固定席だったので不安でした。でも、内田洋行さんなどのオフィスを見学してフリーアドレスの働き方がイメージでき、これは推進するしかないと思いました」と巻田 麻美様。本社オフィスチームのリーダーだった巻田様は、各部門から選出されたプロジェクトメンバーと一緒に、それぞれの部門に丁寧に説明を繰り返されました。そうした議論の中で拠点エリアがあると生産性が上がるのでは？ という結論に至り、まずはフロアごとのグループアドレスからスタートすることに。また、固定電話の廃止にも不安の声が大きかったそうですが、実際に外部委託を始めると電話の取次で業務を中断することがなくなり、生産性があがったという声が聞こえているといいます。

「今回のリニューアルでみんなの満足を得ることができたのは、現場からプロジェクトメンバーを募ったことが大きいと思います。業務によって働き方も求めるレイアウトも異なりますから。さらに、そうして各部署の考えを取りまとめていく中で、プロジェクトチーム自体が組織の垣根を超えた交流の場になり、それが本社棟全体に広まったと感じています」（菊地様）。フリーアドレスに慣れてもらおうと、座席を変えるきっかけとなる「シャッフルデー」も設置。「血液型や誕生月のほか、クリスマスの時期には、ケーキは何派？など、会話に糸口にもなる分け方を考えたところ、とても好評でした」（巻田様）。

プロジェクトとしては一旦終了ですが、今後も部署を超えたコミュニケーションの活性化に全社で取り組まれるとのこと。最後に菊地様から「あまり型にしばられず、さまざまな人が自由自在に集まって、いろいろなことが立ち上がっていくといいですね。イノベーションは、出社したくなる、本社棟に行けば何かいいことがあると感じてもらえるオフィスから、生まれるのはでないかと思っています」。