フリーアドレス2.0　成功のポイント

魅力あるダイバシティワークプレイス ®

この章では、実際のフリーアドレスの空間設計やオフィスレイアウト、演出、家具選びのポイントなど、多様な組織、人材が積極的にかかわるを生み出すためのオフィス作りについて紹介します。

フリーアドレスのオフィス設計

多様化する働き方に柔軟に対応でき、使い勝手が良く快適なワークプレイスをどのように実現するか。これはフリーアドレス・オフィスに限らず、オフィス設計の長年のテーマでした。

その解決策の一つが、本章でご紹介する「ダイバシティワークプレイス ®」という考え方です。これはフリーアドレスだけでなく、固定席のオフィスでも適用できる考え方ですが、より自由で柔軟な働き方が求められるフリーアドレスでは、特にその効果が期待できます。

「ダイバシティワークプレイス ®」とは

ワークプレイスの設計では、これまでスペースや運用の効率性を優先し、同じパターンのデスク配列を反復配置する「ユニバーサルレイアウト」という考え方が主流でした。デスク配置も島型対向配列を中心に、やはりスペース効率を最優先したレイアウトが主流で、フリーアドレス・オフィスでもその流れをくんだオフィス作りが多く見受けられます。

もちろんスペースや運用の効率性は重要ですので、このスタイル自体を否定するわけではありません。しかし、フリーアドレスなど特に柔軟性や多様性が求められる職場や、ワークスタイル変革を加速しようとしているオフィスでは、パフォーマンスを高め多様性を生み出すためのワークプレイス作りという考え方が必要となります。この、戦略的に多様性を生み出す仕掛けや仕組みを組み込んだオフィスが「ダイバシティワークプレイス ®」です。

一般にダイバシティマネジメントという言葉は、多様な人材が適材適所で能力を発揮するための人事政策上のテーマとして捉えられます。つまり「ダイバシティワークプレイス ®」は、多様な属性や価値観を持った人や組織が、多様な情報やシステムを活かし働くことができる場作りであり、つまりは事業戦略・情報化戦略・人事戦略などの経営戦略を視野に入れた上で、意図的に多様性を生み出していく施設戦略の方策だといえます。

具体的イメージ

「ダイバシティワークプレイス ®」は、”求める人材・組織”が”求める活動”にイキイキと取り組める環境です。以下に、その具体的な考え方として８つのイメージをご紹介します。

図：ダイバシティワークプレイス ® 8つのイメージ

1. 多様なワークシーンに対応する多様な空間による構成
従来の自席中心の働き方を見直し、ワークシーンを明確にした「場」を検討します。中心となるデスク席のスタンダードは業務の特性を踏まえて設定します。基本コンセプトによっても異なりますが、フリーアドレスオフィスでのデスク席はなるべく自由度が高くどこにでも座れる、また必要に応じて移動して簡単なレイアウト変更ができるなど、個人からグループにも対応できるという点で、テーブルタイプのデスクが有効です。
デスク席以外でも、たとえば個人で集中思考業務、グループでの発散思考業務といった働き方に適した家具や機器ツールを選定していきます。前者であれば窓面に向かって集中できるカウンターテーブル、後者であれば数人がホワイトボードの前に自由に座って集まれる場など、アイデア次第で多様な場作りが可能です。

2. 空間のシングルユースからマルチユースへ
「場」を計画する際には、一つの用途で一つの場を作るのではなく、一つの場をさまざまな用途に使えるよう計画します。スペースの有効活用という面もありますが、機能面に加えフォーマルからインフォーマルな場面まで多様な目的で集まるコミュニケーションの仕掛けとして捉えます。家具やデザインも場の方向性により多様な選択肢が生まれます。

3. 他人や他のグループの仕事の様子がみえる、聞こえる
閉ざされていた会議室やミーティングスペースなどをオープン化したり、意図的に違う部門を隣接させるなど、場の作り方やゾーニングを工夫した、風通しの良いオフィス作りがポイントです。半面、社内であっても声の漏れ等に配慮しないといけない場面もあり、オープンとクローズのバランスを取ることも忘れてはいけません。

4. 偶然な出会いや会話が生まれる、人の接触を増幅させるレイアウト
日頃のかかわり方や人間関係によって、コミュニケーションできる対象の幅や深さも変わってきます。レイアウトの視点から支援できることとしては、デスク配置を同一方向でなく、あえて視線や動線が交差するような配置にしたり、複数の機能を集約した場作りをすることで偶発的な出会いを促すことなどが挙げられます。より日常的な「かかわり」を意識した計画に配慮することにより、オフィス全体でのコミュニケーション活性化を目指します。

5. すぐに集まれる
スムーズなコミュニケーションを促すためには、会議室予約や場所を探さなくてもすぐに集まれる工夫が重要です。デスク席のテーブルタイプ化は、席の周りに集まりやすくこの点でも有効といえます。また人数に応じた使い方ができるオープンなミーティングスペースや、立ったまま素早く手軽に打ち合わせできるカウンタースペース、少し腰を沈めて気分を変えながら会話ができるソファスペースなど、さまざまなタイプが考えられます。限られたフロア面積の中では、個室会議室の見直しやマルチユースなオープン・ミーティングスペースの検討などにより、新しいスタイルの場を捻出しなければなりません。フリーアドレス・オフィスの場合は、1人当たりの席サイズや人数に対する席数割合の設定などに配慮し、全体のスペース配分を検討します。

6. ICTツールを使いこなす
こうしたコミュニケーションスペースには、すぐにアイデアを書き留められるホワイトボードや、ノートパソコンの画面を共有できる拡張ディスプレイなど情報をスムーズに共有できるICTツールが有効です。ワークプレイスにおけるICTツールはコラボレーション支援、ナレッジ共有支援、モバイル支援、ペーパレス運用支援、会議室運用支援といった捉え方の中で導入を検討します。またフリーアドレス・オフィスの場合、固定電話や個人収納の在り方が働く場所を限定し、フリーアドレスの運用を妨げる要因になります。こうした状況をうまくサポートできるモバイル化やペーパレス運用化等のICTツール導入が重要です。

7. 秩序、効率性優先から揺らぎ感のある空間へ
前述のように、これらの考えを形にしたオフィスは多様な形を持った場の集合体となり、導線や視線も交差する揺らぎ感のある空間がイメージできます。インテリアの視点でも今までのオフィス色に偏らない親しみを持てる心地良い生活空間としての場作りが求められます。

8. 「かかわり」の作法があるワークプレイス
「ダイバシティワークプレイス ®」では、そのときどきの働き方に合った場所を選択できたり、場を可変できたり、一つの場所をさまざまな用途に使えるなど、働き方や場のデザインも多様化していきます。しかし、場を作るだけでは「かかわり」は促進されません。いろいろなルール作りや日常的な作法など、場を活かすためのマネジメントが必要です。
たとえばオフィス計画段階からプロジェクトに社員を参加させたり、オフィスを維持管理、進化させるチームを結成したり、なるべく実際にオフィスを使う社員を参加させて運用を行うことも有効です。また、コミュニケーションの場面で意見が出やすい雰囲気作り、会議ファシリテーターの育成、日頃のちょっとしたあいさつや声掛け、また懇親会などのイベント演出も含め、日常的な「かかわり」をマネジメントの面からも考えることが大切だといえるでしょう。