セキュリティ対策(書類・入退室管理)課題別ソリューション

マイナンバー制度対策は万全ですか?

目的に応じたオフィスのセキュリティ

まずは、書類やパソコン、メディアなど情報の「持ち出し管理」や「入退室管理」「廃棄管理」の徹底が効果的です。社員や部署ごとの業務内容に応じてアクセスできる情報やエリア(部屋など)を区分することで、情報漏えいのリスクが低減します。

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お客様から寄せられる相談

  • 紙による情報漏えいを避けたい。
  • 不正侵入による情報漏えいを避けたい。
  • 書類や機器の持ち出し管理を徹底したい。
  • 会議の音漏れ防止をしたい。

内田洋行からの提案

提案1.セキュリティマネジメントを確立させるための3つのポイント

利用者・空間・情報の階層化、不必要な情報に触れさせないための利用者制限、正しい運用状況の調査と改善。
3つの要素をくり返し見直すことで、セキュリティはより強固で使いやすいものになっていきます。

1.レベリング

オフィス空間の階層化
来客エリアと執務エリア(セキュリティエリア)を明確に区分し、さらに執務エリアの中でも特に重要な情報を保有するエリアを区分し、利用者を限定します。
オフィスで保有する情報の階層化
公開・社外秘・部外秘・極秘の4段階に分類し、特に重要な情報はセキュリティエリアの中でも利用者が限定されたエリアに保管します。
利用者の階層化
オフィスに出入りする全ての人(契約・派遣社員や他事業所の従業員、来客、清掃・ビル管理などの業務委託者などを含む)に対し、オフィス内設備と保有情報の利用権限を規定し、それに基づいた運用ができる仕組みを作ります。

2.アクセスコントロール

利用者制限
施錠した出入口の扉や収納庫の戸を、記憶や固有のカード、個人の生体的特徴などを用いて識別、解錠させることで、オフィスの利用を制限します。
扉や戸以外にPCログインなどの制御も行います。

3.モニタリング

調査&改善
規定に基づいた運用が行われているか利用記録を監視します。定期的に見直してオフィス環境に反映させることも、オフィスのセキュリティを維持する上で重要です。
 

提案2.セキュリティ 3つのポイント

オフィスの書類・入退室管理を実施するにあたって、効率的、かつ効果的なセキュリティを実現するために、次の3つが重要なポイントとなります。

持出管理

不特定多数の人が勝手に重要書類を持ち出したり、重要書類が盗難されるのを防止するため、まずは情報を重要度によってランク分けし、ランクによって情報を扱える人の「階層分け」を行います。
その後、階層分けに応じて重要書類はセキュリティ対策を施した場所に保管するようにします。

入退室管理

持出管理でも触れた「階層分け」と関連づけて行うのが、入退室の管理です。一般的には入室制限にばかり目が行きがちですが、退出管理も含めモニタリングを行うことで、より高いレベルのセキュリティを構築することができます。

廃棄管理の徹底

重要書類の安易な廃棄は、情報漏洩へとつながる可能性があり大変危険です。
書類の重要度ランクに合わせた、廃棄方法を準備しておくことが必要です。

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