- 会議室の予約がいっぱいだったので、仕方なく会議の時間をずらしたり、カフェや貸し会議室などを利用している。しかし実際には予約していたはずの人たちが使っていない場合も多い。
- 会議の予定時間より予約時間を長く取ることが習慣化している。また、予定より早く会議が終了しても、予約時間内は誰も使っていない。
- 会議室の予約は紙に書いて部屋入口に手貼りしていたり、都度管理部署に連絡するなど、運用や手続きが面倒である。
会議室を効率的に管理運用するためには、会議室の状況をいつでもどこからでも「リアルタイムに把握できる」ことが重要になってきます。また、予約管理ができるだけでなく、実際の会議室の使用状況を把握することで、ファシリティの適正な運用につなげていくことが重要になっています。
会議室予約システムでは、以下の機能が搭載されているか、それぞれの操作性や使いやすさなどがポイントになってきます。
SMART ROOMS | Smart Time Share | |
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システム構成 |
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単独稼働 | 不可能 | 可能 |
グループウェア連携 |
|
不可能 |
予約画面 | グループウェアのスケジューラーに準ずる |
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